Unterstützungs- und Freiwilligengruppen

Ehe du deine Community einrichtest, überlege, welchem Zweck sie dienen soll: Geht es um die Koordination von Projekten vor Ort? Möchtet ihr Bedürftige direkt unterstützen? Sollen Menschen für ein konkretes Thema sensibilisiert werden? Oder steht ein ganz anderes Ziel im Mittelpunkt? Die Klarheit über euer Ziel hilft dir bei der Entscheidung, welche Mitglieder du in die Community aufnimmst und in welchen Gruppen diese sich organisieren sollen. Du könntest zum Beispiel Gruppen folgender Art einrichten oder aufnehmen:

• Freiwillige nach Regionen,
• Freiwillige nach Kompetenzen,
• Freiwillige nach Projekt oder Veranstaltung,
• Projektleiter oder Freiwilligen-Koordinatoren,
• einzuarbeitende neue Freiwillige,
• Freiwillige, die Informationen über bewährte Praktiken zusammentragen und weitergeben,
• Freiwillige, die Erfolgsgeschichten im Zusammenhang mit dem Programm zusammentragen und weitergeben,
• Leistungsempfänger nach Bedürfnissen oder Gefährdung,
• Leistungsempfänger nach Regionen,
• Spender nach Projekt oder Interessengebiet.

Mit einem deutlich formulierten Community-Ziel verstehen dein Admin-Team und die Mitglieder besser, warum manche Gruppen hinzugefügt werden und andere nicht. Wenn euer Ziel zum Beispiel darin besteht, einkommensschwache Familien mit Lebensmitteln zu unterstützen, könntest du Gruppen einrichten oder aufnehmen, die Lebensmittel zubereiten und ausliefern. Auch eine Freiwilligengruppe zur Schulung von Neueinsteigern wäre sinnvoll. Eine Freiwilligengruppe zum Austausch über ein bestimmtes gesellschaftliches Thema würdest du dagegen nicht einladen.

Die Anwerbung von Freiwilligen und Spendern und die Interaktion mit ihnen werden entscheidend durch den Ruf deiner Community und die Teilhabemöglichkeiten ihrer Mitglieder beeinflusst. Ebenso wichtig sind die Erfahrungen, die die Leistungsempfänger mit euch machen. Entscheidend für die Schaffung eines gesunden und positiven Umfelds deiner Community auf WhatsApp ist euer Verhaltenskodex. Ein Verhaltenskodex ist eine Sammlung der Regeln, Prinzipien und Werte, an denen sich deine Community orientiert und die deutlich machen, welche Verhaltensweisen und Inhalte in der Community zulässig und welche verboten sind.

Bei der Leitung einer Freiwilligengruppe solltest du ein paar spezielle Risiken im Auge behalten. Es ist sowohl für die Community als auch für die Gruppenadmins wichtig, klare Grundsätze zu den folgenden Themen zu formulieren:

• Überprüfung neuer Freiwilliger, Spender und Leistungsempfänger. Es hat sich bewährt, alle Kontakte vor der Aufnahme in Gruppen deiner Community zu überprüfen. Wenn Personen mit falschen Erwartungen, Ansätzen oder Absichten aufgenommen werden, kann sich dies nachteilig auf andere Gruppenmitglieder auswirken. Ihr könnt euch zum Beispiel eine Reihe von Kriterien überlegen, zu denen die Gruppenadmins potenzielle Neumitglieder vor der Aufnahme in ihre Gruppe befragen. Sinnvoll ist eine Einsteigergruppe, in der neue Freiwillige eingearbeitet, geschult und gezielt angesprochen werden können, ehe sie in die Freiwilligengruppen aufgenommen werden.
• Aufnehmen von Spender- und Leistungsempfängergruppen. Die Kontaktnummer eines Gruppenmitglieds ist für alle Community-Admins und sämtliche Mitglieder der betreffenden Gruppe sichtbar. Mitglieder von Spender- und Leistungsempfängergruppen müssen vor jeder Aufnahme in eine Gruppe deiner Community über diesen Umstand informiert werden und ihr Einverständnis dazu erklären. Gerade Spender möchten ihre Kontaktdaten meist nicht mit anderen teilen. Auch Leistungsempfänger, zum Beispiel Jugendliche oder einkommensschwache Familien, sind häufig aus einer Vielzahl von Gründen besonders sensibel und möchten nicht, dass andere von ihrer Bedürftigkeit oder dem Empfang von Leistungen erfahren.
• Teilen von privaten und vertraulichen Informationen. Die Weitergabe von persönlichen Informationen wie Anschriften oder E-Mail-Adressen sollte euer Verhaltenskodex grundsätzlich verbieten. Es empfiehlt sich auch, dass neue Mitglieder erst dann in eure Community aufgenommen werden dürfen, wenn sie eurer Datenschutzrichtlinie zugestimmt haben. Sollte zur Koordination der Freiwilligen die Mitteilung persönlicher Kontaktdaten erforderlich sein, müssen die Mitglieder daran erinnert werden, diese Informationen nur in einer Direktnachricht an die Gruppenadmins, jedoch nicht in der Gruppe zu teilen. Wenn in einer Unterstützergruppe persönliche Informationen oder Erfahrungen geteilt werden, sollten die Mitglieder darauf hingewiesen werden, dass hierfür selbstlöschende Nachrichten verwendet werden müssen.

