Destek veya Gönüllü Grupları

Topluluğunuzu oluşturmadan önce amacınızı düşünün. Amacınız sahadaki projeleri koordine etmek mi, muhtaç durumda olan insanlara doğrudan sosyal destek sağlamak mı, bir konu hakkında farkındalık yaratmak mı yoksa daha başka bir şey mi? Amacınız, topluluğa hangi üyeleri dahil edeceğinize ve üyelerin hangi gruplara dahil olacağına karar vermenize yardımcı olacaktır. Şu grupları oluşturabilir veya ekleyebilirsiniz:

• coğrafi bölgeye göre gönüllüler;
• becerilerine göre gönüllüler;
• proje veya etkinliğe göre gönüllüler;
• proje liderleri veya gönüllü koordinatörler;
• oryantasyon için yeni gönüllüler;
• en iyi ve örnek uygulamaları toplayan ve paylaşan gönüllüler;
• programın etkisi hakkındaki hikayeleri toplamak ve paylaşmakla görevli gönüllüler;
• ihtiyaca veya muhtaçlık durumuna göre faydalanıcılar;
• coğrafi bölgeye göre faydalanıcılar;
• proje veya ilgi alanına göre bağışçılar.

Net bir topluluk amacı, yönetici ekibinizin ve üyelerinizin neden bazı gruplar eklenirken bazılarının eklenmediğini anlamalarına yardımcı olacaktır. Örneğin, amacınız kısmen düşük gelirli ailelere yiyecek sağlamaksa, yiyecek hazırlayan ve yiyecek dağıtımı yapan gruplar oluşturmaya veya eklemeye karar verebilir ve hatta yeni gelenlere mentorluk yapmak üzere atanmış bir gönüllü grubunu dahil edebilirsiniz. Öte yandan, ortak bir sosyal çıkar üzerinden bağlantı kuran bir gönüllü grubu davet edilmeyecektir.

Topluluğunuzun itibarı ve üyelerin katılımı, görevlendirmelerinizi ve gönüllüler ve bağışçılarla etkileşiminizi etkiler. Topluluğunuzun bir parçası olarak faydalanıcılarınıza sunduğunuz deneyim de aynı derecede önemlidir. Sağlıklı ve olumlu bir ortam oluşturmak amacıyla WhatsApp'taki Topluluğunuz için Davranış Kuralları eklemek çok önemlidir. Davranış Kuralları, toplulukta izin verilen ve verilmeyen davranış ve içerikleri anlama konusunda topluluğunuzu yönlendiren kurallar, ilkeler ve değerlerdir.

Gönüllü gruplarını yönetirken dikkat edilmesi gereken bazı riskler vardır. Hem topluluk hem de grup yöneticileri için aşağıdakilerle ilgili net kurallar geliştirmek önemlidir:

• Yeni gönüllülerin, bağışçıların ve faydalanıcıların incelenmesi. Topluluğunuz altındaki gruplara eklemeden önce tüm kişileri kontrol etmek iyi bir uygulamadır. Yanlış beklentilere, yaklaşıma veya niyetlere sahip birini eklemek, diğer grup üyelerine zarar verebilir. Grup yöneticilerinin herhangi bir gruba eklemeden önce potansiyel üyelere sormaları için bazı kriterler veya sorular belirlemeyi düşünebilirsiniz. Yeni gönüllüleri gönüllü gruplarına eklemeden önce eğitmek ve onlarla etkileşim kurmak için bir oryantasyon grubu oluşturmak iyi bir fikirdir.
• Bağışçılar ve faydalanıcı grupları ekleme. Bir üyenin iletişim numarası, tüm topluluk yöneticileri ve bulunduğu grupların tüm üyeleri tarafından görülebilir. Bağışçı ve faydalanıcı gruplarındaki üyelerin, topluluğunuzdaki herhangi bir gruba katılmadan önce bunun farkında olduğundan ve buna onay verdiğinden emin olun. Özellikle bağışçılar iletişim bilgilerini başkalarıyla paylaşmak istemeyebilirler. Gençler veya düşük gelirli aileler gibi faydalanıcı toplulukları, çeşitli nedenlerle yüksek düzeyde savunmasız olabilirler ve muhtaç durumda olduklarını veya yardım aldıklarını başkalarının bilmesini istemeyebilirler.
• Özel ve hassas bilgileri paylaşma. İdeal olarak, topluluk kurallarınız veya Davranış Kurallarınız, üyelerin fiziksel adres veya e-posta gibi kişisel bilgileri paylaşmalarını engeller. Ayrıca, yeni üyelerin katılmalarına izin vermeden önce topluluğunuzun gizlilik ilkesini kabul etmelerini istemek de iyi bir fikirdir. Ancak, gönüllü koordinasyonu için kişisel iletişim bilgilerinin paylaşılması gerekiyorsa, üyelere bilgilerini grup içinde değil, doğrudan mesaj göndererek yalnızca grup yöneticileriyle paylaşmalarını hatırlatmayı unutmayın. Bir destek grubunun parçası olarak hassas kişisel bilgiler veya deneyimler paylaşılıyorsa, üyelere süreli mesajları kullanmalarını tavsiye edin.

