सपोर्ट या वॉलंटियर ग्रुप

कम्युनिटी सेट अप करने से पहले, इस बारे में ज़रूर सोचें कि आपकी कम्युनिटी का उद्देश्य क्या होगा. क्या यह ज़मीनी स्तर पर प्रोजेक्ट को-ऑर्डिनेट करने के लिए होगी, ज़रूरतमंद लोगों को मदद देने के लिए होगी, किसी समस्या को लेकर जागरूकता बढ़ाने के लिए होगी या किसी और काम के लिए होगी? उद्देश्य स्पष्ट होने पर आप यह तय कर पाएँगे कि कम्युनिटी में किन सदस्यों को शामिल किया जाए और उन्हें किन ग्रुप्स में रखा जाए. आप इनके ग्रुप्स बना या जोड़ सकते हैं:

• इलाके के अनुसार वॉलंटियर्स;
• स्किल सेट के अनुसार वॉलंटियर्स;
• प्रोजेक्ट या इवेंट के अनुसार वॉलंटियर्स;
• प्रोजेक्ट लीडर्स या वॉलंटियर को-ऑर्डिनेटर्स;
• ओरिएंटेशन के इंतज़ार में नए वॉलंटियर्स;
• जाने-माने तरीकों की जानकारी जुटाने और उन्हें शेयर करने वाले वॉलंटियर्स;
• प्रोग्राम का असर बताने वाली कहानियों को जुटाने और उन्हें शेयर करने वाले वॉलंटियर्स;
• ज़रूरत के अनुसार लाभार्थी;
• इलाके के अनुसार लाभार्थी;
• प्रोजेक्ट या दिलचस्पी वाले क्षेत्र के अनुसार दानकर्ता.

कम्युनिटी का उद्देश्य स्पष्ट होने से आपकी एडमिन टीम और सदस्यों को यह समझने में मदद मिलती है कि क्यों कुछ ग्रुप्स को कम्युनिटी में शामिल किया गया है और क्यों कुछ को शामिल नहीं किया गया है. उदाहरण के लिए, अगर आपका उद्देश्य कम आय वाले परिवारों को खाना उपलब्ध कराना है, तो आप खाना बनाने वाले और खाने की डिलीवरी करने वाले लोगों के ग्रुप्स को बनाने या उन ग्रुप्स को अपनी कम्युनिटी में शामिल करने पर विचार कर सकते हैं. ऐसे वॉलंटियर्स के ग्रुप को भी कम्युनिटी में शामिल किया जा सकता है, जो नए सदस्यों की मेंटरिंग करते हैं. वहीं उन वॉलंटियर्स के ग्रुप को शामिल नहीं किया जाएगा, जो एक जैसे सामाजिक कार्यों में रुचि रखने की वजह से एक दूसरे से जुड़े हैं.

आपकी कम्युनिटी की प्रतिष्ठा और सदस्यों की भागीदारी से, वॉलंटियर्स और दानकर्ताओं के साथ आपकी बातचीत और आपकी भर्तियों पर असर पड़ता है. आप अपनी कम्युनिटी के हिस्से के तौर पर अपने लाभार्थियों को जो एक्सपीरियंस देते हैं, वह भी इतना ही ज़रूरी होता है. एक स्वस्थ और सकारात्मक माहौल बनाने के लिए, WhatsApp पर अपनी कम्युनिटी के लिए आचार संहिता बनाना बहुत ज़रूरी होता है. इसमें ऐसे नियम और सिद्धांत शामिल होते हैं जिनसे आपकी कम्युनिटी को यह समझने में मदद मिलती है कि किस तरह के व्यवहार और कंटेंट की परमिशन या मनाही है.

