Группы поддержки или волонтёров

Прежде чем настраивать ваше сообщество, подумайте о его цели: предназначено ли оно для координации проектов на местах, предоставления социальной поддержки непосредственно нуждающимся, повышения осведомлённости в отношении какого-либо вопроса или для чего-либо ещё? Понимание цели поможет вам решить, каких участников включать в сообщество и в каких группах они будут состоять. Вы можете создавать и добавлять группы для:

• волонтёров с разбивкой по географическому положению;
• волонтёров с разбивкой по их навыкам;
• волонтёров по проектам или мероприятиям;
• лидеров проектов или координаторов волонтёров;
• новых волонтёров, чтобы предоставить инструктаж;
• волонтёров, собирающих информацию о передовых практиках и обменивающихся ею;
• волонтёров, занимающихся сбором и обменом информации о результатах программы;
• получателей помощи с разбивкой по потребностям и проблемам;
• получателей помощи с разбивкой по географическому положению;
• благотворителей по проектам или сферам интересов.

Наличие чёткой цели сообщества поможет команде админов и участникам понять, почему одни группы добавляют, а другие нет. Например, если частью вашей цели является предоставление продуктов питания малообеспеченным семьям, вероятно, вы решите создать или добавить группу, занимающуюся подготовкой и доставкой еды, и даже включить группу добровольцев, предоставляющих наставничество новобранцам. При этом группа волонтёров, разделяющих общие общественные интересы, не будет включена.

Репутация вашего сообщества и сопричастность участников оказывают влияние на процесс привлечения новобранцев и взаимодействие с волонтёрами и благотворителями. Впечатления, которые остаются у получателей помощи в рамках общения в сообществе, тоже важны. Чтобы создать здоровую и позитивную атмосферу, крайне важно включить кодекс поведения в ваше сообщество в WhatsApp. Кодекс поведения — это свод правил, принципов и ценностей, которым руководствуется ваше сообщество для понимания того, какое поведение и какой контент допускается и что запрещается внутри сообщества.

При работе с группами волонтёров существуют определённые риски, на которые следует обращать внимание. Важно разработать чёткие руководства как для сообщества, так и для админов групп в отношении следующих пунктов:

• Проверка новых волонтёров, благотворителей и получателей помощи. Рекомендуется проверять все контакты, прежде чем добавлять их в группы вашего сообщества. Добавление лица, имеющего ошибочные ожидания, подход или намерения, может нанести вред другим участникам группы. Вы можете рассмотреть вариант установки определённых критериев или вопросов, которые админы групп могут задать потенциальным участникам, прежде чем добавлять их в какую-либо группу. Хорошей идеей будет настроить группу ориентации для новых добровольцев, предназначенную для обучения и взаимодействия с ними до добавления их в группы волонтёров.
• Добавление групп благотворителей и групп получателей помощи. Контактный номер участника виден всем админам сообщества, а также всем участникам групп, в которых этот участник состоит. Убедитесь, что участники групп благотворителей и групп получателей помощи знают об этом и согласны с этим, прежде чем вступать в какую-либо группу вашего сообщества. В частности благотворители могут не пожелать делиться своей контактной информацией с другими. Участники сообществ получателей помощи, например подростки или малообеспеченные семьи, могут чувствовать себя особо уязвимыми по различным причинам и не хотеть, чтобы другие знали, что они живут в нужде и получают помощь.
• Обмен личной и конфиденциальной информацией. В идеале ваши правила сообщества или кодекс поведения должны удерживать участников от публикации личной информации, такой как фактический адрес или адрес электронной почты. Также хорошей идеей будет попросить пользователей принять политику конфиденциальности сообщества, прежде чем позволить им вступить в него. Однако, если необходимо поделиться личной контактной информацией для координации волонтёрской деятельности, не забывайте напоминать участникам, что их информацию необходимо отправлять только напрямую админам личным сообщением, а не публиковать её в группе. Рекомендуйте участникам использовать исчезающие сообщения при обмене важной конфиденциальной информацией или полученными практическими знаниями в рамках группы поддержки.

Работа с волонтёрами и грамотное общение с получателями помощи требует определённых навыков. При наборе админов групп и сообщества ищите людей, которые:

• с энтузиазмом относятся к вашему делу;
• привержены ценностям вашего сообщества и его кодексу поведения;
• имеют время и возможность координировать деятельность и управлять группами;
• имеют подходящий опыт и навыки для поддержки волонтёров и получателей помощи их групп;
• имеют время, чтобы регулярно общаться и встречаться с вами и другими админами для обмена полученным опытом, передовыми практиками, фотографиями, историями и данными;
• знают свои сильные и слабые стороны и при необходимости готовы сказать, что им нужна передышка.

В сообществах волонтёров участники добровольно выделяют своё время в дополнение к своим другим жизненным обязательствам. Со временем возможности каждого из участников будут варьироваться, поэтому важно привлекать достаточное количество админов групп, чтобы разделять нагрузку, не допускать выгорания и обеспечить устойчивое развитие вашего сообщества. Хорошей идеей будет назначение как минимум двух админов сообщества и двух админов групп в каждой группе, а также настройка группы «Только для админов» для общения, координации действий и поддержки команды админов в исполнении ими взятых на себя ролей. Вы можете установить для админов рабочее время, выделенное для работы над запросами, и обеспечить, чтобы админы охватывали разные смены.

Для поддержания заинтересованности внутри сообщества важно обеспечить, чтобы предоставляемая в группе объявлений информация была полезной и актуальной для всех. Можно включать объявления, касающиеся следующих вопросов:

• благодарность и признание волонтёров и благотворителей;
• достижения последних проектов;
• новые благотворители, вступающие в сообщество;
• начало новых проектов;
• сообщение о поиске волонтёров для новых проектов или ролей;
• добавление новых групп;
• приветствие новых волонтёров;
• возможности вовлечения в сообщество большего количества людей.

Рекомендуется учитывать цели различных групп внутри сообщества. В зависимости от их целей вы можете поработать с админами групп и дать указания по формату, частоте и содержанию передаваемой ими информации. Может оказаться полезным:

• отправлять графики встреч с группами волонтёров или работы над проектами;
• делиться передовыми практиками или практическим опытом, которые помогут волонтёрам или получателям помощи;
• поделиться историями успеха или отдельными срочными запросами с группами благотворителей.

Признание и личная связь принципиально важны для поддержания вовлечённости волонтёров. Выражайте признательность участникам группы волонтёров, отвечая на их сообщения в группах и упоминая отдельных лиц и их вклад при помощи символа @, а также отмечайте достижения и важные события, делясь историями и фотографиями.