203: Cómo administrar y asignar roles en comunidades con varios administradores

La mejor manera de formar un equipo de administradores es buscar entre los miembros más activos o los que sabes que comparten tu pasión por la comunidad y sus valores. También puedes publicar un aviso para buscar voluntarios o pedir que se presenten candidatos. Evalúa a los voluntarios y candidatos comparando lo que sabes sobre ellos con tu misión, examinando su actividad en los grupos y sus interacciones con otros miembros.

A la hora de elegir a tu equipo de administradores, piensa en lo que pueden hacer que tú no puedes. Disponer de un equipo con habilidades variadas y complementarias, además de especialidades, te permitirá reforzar el trabajo en equipo y el rendimiento. A su vez, considera incluir administradores que reflejen la diversidad de tu comunidad. Su capacidad para representar las diferentes perspectivas de los miembros puede ser útil a la hora de establecer una estrategia y gestionar cualquier desafío con el contenido o los miembros.

Todos los administradores de comunidades pueden añadir nuevos administradores, hasta un máximo de 20 administradores por comunidad. Te recomendamos que acuerdes con tu equipo de administradores los criterios para añadir nuevos administradores. Establece también la pauta de que todos los administradores, antes de añadir a alguien nuevo al equipo de administradores de la comunidad, deben notificarlo y comentarlo contigo y los demás administradores. Al haber más administradores, se distribuirá mejor la carga de trabajo, pero el hecho de que haya más gente también aumenta la complejidad. Asegúrate de que los nuevos administradores sean personas con las que todos se sienten cómodos trabajando.

Los administradores de la comunidad pueden eliminar a otros administradores de la comunidad. Tú también puedes eliminarte a ti mismo, a menos que seas el creador de la comunidad. Si un administrador de la comunidad ya no quiere seguir cumpliendo ese rol, informa a tu equipo y busca a alguien adecuado para sustituirlo.

Cuando añadas nuevos miembros a tus equipos de administradores de la comunidad o de grupos, es importante que los apoyes dándoles acceso a formación, herramientas y recursos. ¡Recuerda dirigirlos a este Centro de aprendizaje de Comunidades!

Evalúa la posibilidad de crear un grupo exclusivo para administradores para que el equipo pueda estar conectado, pedir consejos y dar su opinión. Cuando se sume alguien nuevo, asígnale a un administrador existente como mentor o compañero, para que tenga una persona a la que pueda pedir ayuda y plantear las dudas que pueda tener. Te recomendamos que organices actividades sociales con regularidad para que los administradores se relajen, se relacionen y refuercen sus vínculos.

Asegúrate de que tu equipo sepa cuánto lo valoras felicitándolo y agradeciéndole públicamente su servicio. Motiva a los miembros reconociendo su contribución con un título, como Community manager, que puedan compartir en su perfil.

No olvides buscar señales de sobrecarga de trabajo o emocional entre los miembros del equipo. Anímales a recurrir a otros miembros del equipo en busca de apoyo y a tomarse un descanso si lo necesitan.

A medida que tu comunidad crece y el número de miembros aumenta, es importante compartir y equilibrar la carga de trabajo en el equipo de administradores. Es aconsejable programar llamadas en grupo regulares entre los administradores para compartir información, comentar problemas y coordinar las tareas. Conocer las diferentes fortalezas y habilidades que tienes en tu equipo de administradores te ayudará a asignar los roles de la mejor forma posible y acordar las limitaciones de las responsabilidades de cada administrador. Por ejemplo, puede que un administrador sea muy sociable y disfrute interactuando con los miembros y dando la bienvenida a quienes son nuevos en la comunidad. Quizá otro administrador tenga facilidad para la gestión de conflictos y sepa manejar las situaciones delicadas y calmar los ánimos entre los miembros.

No olvides hablar y acordar el horario de trabajo de cada miembro del equipo considerando cómo podrían necesitar apoyo los miembros de la comunidad durante todo el año. Es recomendable comentar con qué rapidez se espera que respondas los mensajes y las preguntas de los miembros.

Cuando se trabaja como equipo, es posible que surjan conflictos. Si sientes frustración o algo te irrita, tómate tu tiempo para tomar un poco de distancia. Si notas que un miembro del equipo se está estresando o está demasiado nervioso, comunícale empatía y sugiérele que se tome un descanso.

Al igual que cuando gestionas conflictos en la comunidad, escucha con atención y haz preguntas para comprender mejor por qué la otra persona se siente frustrada antes de decidir cómo resolver el problema. Si sus tareas le causan estrés o frustración, piensa en otros roles que podrían ser más adecuados para esa persona.

Antes de eliminar a un administrador, ten una conversación con esa persona y explícale cómo afectan sus acciones al equipo de administradores y a la comunidad. Es una oportunidad para hacerle comentarios relevantes y permitir que esa persona corrija y mejore su comportamiento.

Si sigue sin poder trabajar de manera eficaz, elimina a esa persona del equipo de administradores, pero permítele quedarse en la comunidad. Evalúa la opción de publicar un aviso en el que informes sobre el cambio de roles y le desees lo mejor a esa persona, para luego seguir adelante.