वॉलंटियर ग्रुप्स मैनेज करते समय, कुछ ऐसे जोखिम होते हैं जिन पर गौर करना बेहद ज़रूरी होता है. कम्युनिटी और ग्रुप के एडमिन, दोनों के लिए इन बातों के संबंध में स्पष्ट गाइडलाइन तैयार करना ज़रूरी होता है:

• वॉलंटियर्स, दानकर्ताओं और लाभार्थियों की जाँच करना. अपनी कम्युनिटी के ग्रुप्स में कॉन्टैक्ट्स को शामिल करने से पहले उनकी जाँच कर लेना अच्छा रहता है. ऐसे लोगों को शामिल करने से ग्रुप के दूसरे सदस्यों को नुकसान पहुँच सकता है, जिनकी उम्मीदें आपसे अलग हों या उनका अप्रोच या उनके इरादे ठीक न हों. आप ग्रुप एडमिन के लिए ऐसे पैमाने या सवाल तय कर सकते हैं जिन्हें वे नए सदस्यों को किसी भी ग्रुप में शामिल करने से पहले पूछ सकते हैं. नए वॉलंटियर्स को वॉलंटियर ग्रुप्स में शामिल करने से पहले उनसे बातचीत करने और उन्हें ट्रेनिंग देने के लिए, उनके लिए ओरिएंटेशन ग्रुप सेट करना अच्छा रहेगा.
• दानकर्ता और लाभार्थी ग्रुप्स जोड़ना. सदस्य का कॉन्टैक्ट नंबर कम्युनिटी के सभी एडमिन और उन सभी ग्रुप्स के सभी सदस्यों को दिखाई देता है जिनमें वे शामिल होते हैं. पक्का करें कि आपकी कम्युनिटी के किसी ग्रुप में शामिल होने से पहले, दानकर्ता और लाभार्थी ग्रुप के सदस्यों को इसकी जानकारी हो और वे इसके लिए सहमत हों. खासतौर पर दानकर्ताओं के मामले में ऐसा हो सकता है कि वे अपनी कॉन्टैक्ट डीटेल्स दूसरों से शेयर न करना चाहें. बच्चों और कम आय वालों जैसे लाभार्थियों की सुरक्षा को कई वजहों से ज़्यादा खतरा रहता है. ऐसा हो सकता है कि वे दूसरों को इस बारे में बताना न चाहें कि वे ज़रूरतमंद हैं या किसी से मदद ले रहे हैं.
• निजी और संवेदनशील जानकारी शेयर करना. आमतौर पर, आपकी कम्युनिटी के नियम या आचार संहिता सदस्यों को घर का पता या ईमेल एड्रेस जैसी निजी जानकारी शेयर करने से रोकते हैं. यह भी अच्छा रहता है कि आप नए सदस्यों को शामिल होने की परमिशन देने से पहले उन्हें कम्युनिटी की प्राइवेसी पॉलिसी को पढ़कर स्वीकार करने के लिए कहें. हालाँकि, अगर वॉलंटियर को-ऑर्डिनेशन के लिए निजी कॉन्टैक्ट जानकारी को शेयर करना ज़रूरी है, तो सदस्यों को याद दिलाएँ कि वे डायरेक्ट मैसेज के ज़रिए अपनी निजी जानकारी सिर्फ़ ग्रुप एडमिन के साथ शेयर करें. अगर सपोर्ट ग्रुप में संवेदनशील निजी जानकारी या एक्सपीरियंस शेयर किया जा रहा हो, तो सदस्यों को डिसअपीयरिंग मैसेजेस का इस्तेमाल करने की सलाह दें.

वॉलंटियर्स मैनेज करने और लाभार्थियों के साथ बातचीत करने के लिए स्किल की ज़रूरत होती है. कम्युनिटी और ग्रुप के लिए एडमिन टीम को चुनते समय, ऐसे लोगों की तलाश करें, जो:

• कम्युनिटी के उद्देश्य में गहरी दिलचस्पी रखते हों;
• कम्युनिटी के मूल्य और आचार संहिता को लेकर प्रतिबद्ध हों;
• ग्रुप्स मैनेज करने और को-ऑर्डिनेट करने के लिए समय दे सकें और उसकी क्षमता रखते हों;
• अपने ग्रुप्स में वॉलंटियर्स या लाभार्थियों को सपोर्ट करने के लिए सही एक्सपीरियंस और स्किल रखते हों;
• आपसे और दूसरे एडमिन से नियमित रूप से बातचीत करने और लर्निंग्स, जाने-माने तरीके, फ़ोटो, स्टोरीज़ या डेटा पॉइंट्स शेयर करने के लिए समय दे सकें;
• ब्रेक की ज़रूरत होने पर, इस बारे में बता सकें.

