Grup Dukungan atau Relawan

Sebelum menyiapkan komunitas Anda di WhatsApp, tetapkan tujuan Anda: untuk melakukan koordinasi proyek di lapangan, memberikan dukungan sosial langsung kepada orang-orang yang membutuhkan, meningkatkan kesadaran atas sebuah masalah, atau hal lainnya? Dengan menetapkan tujuan, Anda akan dapat memutuskan siapa saja anggota yang akan diikutsertakan ke dalam komunitas dan di dalam grup mana mereka akan bergabung. Anda dapat membuat atau menambahkan grup yang terdiri atas:

• relawan berdasarkan wilayah geografis;
• relawan berdasarkan keahlian;
• relawan berdasarkan proyek atau kegiatan;
• pemimpin proyek atau koordinator relawan;
• relawan baru yang akan mengikuti kegiatan orientasi;
• relawan yang bertugas mengumpulkan dan berbagi praktik terbaik;
• relawan yang bertugas mengumpulkan dan berbagi cerita mengenai dampak program;
• penerima bantuan berdasarkan kebutuhan atau kekurangan;
• penerima bantuan berdasarkan geografis;
• donatur berdasarkan proyek atau area.

Tujuan komunitas yang jelas dapat membantu tim admin dan anggota Anda untuk memahami alasan sebagian grup ditambahkan ke dalam komunitas dan sebagian grup lainnya tidak. Misalnya, jika salah satu tujuan komunitas Anda adalah untuk menyediakan makanan bagi keluarga berpenghasilan rendah, Anda dapat memutuskan untuk membuat atau menambahkan grup yang terlibat dalam menyiapkan dan mengantarkan makanan. Selain itu, grup relawan yang bertugas untuk memberi edukasi kepada relawan baru juga dapat ditambahkan ke dalam komunitas. Sedangkan, grup relawan dibentuk berdasarkan kepedulian sosial yang sama tidak akan diundang.

Reputasi komunitas dan partisipasi anggota Anda akan memengaruhi hasil perekrutan dan interaksi Anda dengan relawan dan donatur. Pengalaman yang Anda berikan kepada penerima bantuan, sebagai bagian dari komunitas Anda, tak kalah pentingnya. Untuk membangun lingkungan yang sehat dan positif, sangat penting untuk menerapkan Kode Etik untuk Komunitas Anda di WhatsApp. Kode Etik adalah kumpulan aturan, prinsip, dan nilai-nilai yang memberikan panduan bagi komunitas Anda dalam memahami perilaku dan konten yang diizinkan serta dilarang di komunitas.

Saat mengelola grup relawan, ada beberapa risiko yang harus diperhatikan. Admin komunitas dan grup perlu merumuskan panduan yang jelas berkaitan dengan beberapa hal berikut:

• Pemeriksaan relawan, donatur, dan penerima bantuan baru. Sangat disarankan untuk memeriksa semua kontak sebelum ditambahkan ke grup yang ada di dalam komunitas Anda. Menambahkan seseorang yang memiliki ekspektasi, pendekatan, atau niat yang salah dapat membahayakan anggota lain di komunitas. Anda mungkin perlu menetapkan beberapa kriteria atau pertanyaan tertentu yang dapat diajukan oleh admin grup kepada calon anggota sebelum menambahkan mereka ke grup mana pun. Selain itu, Anda juga dapat menyiapkan grup orientasi bagi relawan baru untuk mendapatkan pelatihan dan berinteraksi dengan mereka sebelum menambahkan mereka ke grup relawan.
• Menambahkan grup donatur dan penerima bantuan. Nomor kontak anggota dapat dilihat oleh semua admin komunitas dan semua anggota grup yang ada di dalamnya. Pastikan bahwa anggota dalam grup donasi dan penerima bantuan mengetahui dan menyetujui hal ini sebelum bergabung ke grup mana pun di komunitas Anda. Umumnya, donatur mungkin tidak ingin membagikan detail kontak mereka kepada orang lain. Komunitas penerima bantuan, seperti anak muda atau keluarga berpenghasilan rendah cenderung memiliki perasaan yang lebih sensitif karena berbagai alasan. Mereka juga mungkin tidak ingin orang lain tahu bahwa mereka membutuhkan bantuan atau sedang menerima bantuan.
• Berbagi informasi pribadi dan sensitif. Idealnya, aturan atau Kode Etik komunitas Anda dapat mencegah anggota untuk membagikan informasi pribadi, seperti alamat rumah atau email. Sebaiknya, Anda perlu mewajibkan anggota baru untuk memahami kebijakan privasi komunitas Anda sebelum diizinkan bergabung. Namun, jika informasi kontak pribadi perlu dibagikan untuk tujuan koordinasi relawan, selalu ingatkan anggota Anda untuk membagikan informasi mereka melalui chat pribadi kepada admin grup saja, bukan dibagikan ke chat grup. Jika informasi pribadi atau pengalaman yang sensitif dibagikan sebagai bagian dari grup dukungan, anggota disarankan untuk menggunakan fitur pesan sementara.