Das Koordinieren von Freiwilligen und die angemessene Kommunikation mit Leistungsempfängern setzen bestimmte Kompetenzen voraus. Suche beim Anwerben von Community- und Gruppenadmins nach Benutzern, die die folgenden Kriterien erfüllen:

• Sie sind von Leidenschaft für euer Ziel erfüllt.
• Sie fühlen sich den Werten der Community und eurem Verhaltenskodex verpflichtet.
• Sie verfügen über die Zeit und die Kapazität, Gruppen zu koordinieren und zu leiten.
• Sie verfügen über die zur Unterstützung von Freiwilligen oder Leistungsempfängern in ihrer Gruppe erforderlichen Erfahrungen und Kompetenzen.
• Sie haben genug Zeit, regelmäßig mit dir und anderen Admins zu kommunizieren und an Meetings teilzunehmen, um miteinander Erkenntnisse, bewährte Praktiken, Fotos, Geschichten und Datenpunkte auszutauschen.
• Sie sind reflektiert und in der Lage mitzuteilen, wenn sie eine Auszeit benötigen.

Mitglieder von Freiwilligen-Communitys widmen diesen einen Teil ihrer Lebenszeit ohne Anspruch auf Gegenleistung. Häufig räumen sie dem Anliegen der Community eine höhere Priorität ein als anderen Verpflichtungen. Kein Mitglied hat dauerhaft dieselbe Kapazität zur Verfügung. Daher ist es von besonderer Bedeutung, eine ausreichende Anzahl von Gruppenadmins anzuwerben, um die anfallenden Arbeiten verteilen zu können, Burnout zu vermeiden und die Nachhaltigkeit der Community zu gewährleisten. Es empfiehlt sich, mindestens zwei Community-Admins und pro Gruppe mindestens zwei Gruppenadmins zu ernennen und eine Gruppe „Nur für Administratoren“ einzurichten, um mit deinem Admin-Team zu kommunizieren, es zu koordinieren und seine Mitglieder bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zu unterstützen. Eventuell ist es sinnvoll, Arbeitszeiten für die Admins festzulegen, in denen sie auf Anfragen reagieren können, und dafür zu sorgen, dass die Admins verschiedene Schichten abdecken.

Damit deine Community bei der Stange bleibt, müssen die Informationen in der Ankündigungsgruppe für alle Mitglieder wertvoll und relevant sein. Das können zum Beispiel Informationen zu folgenden Themen sein:

• Anerkennung und Würdigung von Freiwilligen und Spendern,
• aktuelle Erfolge des Projekts,
• neu gewonnene Spender,
• bevorstehende neue Projekte,
• Suche nach Freiwilligen für neue Projekte oder Funktionen,
• neu aufgenommene Gruppen,
• Begrüßung neuer Freiwilliger,
• bedeutende Möglichkeiten für das Engagement der Community.

Es empfiehlt sich, die Ziele der einzelnen Gruppen der Community zu reflektieren. Je nach ihren Zielen kannst du gemeinsam mit den Gruppenadmins Festlegungen zum Format, zur Häufigkeit und zum Inhalt ihrer Kommunikation treffen. Dies kann nützlich für die folgenden Zwecke sein:

• Versenden von Zeitplänen für Treffen von Freiwilligengruppen oder Projektarbeit,
• Teilen von bewährten Praktiken oder Erfahrungen, die für Freiwillige oder Leistungsempfänger von Nutzen sind,
• Teilen von Erfolgsgeschichten oder speziellen, dringenden Anliegen mit den Spendergruppen.

Die Anerkennung der Leistungen der Freiwilligen und der persönliche Kontakt zu ihnen sind von größter Bedeutung für die Aufrechterhaltung ihres Engagements. Um die Mitglieder deiner Freiwilligengruppen anzuerkennen, kannst du auf ihre Nachrichten in den Gruppen antworten, den Beitrag einzelner Mitglieder @erwähnen sowie Erfolge und Höhepunkte würdigen, indem du Geschichten und Fotos teilst.