वॉलंटियर कम्युनिटी में लोग अपनी रोज़मर्रा की प्रतिबद्धताओं के बावजूद अपना समय देते हैं. समय के साथ सदस्यों की भूमिका बदलती रहती है. इसलिए बेहतर रहेगा कि वर्कलोड शेयर करने, तनाव वाली स्थिति से बचने और आपकी कम्युनिटी लंबे समय तक चलने वाली हो, यह पक्का करने के लिए पर्याप्त ग्रुप एडमिन रिक्रूट किए जाएँ. कम्युनिटी के लिए कम-से-कम दो एडमिन और हर ग्रुप के लिए दो ग्रुप एडमिन होने चाहिए. सिर्फ़ एडमिन के लिए अलग से एक ग्रुप भी बनाएँ, ताकि एडमिन टीम आपस में बातचीत कर सके, को-ऑर्डिनेट कर सके और अपना काम करने में एक-दूसरे की मदद कर सके. आप क्वेरी का जवाब देने के लिए एडमिन के एक्टिव रहने का समय सेट कर सकते हैं और यह तय कर सकते हैं कि एडमिन अलग-अलग शिफ़्ट में एक्टिव रहें.

अपनी कम्युनिटी को एंगेज रखने के लिए, यह पक्का करना ज़रूरी है कि घोषणाओं वाले ग्रुप में उपलब्ध कराई गई जानकारी सभी सदस्यों के लिए ज़रूरी और काम की हो. इसमें ये घोषणाएँ शामिल हो सकती हैं:

• दानकर्ताओं को सम्मानित करने और वॉलंटियर्स की प्रशंसा करने से जुड़ी घोषणाएँ;
• हाल ही के प्रोजेक्ट की उपलब्धियाँ;
• नए दानकर्ताओं के बारे में घोषणाएँ;
• नए प्रोजेक्ट की शुरुआत से जुड़ी घोषणाएँ;
• नए प्रोजेक्ट या भूमिकाओं के लिए वॉलंटियर्स के भर्ती से जुड़ी घोषणाएँ;
• नए ग्रुप्स के शामिल होने के बारे में घोषणाएँ;
• नए वॉलंटियर्स के स्वागत से जुड़ी घोषणाएँ;
• कम्युनिटी एंगेजमेंट के बड़े अवसरों की घोषणाएँ.

कम्युनिटी के भीतर अलग-अलग ग्रुप्स के उद्देश्यों के बारे में विचार करना अच्छा रहता है. उनके उद्देश्यों के आधार पर, आप उनकी बातचीत के फ़ॉर्मेट, उसकी फ़्रीक्वेंसी और कंटेंट के संबंध में ग्रुप एडमिन को गाइड करने के लिए उनके साथ मिलकर काम कर सकते हैं. ये काम करना आपके लिए उपयोगी हो सकता है:

• वॉलंटियर ग्रुप की मीटिंग या प्रोजेक्ट वर्क के लिए शेड्यूल्स भेजने में;
• जाने-माने तरीके से जुड़ी जानकारी या अपना एक्सपीरियंस शेयर करने में, जिससे वॉलंटियर्स या लाभार्थियों को मदद मिलेगी;
• दानकर्ता ग्रुप्स के साथ सक्सेस स्टोरीज़ शेयर करने या अर्जेंट व ख़ास अनुरोध भेजने में.

वॉलंटियर्स को एंगेज रखने के लिए, उनके साथ जान-पहचान और निजी कनेक्शन सबसे ज़रूरी हैं. ग्रुप्स में अपने वॉलंटियर ग्रुप के सदस्यों के मैसेजेस का जवाब देकर, उनके योगदान के लिए उन्हें टैग करके और स्टोरीज़ व फ़ोटोज़ के ज़रिए उनकी उपलब्धियों को हाइलाइट करके, अपने वॉलंटियर्स को प्रोत्साहित करें.