Bénévolat

Avant de créer votre communauté, réfléchissez à votre objectif : est-ce de coordonner des projets sur le terrain, d'apporter un soutien social directement aux personnes dans le besoin, de sensibiliser à un problème ou à autre chose ? En vous fixant un objectif, vous pourrez plus facilement décider qui inclure dans la communauté et dans quels groupes. Vous pouvez créer ou ajouter des groupes de :

• bénévoles par zone géographique ;
• bénévoles par compétences ;
• bénévoles par projet ou évènement ;
• bénévoles en gestion ou coordination de projets ;
• nouvelles recrues pour les orienter vers le groupe qui leur convient ;
• bénévoles recueillant et partageant des recommandations ;
• bénévoles recueillant et partageant des histoires sur l'impact du programme ;
• bénéficiaires par besoin ou vulnérabilité ;
• bénéficiaires par zone géographique ;
• donateurs et donatrices par projet ou domaine d'intérêt.

Fixer des objectifs clairs pour votre communauté aidera votre équipe d'admins et vos membres à créer des groupes adaptés. Par exemple, si l'un de vos objectifs est de fournir une aide alimentaire aux familles en difficulté financière, vous pouvez décider de créer ou d'ajouter des groupes spécialisés dans la préparation et la distribution de repas, ou même d'inclure un groupe de personnes bénévoles dédiées à la formation des nouvelles recrues. En revanche, aucun groupe de bénévoles ayant un intérêt social commun ne serait invité.

La réputation de votre communauté et la participation des membres influencent votre capacité de recrutement et vos interactions avec les bénévoles et les donateurs et donatrices. L'expérience que vous offrez à vos bénéficiaires au sein de votre communauté est tout aussi importante. Pour créer un environnement sain et positif, il est crucial d'utiliser un code de conduite pour votre communauté sur WhatsApp. Un code de conduite est un ensemble de règles, de principes et de valeurs qui aident votre communauté à comprendre quels comportements et contenus sont autorisés ou interdits.

Gérer des groupes de bénévoles exige de savoir faire face à certains risques qui peuvent survenir. Il est important d'instaurer des règles claires pour les admins de communauté et de groupe concernant :

• La vérification des bénévoles, des donateurs et donatrices et des bénéficiaires souhaitant intégrer la communauté. Il est recommandé de vérifier chaque contact avant de l'ajouter aux groupes de votre communauté. Ajouter une personne ayant des attentes, une approche ou des intentions différentes de celles du groupe peut porter préjudice aux autres membres. Vous pouvez par exemple définir des critères ou des questions que les admins de groupe doivent poser aux personnes souhaitant devenir membres avant de les ajouter à un groupe. Il est conseillé de constituer un groupe de personnes référentes qui pourront former les nouvelles recrues et interagir avec elles avant de les ajouter aux groupes de bénévoles.
• L'ajout de donateurs et donatrices et de groupes de bénéficiaires. Le numéro de téléphone des membres est visible par l'ensemble des admins de la communauté et des autres membres de leurs groupes. Assurez-vous que les membres des groupes de donateurs et donatrices et de bénéficiaires le savent et y consentent avant de rejoindre un groupe de votre communauté. Les donateurs et donatrices, en particulier, peuvent ne pas vouloir partager leurs coordonnées avec d'autres personnes. Les communautés bénéficiaires, telles que les jeunes ou les familles en difficultés financières, sont susceptibles d'être spécialement vulnérables pour diverses raisons et peuvent ne pas souhaiter que d'autres personnes sachent qu'elles sont dans le besoin ou qu'elles reçoivent de l'aide.
• Le partage d'informations personnelles et sensibles. Idéalement, les règles de votre communauté ou votre code de conduite doivent dissuader les membres de partager des informations personnelles, comme une adresse physique ou e-mail. Il est également conseillé d'exiger que les nouveaux membres acceptent la politique de confidentialité de votre communauté avant de la rejoindre. Cependant, si des données personnelles doivent être partagées pour faciliter la coordination des bénévoles, n'oubliez pas de rappeler aux membres de partager leurs informations en envoyant des messages privés uniquement aux admins du groupe, et non dans le groupe. Si des informations personnelles et sensibles sont partagées dans un groupe de soutien, conseillez aux membres de les envoyer sous forme de messages éphémères.

Des compétences spécifiques sont nécessaires pour bien gérer les bénévoles et communiquer avec les bénéficiaires. Lorsque vous recrutez des admins de communauté et de groupe, choisissez des personnes qui :

• sont passionnées par votre cause ;
• respectent les valeurs et le code de conduite de votre communauté ;
• ont le temps et la capacité de coordonner et de gérer des groupes ;
• ont l'expérience et les compétences nécessaires pour soutenir les bénévoles ou les bénéficiaires de leurs groupes ;
• communiquent régulièrement et peuvent libérer du temps pour vous rencontrer, vous et les autres admins, partager des connaissances, des recommandations, des photos, des histoires ou des données ;
• sont conscientes de leurs limites et savent quand demander à faire une pause.

Dans les communautés de bénévoles, les membres donnent beaucoup de leur temps en plus de leurs autres obligations personnelles ou professionnelles. Les disponibilités de chaque membre varient au fil du temps. Il est donc particulièrement important de recruter suffisamment d'admins de groupe pour répartir la charge de travail, éviter le surmenage et assurer la pérennité de votre communauté. Il est conseillé de nommer au moins deux admins de communauté et deux admins pour chaque groupe, ainsi que de créer un groupe d'admins uniquement pour communiquer, coordonner et soutenir votre équipe d'admins dans l'accomplissement de ses tâches. Vous pouvez aussi définir des heures de disponibilité pendant lesquelles les admins peuvent répondre aux demandes et prévoir la possibilité de les remplacer.

Pour encourager les membres à participer, il est important de s'assurer que les informations fournies dans le groupe d'annonces sont pertinentes et utiles pour tout le monde. Cela peut inclure des annonces concernant :

• l'expression de votre reconnaissance aux bénévoles et donateurs et donatrices ;
• les succès récents en lien avec vos projets ;
• l'arrivée de nouveaux donateurs et de nouvelles donatrices ;
• le démarrage de nouveaux projets ;
• de nouveaux rôles ou projets pour les bénévoles ;
• l'ouverture de nouveaux groupes ;
• l'accueil de nouvelles personnes bénévoles ;
• les opportunités à venir en lien avec la communauté.

Il est important de définir l'objectif de chaque groupe au sein de la communauté. En fonction de leurs objectifs, vous pouvez collaborer avec les admins de groupe pour décider du format, de la fréquence et du contenu des communications. Il peut être utile de :

• communiquer les horaires des réunions de groupe de bénévoles ou de travail sur un projet ;
• partager des recommandations ou expériences pour aider les bénévoles ou les bénéficiaires ;
• partager des success stories ou des demandes spécifiques et urgentes avec des groupes de donateurs et donatrices.

La reconnaissance et la création de liens personnels sont essentiels pour assurer l'implication des bénévoles sur le long terme. Montrez votre appréciation aux membres de votre groupe de bénévoles en répondant à leurs messages dans les groupes ou en les @mentionnant publiquement pour les remercier de leur contribution. Vous pouvez aussi saluer leurs réalisations en partageant des stories et des photos.