203: Gestire e assegnare ruoli nelle community con più amministratori

Il miglior modo per selezionare un team di amministratori è cercarli tra i partecipanti più attivi o tra quelli che sai condividere la tua passione per la community e i suoi valori. Puoi anche pubblicare un annuncio per cercare volontari e candidati e valutarli in base ai tuoi obiettivi, osservando la loro attività nei gruppi e le loro interazioni con gli altri partecipanti.

Quando scegli il tuo team di amministratori, pensa anche a ciò che sanno fare che tu invece non sai fare. Avere un team con competenze differenti e complementari ti permetterà di migliorare il lavoro di squadra e le prestazioni. Allo stesso tempo, cerca di includere anche amministratori che riflettano la diversità della community. Rappresentare le differenti prospettive dei partecipanti può essere utile per stabilire una strategia e gestire eventuali problemi riguardante i contenuti o i partecipanti stessi.

Tutti gli amministratori della community possono aggiungere nuovi amministratori a loro volta (fino a venti per community). È buona prassi accordarsi con il proprio team sui criteri in base ai quali si aggiungono i nuovi amministratori, nonché richiedere che tutti gli amministratori ti avvisino e siano allineati con te e/o con gli altri prima di aggiungere nuovi membri al team. Un maggior numero di amministratori aiuterà a distribuire il carico di lavoro, ma la gestione di un numero più elevato di persone può anche aumentare le difficoltà. Assicurati che tutti i nuovi amministratori siano persone con le quali ti senti a tuo agio e lavori bene.

Gli amministratori possono anche rimuovere altri amministratori dalla community. Puoi anche decidere di rimuoverti in autonomia dal ruolo, a meno che tu non abbia creato la community. Se un amministratore della community vuole abbandonare il suo ruolo, informa il tuo team e cerca qualcuno idoneo a prendere il suo posto.

Quando aggiungi nuovi partecipanti e team di amministratori dei gruppi alla tua community, è importante fornire loro massimo supporto tramite formazioni, strumenti e risorse. Ricordati di indirizzarli verso questa sezione sulle community!

Potresti anche creare un gruppo di soli amministratori per favorire l'intesa, cercare assistenza e fornire feedback. Affida agli amministratori esperti il compito di formare i nuovi arrivati, in modo che questi ultimi abbiano qualcuno a cui rivolgersi per cercare aiuto e risposte a eventuali dubbi. Può inoltre essere una buona idea organizzare attività di socializzazione per gli amministratori, in quanto permette loro di rilassarsi e rafforzare i legami.

Fai in modo che i membri del tuo team sappiano quanto li apprezzi, congratulandoti e ringraziandoli pubblicamente per il loro contributo. Motivali e riconosci il loro valore con dei titoli, ad esempio quello di Community Manager, che può essere condiviso sul profilo.

Infine, non dimenticare di prestare attenzione a eventuali segni di sovraccarico, sia emotivo che lavorativo, tra i membri del tuo team. Incoraggiali a mettersi in contatto con gli altri per cercare supporto e prendersi una pausa, se necessario.

Man mano che la tua community cresce e il numero di partecipanti aumenta, diventa più importante suddividere e bilanciare il carico di lavoro tra il team di amministratori. È buona prassi organizzare regolarmente chiamate di gruppo tra gli amministratori, per confrontarsi, discutere dei problemi e dividersi i compiti. Comprendere i diversi punti di forza e competenze presenti all'interno del gruppo di amministratori ti aiuterà nella suddivisione dei ruoli e a concordare i limiti delle responsabilità di ogni amministratore. Ad esempio, alcuni amministratori potrebbero essere molto socievoli e più inclini all'interazione con i partecipanti, o all'accoglienza dei nuovi arrivati; altri, potrebbero invece essere più bravi nel gestire conflitti e situazioni delicate, o nel moderare le discussioni tra i partecipanti alla community.

Cerca di stabilire gli orari di disponibilità con ogni membro del team, tenendo in considerazione anche il tempo da dedicare al supporto per i partecipanti alla community. È inoltre consigliabile definire un tempo di risposta massimo ai messaggi o alle domande dei partecipanti.

Quando si lavora in gruppo, è possibile che sorgano dei conflitti. Se ti assale un senso di frustrazione o rabbia, prenditi del tempo e fai un passo indietro. Se invece ti accorgi che un membro del team si fa prendere da eccessivo stress o agitazione, calma la situazione e lascia che si prenda una pausa.

Come accade nella gestione dei conflitti all'interno della community, ascolta attentamente e fai domande per capire meglio cosa sta provocando frustrazione nell'altra persona, prima di decidere come risolvere la questione. Se non riesce a svolgere i propri compiti con serenità, valuta altri ruoli più consoni.

Prima di rimuovere un amministratore dal suo incarico, fai presente in che modo le sue azioni si stanno ripercuotendo sul team e sulla community. Si tratta di un'occasione per entrambi: tu potrai fornire feedback costruttivi, mentre l'amministratore potrà lavorare sul suo comportamento per migliorarlo.

Se dopo aver preso questi provvedimenti non fosse ancora possibile lavorare assieme, rimuovi l'amministratore dal suo ruolo, pur lasciando che continui a far parte della community. Fare un annuncio riguardo a questo cambio di ruolo potrebbe essere un buon modo per ringraziare e augurare il meglio alla persona in questione, per poi passare oltre.