Gruppi di assistenza o di volontari

Prima di organizzare la tua community, rifletti su quale sia il tuo obiettivo: coordinare progetti sul terreno, offrire diretto supporto sociale alle persone bisognose, sensibilizzare su un certo tema, o altro? Stabilire il tuo obiettivo ti aiuterà a capire quali partecipanti includere nella community e in quali gruppi inserirli. Potresti creare o aggiungere gruppi di:

• volontari suddivisi per zone geografiche;
• volontari suddivisi per competenze;
• volontari suddivisi per progetto o evento;
• responsabili dei progetti o coordinatori dei volontari;
• nuovi volontari che necessitano di un corso di orientamento;
• volontari che raccolgono e condividono le buone norme da seguire;
• volontari incaricati di raccogliere e condividere storie di progetti di successo;
• beneficiari suddivisi per necessità o fragilità;
• beneficiari suddivisi per zone geografiche;
• benefattori suddivisi per progetto o area di interesse.

Avere uno scopo chiaro in mente aiuterà il team di amministratori e i partecipanti a capire perché sono stati creati alcuni gruppi piuttosto che altri. Per esempio, se parte del tuo obiettivo è quello di fornire cibo alle famiglie a basso reddito, potresti decidere di creare o aggiungere gruppi che si occupano di preparazione e consegna del cibo, e includere anche un gruppo di volontari che si occupino di seguire i nuovi arrivati. Un gruppo di volontari che invece è unito da un interesse sociale comune non verrà invitato.

La reputazione della community e la partecipazione dei suoi membri influenzano la ricerca di volontari e benefattori e le interazioni con loro. Anche l'esperienza che offri ai beneficiari, in quanto parte della community, è importante. Per creare un ambiente sano e positivo, è fondamentale delineare un codice di condotta per la community su WhatsApp. Un codice di condotta è una raccolta di regole, principi e valori che guidano la tua community nel capire quali comportamenti e contenuti sono permessi al suo interno e quali no.

Ci sono un certo numero di rischi da considerare quando si gestiscono gruppi di volontari. Per questo motivo, è importante fornire indicazioni chiare agli amministratori della community e dei gruppi riguardo ai seguenti temi:

• Controllo accurato di nuovi volontari, benefattori e beneficiari: è buona norma verificare tutti i contatti prima di aggiungerli ai gruppi appartenenti alla tua community. Aggiungere qualcuno che ha aspettative, intenzioni o approcci sbagliati può danneggiare gli altri membri del gruppo. Potresti stabilire dei criteri di ammissione o delle domande che gli amministratori possano sottoporre ai potenziali partecipanti prima di aggiungerli a un gruppo. Sarebbe utile anche creare un gruppo di orientamento per nuovi volontari, dove formarli e interagire con loro prima di aggiungerli ai gruppi di volontari già attivi.
• Aggiungere gruppi di benefattori e beneficiari: il numero di telefono di un contatto è visibile a tutti gli amministratori della community e a tutti i partecipanti dei gruppi a cui appartiene. Assicurati che i partecipanti ai gruppi di benefattori e beneficiari ne siano consapevoli e che acconsentano prima di entrare a far parte di un gruppo della community. I benefattori, in particolare, potrebbero non voler condividere il loro contatto con altre persone. È probabile che le comunità di beneficiari, come ad esempio giovani o famiglie a basso reddito, siano soggette a una maggiore vulnerabilità, e potrebbero quindi non volere che altri sappiano che hanno bisogno di aiuto o che ne stanno già ricevendo.
• Condivisione di informazioni private e sensibili: idealmente, il codice di condotta della tua community dovrebbe informare i partecipanti del rischio che corrono nel condividere informazioni personali come indirizzi o email. Si consiglia anche di richiedere ai nuovi partecipanti di prendere visione dell'informativa sulla privacy della community prima di accettarli. Tuttavia, se ci fosse la necessità di condividere informazioni di contatto al fine di coordinare meglio i volontari, ricorda ai partecipanti di condividere tali informazioni tramite messaggio diretto nel gruppo di soli amministratori, e non all'interno del gruppo. Se vengono condivise informazioni sensibili o esperienze personali all'interno di un gruppo di supporto, suggerisci ai partecipanti di utilizzare i messaggi effimeri.

Per gestire i volontari e comunicare con i beneficiari in modo appropriato sono necessarie competenze specifiche. Quando selezioni amministratori della community o dei gruppi, cerca persone:

• che siano appassionate alla causa;
• che siano fedeli ai valori della community e al codice di condotta;
• che abbiano il tempo e le capacità di coordinare e gestire i gruppi;
• che abbiano le giuste esperienze e competenze per dare supporto a volontari e beneficiari nei propri gruppi;
• che abbiano il tempo per comunicare e incontrare regolarmente te e gli altri amministratori per condividere conoscenze, buone norme, foto, storie o dati;
• che siano consapevoli dei propri limiti e pronte ad ammettere quando hanno bisogno di prendersi una pausa.

Nelle community di volontari, i partecipanti mettono a disposizione il loro tempo libero gratuitamente. Le disponibilità di ogni partecipante variano a seconda dei suoi impegni, ed è quindi particolarmente importante avere un numero sufficiente di amministratori dei gruppi, per suddividere il carico di lavoro, evitare episodi di burnout e fare in modo che la community sia sostenibile. È consigliabile nominare almeno due amministratori per la community e due per ogni gruppo, oltre a creare un gruppo di soli amministratori per comunicare, coordinare e fornire supporto al tuo team nello svolgimento del proprio ruolo. Potresti anche impostare degli orari di disponibilità degli amministratori, in modo che i partecipanti abbiano sempre risposte alle loro domande e venga garantita la copertura su turni.

Per mantenere il coinvolgimento della tua community, è importante che le informazioni fornite nella bacheca degli avvisi siano utili e pertinenti per tutti. Gli avvisi possono riguardare:

• riconoscimento e apprezzamento nei confronti di volontari e benefattori;
• risultati ottenuti in progetti recenti;
• l'arrivo di nuovi benefattori nel gruppo;
• l'inizio di nuovi progetti;
• richieste di volontari per nuovi progetti o ruoli;
• l'aggiunta di nuovi gruppi;
• l'accoglienza di nuovi volontari;
• opportunità di coinvolgimento più estese nella community.

È buona norma tenere in considerazione l'obiettivo dei vari gruppi all'interno della community, a seconda dei quali puoi collaborare con gli amministratori del gruppo per stabilire la forma, la frequenza e il contenuto delle comunicazioni. Potrebbe essere utile per:

• inviare i programmi degli incontri o dei progetti dei volontari;
• condividere le buone norme o le esperienze che possono essere di aiuto a volontari o beneficiari;
• condividere storie di successo o richieste specifiche e urgenti con il gruppo di benefattori.

La creazione di rapporti interpersonali e il riconoscimento degli sforzi profusi sono fattori chiave per mantenere alto il livello di coinvolgimento dei volontari. Ringrazia i partecipanti del tuo gruppo di volontari @menzionando i singoli per il loro contributo, e celebra i risultati e i momenti più significativi condividendo storie e foto.