Mengelola relawan dan berkomunikasi secara tepat dengan penerima bantuan membutuhkan keahlian. Saat merekrut admin komunitas dan grup, pertimbangkan orang-orang yang:

• memiliki tujuan yang sejalan dengan komunitas;
• berkomitmen pada nilai-nilai dan Kode Etik komunitas;
• memiliki waktu dan kapasitas untuk mengatur dan mengelola grup;
• memiliki pengalaman dan keahlian yang tepat untuk mendampingi relawan atau penerima bantuan di grup mereka masing-masing;
• memiliki waktu untuk secara rutin berkomunikasi dan bertemu dengan Anda serta admin lainnya untuk berbagi informasi yang bermanfaat, praktik terbaik, foto, cerita, atau data yang diperlukan;
• memiliki kesadaran diri dan bersedia memberi tahu saat mereka butuh istirahat.

Dalam komunitas relawan, anggota memiliki kebebasan untuk meluangkan waktu mereka di luar kepentingan hidup mereka yang lain. Setiap anggota memiliki kapasitas yang berbeda-beda dari waktu ke waktu. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk merekrut beberapa admin grup agar dapat mendistribusikan beban kerja, menghindari kelelahan, dan memastikan komunitas Anda berkelanjutan. Anda dapat menunjuk setidaknya dua admin komunitas dan dua admin grup untuk setiap grup. Selain itu, Anda juga dapat membuat grup Khusus Admin sebagai wadah untuk berkomunikasi, berkoordinasi, dan membantu tim admin Anda dalam menjalankan peran mereka. Pertimbangkan untuk mengatur jam siaga bagi admin untuk menanggapi pertanyaan dan memastikan bahwa tim admin dapat mengisi jam siaga yang telah dibagi.

Untuk menjaga agar interaksi di komunitas Anda tetap hidup, penting untuk memastikan bahwa informasi yang diposting dalam grup Pengumuman bermanfaat dan relevan bagi semua anggota. Informasi ini dapat berupa pengumuman mengenai:

• penghargaan dan apresiasi kepada relawan dan donatur;
• pencapaian proyek terbaru;
• donatur yang baru bergabung;
• proyek yang baru diluncurkan;
• pembukaan relawan untuk proyek atau peran baru;
• grup yang baru bergabung;
• menyambut relawan baru;
• peluang yang lebih besar untuk berinteraksi dengan anggota komunitas.

Mempertimbangkan tujuan dari beberapa grup yang berbeda di komunitas juga penting untuk dilakukan. Berdasarkan tujuannya, Anda dapat bekerja sama dengan admin grup untuk memberi panduan mengenai format, frekuensi, dan konten yang dapat mereka sampaikan di grup. Anda dapat:

• mengirim jadwal untuk pertemuan grup relawan atau melaksanakan kegiatan proyek;
• berbagi praktik terbaik atau pengalaman yang akan membantu relawan dan penerima bantuan;
• berbagi kisah sukses atau menyampaikan permintaan khusus dan mendesak kepada grup donatur.

Penghargaan dan hubungan personal adalah kunci untuk memastikan agar interaksi dengan relawan tetap terbangun. Berikan apresiasi kepada anggota grup relawan Anda dengan membalas pesan mereka di grup, @menyebut nama anggota secara langsung atas kontribusi mereka, merayakan pencapaian serta momen-momen penting dengan membagikan cerita dan foto.