Grupos de apoio ou de voluntários

Antes de criar sua comunidade, defina seu objetivo: é coordenar programas em campo, dar apoio social diretamente a quem precisa, aumentar a conscientização sobre um problema ou algo diferente? Seu objetivo vai ajudar você a decidir quais membros incluir na comunidade e a quais grupos adicioná-los. Você pode criar ou adicionar grupos para:

• voluntários por região geográfica;
• voluntários por habilidades;
• voluntários por projeto ou evento;
• líderes de projetos ou coordenadores de voluntários;
• novos voluntários para orientação;
• voluntários encarregados de reunir e compartilhar práticas recomendadas;
• voluntários encarregados de reunir e compartilhar histórias sobre o impacto do programa;
• beneficiários por necessidade ou vulnerabilidade;
• beneficiários por região geográfica;
• doadores por projeto ou área de interesse.

Um objetivo claro para a comunidade ajudará a equipe de admins e os membros a entender por que alguns grupos são adicionados e outros não. Por exemplo, se parte do seu objetivo é fornecer alimentos para famílias de baixa renda, você pode criar ou adicionar grupos envolvidos no preparo e entrega de alimentos, ou até mesmo incluir um grupo de voluntários dedicado a orientar pessoas recém-chegadas. Por outro lado, um grupo de voluntários sobre um interesse em comum não relacionado ao programa não deve ser incluído.

A reputação da sua comunidade e a participação dos membros influenciam o seu recrutamento e a interação com voluntários e doadores. A experiência que você oferece aos beneficiários, como parte da sua comunidade, é igualmente importante. Para criar um ambiente saudável e positivo, é fundamental criar um Código de Conduta para a sua Comunidade do WhatsApp. Um Código de Conduta é um conjunto de regras, princípios e valores que norteiam a comunidade, para que os membros entendam quais comportamentos e conteúdos são permitidos ou proibidos.

Ao gerenciar grupos de voluntários, você deve prestar atenção a alguns riscos. É importante oferecer orientações claras a admins da comunidade e dos grupos sobre:

• Aceitar ou não novos voluntários, doadores e beneficiários. É recomendável verificar todos os novos contatos antes de adicioná-los aos grupos da sua comunidade. Adicionar pessoas que tenham as expectativas, abordagens ou intenções erradas pode prejudicar os outros membros do grupo. Pode ser interessante definir alguns critérios ou perguntas que admins dos grupos possam fazer aos potenciais membros antes de serem adicionados. Uma boa ideia é criar um grupo de orientação para treinar novos voluntários e interagir com eles antes de serem adicionados aos grupos de voluntários.
• Como adicionar grupos de doadores e beneficiários. O número de telefone dos membros fica visível para todos os admins da comunidade e para todos os membros dos grupos dos quais participam. Certifique-se de que os membros dos grupos de doadores e beneficiários estejam cientes disso e que tenham dado seu consentimento antes de participar de qualquer grupo na sua comunidade. Os doadores, em particular, podem não querer compartilhar suas informações de contato com outras pessoas. As comunidades beneficiárias, como jovens e famílias de baixa renda, costumam ser mais vulneráveis por diversas razões e podem não querer que outras pessoas saibam que passam necessidade ou precisam de ajuda.
• Compartilhamento de informações pessoais e confidenciais. O ideal é que o Código de Conduta ou as regras da comunidade desencorajem os membros de compartilhar informações pessoais, como endereço residencial ou de e-mail. Também é uma boa ideia exigir que novos membros concordem com a política de privacidade da sua comunidade antes de permitir que participem. No entanto, se o compartilhamento de informações de contato pessoais for necessário para coordenar os voluntários, avise aos membros que não devem compartilhar essas informações nos grupos, mas sim enviá-las apenas por mensagens diretas a admins dos grupos. Caso informações ou experiências pessoais sigilosas sejam compartilhadas dentro de um grupo de apoio, recomende o uso das mensagens temporárias.

Gerenciar voluntários e se comunicar de forma adequada com beneficiários exige habilidade. Ao recrutar admins da comunidade e dos grupos, procure pessoas que:

• sejam apaixonadas pela causa;
• estejam comprometidas com os valores e com o Código de Conduta da sua comunidade;
• tenham tempo e disponibilidade para coordenar e administrar os grupos;
• tenham a experiência e as habilidades certas para ajudar os voluntários ou beneficiários nos grupos que gerenciam;
• tenham tempo para se comunicar e reunir regularmente com você e com outros admins para compartilhar aprendizados, práticas recomendadas, fotos, histórias ou dados;
• sejam conscientes sobre suas limitações e estejam preparadas para avisar quando precisarem de uma pausa.

Frequentemente, voluntários escolhem dedicar seu tempo à comunidade acima de qualquer outro compromisso pessoal. Entretanto, cada membro terá uma disponibilidade variável, por isso é recomendável recrutar um número suficiente de pessoas para dividir o trabalho, evitar o burnout e garantir a sustentabilidade da comunidade. Uma boa ideia é nomear pelo menos dois admins da comunidade e dois admins do grupo para cada grupo, além de criar um grupo exclusivo para os admins, para que eles possam se comunicar, organizar e ter ajuda no cumprimento das suas tarefas. Considere definir um horário de atendimento para admins responderem a perguntas, garantindo que possam cobrir diferentes turnos.

Para manter o engajamento da sua comunidade, é importante garantir que as informações fornecidas no grupo de avisos tenham valor e relevância para todos. Isso pode incluir avisos sobre:

• reconhecimento e valorização de voluntários e doadores;
• conquistas recentes dos projetos;
• boas-vindas a novos doadores;
• começo de novos projetos;
• pedidos de voluntários para novos projetos ou funções;
• inclusão de grupos;
• boas-vindas a novos voluntários;
• mais oportunidades de engajamento na comunidade.

É recomendável considerar o objetivo dos diversos grupos na comunidade. Dependendo dos objetivos deles, você pode trabalhar com admins dos grupos para orientar o formato, a frequência e o conteúdo das comunicações. Pode ser útil:

• enviar a programação para reuniões de voluntários ou tarefas dos projetos;
• compartilhar práticas recomendadas ou experiências que podem ajudar os voluntários ou beneficiários;
• compartilhar histórias de sucesso ou solicitações urgentes com grupos de doadores.

O reconhecimento e a conexão pessoal são fundamentais para garantir que os voluntários continuem engajados. Portanto, valorize os membros dos grupos de voluntários. Mencione-os individualmente, digitando o símbolo arroba (@) e selecionando seu contato, para agradecer sua contribuição. Celebre também as suas conquistas e destaques, compartilhando histórias e fotos.