203: Como gerenciar e atribuir papéis em comunidades com vários admins

A melhor maneira de recrutar admins para sua equipe é procurar entre os membros mais ativos ou entre as pessoas que amam a comunidade e partilham dos seus valores. Você também pode enviar um aviso comunicando que está à procura de voluntários ou pedindo indicações. Compare as pessoas voluntárias e indicadas com o que você procura, veja a sua atividade nos grupos e o seu histórico de interação com outras pessoas.

Ao escolher sua equipe de admins, pense em coisas que podem fazer e você não. Um grupo de admins com habilidades diferentes e complementares fortalece o trabalho em equipe e o seu desempenho. Ao mesmo tempo, considere incluir admins que refletem a diversidade da sua comunidade. Sua capacidade de representar diferentes pontos de vista de membros pode ser útil para definir estratégias e gerenciar desafios relacionados a pessoas ou conteúdos.

Todos os admins da comunidade podem adicionar novos admins. No total, cada comunidade pode ter até 20 admins. O ideal é decidir com a equipe sobre os critérios para adicionar novos admins. Também é importante pedir a admins que avisem com antecedência e concordem entre si sobre a inclusão de novos admins da comunidade. Ter vários admins pode ajudar na distribuição da carga de trabalho, mas quanto mais pessoas, mais complexo se torna o trabalho em equipe. Garanta que os novos admins sejam pessoas com quem todos se sintam confortáveis em trabalhar.

Admins da comunidade podem remover outros admins. Você também pode abrir mão do papel de admin, a menos que tenha criado a comunidade. Se uma pessoa não quiser mais ser admin da comunidade, avise a equipe e procure uma pessoa adequada para substituí-la.

Ao adicionar novas pessoas às equipes de admins dos grupos e da comunidade, é importante oferecer treinamento, ferramentas e recursos. Lembre-se de direcionar os novos admins à Central de Aprendizado das Comunidades.

Considere criar um grupo apenas para admins. Assim, a equipe poderá conversar entre si, pedir orientações e dar feedback. Atribua a admins a função de mentoria ou de "buddies" para novos admins. Assim, terão alguém que possa ajudar e responder às suas perguntas. Uma boa ideia é organizar atividades sociais com frequência, para que admins possam relaxar, socializar e fortalecer seus laços.

Deixe claro o quanto você valoriza a equipe, parabenizando e agradecendo publicamente por tudo o que fazem. Para motivar a equipe, reconheça sua contribuição com um título que possam compartilhar no seu perfil, como Gerente da Comunidade.

Entretanto, preste atenção aos sinais de sobrecarga emocional e de trabalho nas pessoas da equipe e incentive-as a pedir ajuda a colegas e a dar um tempo, se necessário.

À medida que a comunidade cresce e o número de membros aumenta, é importante dividir e equilibrar a carga de trabalho entre admins. É recomendado que o grupo de admins tenha reuniões regulares para compartilhar informações, discutir problemas e alinhar tarefas. Saber os diferentes pontos fortes e habilidades da equipe ajudará você a atribuir funções da melhor forma e a definir as limitações das responsabilidades de cada pessoa. Por exemplo, um admin pode ser muito sociável e gostar de interagir com as pessoas, dando as boas-vindas aos novos membros. Já outro admin pode ser excelente em administrar conflitos e se sair melhor em situações delicadas, acalmando os momentos de tensão entre membros.

Combine um horário de trabalho com cada membro da equipe, sem esquecer que os membros da comunidade podem precisar do seu apoio ao longo do ano. Também é uma boa ideia definir qual é a velocidade esperada nas respostas às mensagens ou perguntas dos membros.

Sempre que há trabalho em equipe, conflitos podem surgir. Ao sentir frustração ou irritação, dê um tempo, pense e respire. Se você notar estresse ou agitação por parte de alguém da equipe, peça com gentileza que mantenha a calma e sugira uma pausa.

Da mesma forma que você faz ao gerenciar conflitos dentro da comunidade, antes de decidir como resolver o problema, ouça atentamente e faça perguntas para entender melhor por que a pessoa está se sentindo frustrada. Se as tarefas atribuídas estão causando estresse ou frustração, pense em quais outros papéis seriam mais adequados a essa pessoa.

Antes de remover um admin, converse com a pessoa e informe como as suas ações estão afetando a equipe e a comunidade. Esta é uma oportunidade para você dar feedback e para que possam melhorar seu comportamento.

Se ainda assim não for possível continuar trabalhando em equipe, você pode remover a pessoa da equipe de admins, mas permitir que ela continue a fazer parte da comunidade. Considere enviar um aviso sobre a mudança de papéis, agradecendo a ajuda e desejando boa sorte, e siga em frente.