Gönüllüleri yönetmek ve faydalanıcılarla uygun şekilde iletişim kurmak beceri gerektirir. Topluluk ve grup yöneticilerini seçerken şu özelliklere sahip kişileri arayın:

• ortak hedef konusunda tutkulu;
• topluluğunuzun değerlerine ve Davranış Kuralları'na bağlı;
• grupları koordine etmek ve yönetmek için zamana ve kapasiteye sahip;
• gruplarındaki gönüllüleri veya faydalanıcıları desteklemek için doğru deneyim ve becerilere sahip;
• öğrenilenleri, en iyi uygulamaları, fotoğrafları, hikayeleri veya veri noktalarını paylaşmak amacıyla sizinle ve diğer yöneticilerle düzenli olarak iletişim kurmak ve toplantı yapmak için zamanı olan;
• kendinin farkında ve molaya ihtiyaç duyduğunda iletişim kurmaya hazır.

Gönüllü topluluklarında, üyeler diğer yaşam taahhütlerine ek olarak özgürce zaman ayırırlar. Her üyenin kapasitesi zamanla değişecektir, bu nedenle iş yükünü paylaşmak, tükenmişliği önlemek ve topluluğunuzun sürdürülebilir olmasını sağlamak için yeterli grup yöneticisini görevlendirmek özellikle önemlidir. En az iki topluluk yöneticisi ve her grup için iki grup yöneticisi atamak ve yönetici ekibinizle iletişim kurmak, onları koordine etmek ve rollerini yerine getirmelerini desteklemek için Yalnızca Yönetici grubu oluşturmak iyi bir fikirdir. Yöneticilerin sorulara yanıt vermesi için çalışma saatleri belirlemeyi düşünebilir ve yöneticilerin farklı vardiyalarda görev yapmasını sağlayabilirsiniz.

Topluluğunuzu etkileşimde tutmak için Duyuru grubunda sağlanan bilgilerin değerli ve herkes için alakalı olduğundan emin olmak önemlidir. Bu, aşağıdakilerle ilgili duyuruları içerebilir:

• gönüllülerin ve bağışçıların tanınması ve takdir edilmesi;
• en son proje başarıları;
• aranıza katılan yeni bağışçılar;
• başlayan yeni projeler;
• yeni projeler veya roller için gönüllü talepleri;
• katılan yeni gruplar;
• yeni gönüllülerin karşılanması;
• daha büyük topluluk etkileşim fırsatları.

Topluluk içindeki çeşitli grupların amaçlarını göz önünde bulundurmak iyi bir uygulamadır. Hedeflerine bağlı olarak, iletişimlerinin biçimini, sıklığını ve içeriğini yönetmek için grup yöneticileriyle birlikte çalışabilirsiniz. Bu, aşağıdakiler için yararlı olabilir:

• gönüllü grubu toplantıları veya proje çalışmaları için programlar göndermek;
• gönüllülere veya faydalanıcılara yardımcı olacak en iyi uygulamaları veya deneyimleri paylaşmak;
• bağışçı gruplarıyla başarı hikayelerini veya özel, acil talepleri paylaşmak.

Takdir ve kişisel bağlantı, gönüllülerin etkileşimde kalmasını sağlamanın anahtarıdır. Gruplardaki mesajlarına yanıt vererek, katkıları için kişilerden bahsederek, hikaye ve fotoğraf paylaşımı yoluyla başarıları ve öne çıkanları kutlayarak gönüllü grup üyelerinizi takdir edin.