Grupos de apoyo o voluntarios

Antes de crear tu comunidad, piensa en su propósito. ¿La usarás para coordinar proyectos sobre el terreno, ofrecer asistencia social directamente a las personas necesitadas, generar conciencia sobre un problema o para otra cosa? Tu propósito te ayudará a decidir qué miembros tienes que incluir en la comunidad y qué grupos añadirás. Puedes crear o añadir grupos de:

• voluntarios por áreas geográficas;
• voluntarios por conjuntos de aptitudes;
• voluntarios por proyectos o eventos;
• jefes de proyecto o coordinadores de voluntarios;
• nuevos voluntarios que necesitan recibir orientación;
• voluntarios que recopilan y comparten las mejores prácticas;
• voluntarios encargados de recopilar y compartir historias sobre el impacto del programa;
• beneficiarios organizados por necesidades o vulnerabilidades;
• beneficiarios organizados por áreas geográficas;
• donantes por proyectos o áreas de interés.

Definir claramente el propósito de la comunidad ayudará a tu equipo de administradores y a los miembros a comprender por qué se añaden algunos grupos y otros no. Por ejemplo, si una parte de tu propósito es repartir comida a familias de bajos ingresos, puede que decidas crear o añadir grupos implicados en la preparación y la distribución de alimentos, e incluso un grupo de voluntarios dedicado a orientar a los nuevos miembros. Por otra parte, no invitarías a un grupo de voluntarios conectados por un interés social común.

La reputación de tu comunidad y la participación de los miembros influyen en la incorporación y la interacción con voluntarios y donantes. La experiencia que ofreces a tus beneficiarios, como parte de tu comunidad, es igual de importante. Para crear un ambiente sano y positivo, es crucial incluir un Código de conducta para tu comunidad en WhatsApp. Un Código de conducta es una recopilación de normas, principios y valores que sirven como guía para que todos sepan cuáles son los comportamientos y el contenido que están permitidos o no en la comunidad.

En la gestión de los grupos de voluntarios, existen algunos riesgos a los que se debe prestar atención. Es importante desarrollar una guía clara tanto para la comunidad como para los administradores de grupos en lo que respecta a las siguientes cuestiones:

• Aprobar nuevos voluntarios, donantes y beneficiarios. Te recomendamos revisar todos los contactos antes de añadirlos a grupos incluidos en tu comunidad. Añadir a alguien que tiene expectativas, un enfoque o intenciones equivocados puede resultar perjudicial para otros miembros del grupo. Puedes plantearte establecer algunos criterios o proponer preguntas para que los administradores del grupo se las formulen a los posibles miembros antes de añadirlos a un grupo. Te aconsejamos que crees un grupo de orientación para nuevos voluntarios a fin de brindarles capacitación e interactuar con ellos antes de añadirlos a los grupos de voluntarios.
• Añadir grupos de donantes y beneficiarios. Todos los administradores de la comunidad y todos los miembros de los grupos a los que pertenece una persona pueden ver su número de contacto. Asegúrate de que los miembros de los grupos de donantes y beneficiarios lo sepan y den su permiso antes de unirse a un grupo de la comunidad. Puede que los donantes, en particular, no quieran compartir sus datos de contacto con los demás. También es probable que las comunidades de beneficiarios, como jóvenes y familias de bajos ingresos, sean más vulnerables por varias razones y quizá no deseen que otros sepan que están necesitados o que reciben ayuda.
• Compartir información privada y delicada. Lo ideal es que las normas o el Código de conducta de tu comunidad disuadan a los miembros de compartir información personal, como la dirección postal o el correo electrónico. También te recomendamos que pidas a los nuevos miembros que acepten la política de privacidad de la comunidad antes de permitir que se unan. Sin embargo, si es necesario compartir información de contacto personal para la coordinación de los voluntarios, recuerda a los miembros que compartan esa información a través de mensajes directos a los administradores del grupo solamente y no en el grupo. Si se comparte información o una experiencia personal delicada como parte de un grupo de apoyo, aconseja a los miembros que utilicen los mensajes temporales.

Gestionar voluntarios y comunicarse de manera apropiada con los beneficiarios requiere ciertas aptitudes. Cuando reclutes administradores de comunidad y de grupos, busca personas que:

• sientan pasión por la causa;
• se comprometan con los valores y el Código de conducta de la comunidad;
• tengan el tiempo y la capacidad para coordinar y gestionar grupos;
• tengan la experiencia y las aptitudes adecuadas para asistir a los voluntarios o beneficiarios en sus grupos;
• dispongan de tiempo para comunicarse y reunirse regularmente contigo y otros administradores para compartir conocimientos, prácticas recomendadas, fotos, historias o datos;
• sean conscientes de sus sentimientos y estén preparadas para comunicarse cuando necesiten un descanso.

En las comunidades de voluntarios, los miembros ofrecen su tiempo de forma gratuita más allá de los otros compromisos en su vida. Cada miembro tendrá diferente capacidad a lo largo del tiempo, por lo que es especialmente importante contar con suficientes administradores de grupo para compartir la carga de trabajo, evitar el agotamiento y garantizar que la comunidad sea sostenible. Te recomendamos que elijas al menos a dos administradores de la comunidad, y a dos administradores de grupo para cada grupo, y que crees un grupo solo de administradores para informar, coordinar y apoyar a tu equipo de administradores en la realización de sus funciones. Puedes plantearte fijar un horario en el que los administradores respondan consultas y garantizar, así, que los administradores puedan cubrir los distintos turnos.

Para mantener el compromiso en tu comunidad, es importante asegurarse de que la información que se proporciona en el grupo de avisos sea valiosa y relevante para todos. Podrían incluirse avisos sobre:

• reconocimiento y agradecimiento a voluntarios y donantes;
• logros recientes en proyectos;
• incorporación de nuevos donantes;
• inicio de nuevos proyectos;
• solicitud de voluntarios para nuevos proyectos o funciones;
• incorporación de nuevos grupos;
• bienvenida a nuevos voluntarios;
• oportunidades de ampliar la participación en la comunidad.

Es aconsejable considerar el propósito de los distintos grupos dentro de la comunidad. Dependiendo de sus objetivos, puedes trabajar con administradores de grupos para decidir el formato, la frecuencia y el contenido de sus comunicaciones. Puede resultar útil:

• enviar calendarios para las reuniones de grupos de voluntarios o el trabajo en proyectos;
• compartir las mejores prácticas o experiencias que ayudarán a los voluntarios o beneficiarios;
• compartir historias de éxito o solicitudes específicas y urgentes con grupos de donantes.

El reconocimiento y la conexión personal son clave para asegurarte de que los voluntarios mantengan su compromiso. Muestra tu agradecimiento a los miembros de los grupos de voluntarios respondiendo a sus mensajes en los grupos, mencionando a las personas por sus contribuciones y celebrando logros y noticias destacadas compartiendo historias y fotos.