203: Verwaltung und Zuweisung von Rollen in Communitys mit mehreren Administratoren

Wenn du auf der Suche nach neuen Mitstreitern für dein Admin-Team bist, sieh dir am besten einmal die aktivsten Mitglieder eurer Community an – oder die, von denen du weißt, dass ihnen die Community und ihre Werte ebenso am Herzen liegen wie dir. Du kannst natürlich auch einen Beitrag schreiben, in dem du um Meldungen von Freiwilligen oder um Nominierungen bittest. Wenn du die Freiwilligen und Nominierten sichtest, berücksichtige, was du über sie und ihre Haltung zur Mission eurer Community weißt. Betrachte ihre Aktivität in den Gruppen und ihre bisherigen Interaktionen mit den anderen Mitgliedern.

Überlege, ob sie vielleicht über Fähigkeiten verfügen, die dir fehlen. Verschiedene und einander ergänzende Kompetenzen, aber auch Spezialisierungen der Mitglieder sind eine gute Basis für ein leistungsstarkes und kooperatives Team. Überlege auch, Admins aufzunehmen, die die Zusammensetzung eurer Community in all ihrer Diversität widerspiegeln. Sie sind besonders geeignet, die unterschiedlichen Perspektiven eurer Mitglieder einzubringen, was sehr hilfreich bei der Gestaltung eurer langfristigen Ausrichtung und bei Auseinandersetzungen um Inhalte oder unter Mitgliedern sein kann.

Alle Community-Admins können neue Admins ernennen – insgesamt bis zu zwanzig pro Community. Es ist ratsam, sich im Admin-Team auf klare Kriterien für die Aufnahme neuer Admins zu einigen. Ihr solltet auch vereinbaren, dass sich alle Teammitglieder vor der Aufnahme neuer Admins mit dem gesamten übrigen Team abstimmen. Auch wenn sich Arbeiten und Aufgaben besser auf viele Schultern verteilen lassen, kann die Zusammenarbeit in allzu großen Admin-Teams gelegentlich doch recht kompliziert sein. Achte darauf, dass alle neuen Administratoren Personen sind, mit denen die übrigen Mitglieder mit einem guten Gefühl zusammenarbeiten können.

Community-Admins können andere Admins aus der Community entfernen. Sofern du nicht die Person bist, die die Community begründet hat, kannst du dich auch selbst aus ihr entfernen. Wenn ein Mitglied des Admin-Teams dieses verlassen möchte, informiere dein Team und suche nach einem geeigneten Ersatz für die Funktion dieses Mitglieds.

Wenn neue Mitglieder in eure Community- und Gruppenadmin-Teams aufgenommen werden, besteht eine wichtige Aufgabe darin, ihnen Schulungsmaterialien, Tools und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um sie zu fördern. Denke daran, sie auf dieses Communities Learning Center aufmerksam zu machen.

Vielleicht kannst du auch eine Gruppe „Nur für Admins“ einrichten, in der sich die Teammitglieder austauschen, nach Rat fragen und einander gegenseitig Feedback geben können. Bestimme ein älteres Mitglied des Admin-Teams, das den Neumitgliedern als Mentor oder Buddy zur Seite steht, und an das sie sich wenden können, wenn sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen. Eine gute Idee ist es auch, regelmäßige gemeinsame Freizeitaktivitäten für die Admins zu organisieren, bei denen sich die Teammitglieder entspannen, untereinander austauschen und ihre Verbindungen stärken können.

Lasse die Mitglieder deines Teams immer wissen, wie wichtig sie für dich sind. Gratuliere ihnen und danke ihnen öffentlich für Ihre Mitarbeit. Du kannst ihren Beitrag auch mit einem motivierenden Titel wie zum Beispiel „Community Manager“ anerkennen, der öffentlich in ihrem Profil angezeigt wird.

Achte unbedingt auf Anzeichen emotionaler oder arbeitsmäßiger Überlastung bei den Mitgliedern deines Teams. Ermutige sie, bei Bedarf andere Admins um Unterstützung zu bitten und, wenn nötig, eine Pause einzulegen.

Je weiter die Mitgliederzahl deiner Community steigt, umso wichtiger wird es, die anfallende Arbeit im Team zu verteilen. Es hat sich bewährt, regelmäßige Gruppenanrufe mit dem Admin-Team abzuhalten, bei denen Informationen weitergegeben, Probleme besprochen und Aufgaben verteilt werden können. Für die Vergabe von Funktionen im Team und die Vereinbarung der Zuständigkeitsgrenzen der einzelnen Admins ist es hilfreich, gut über deren unterschiedliche Stärken und Kompetenzen Bescheid zu wissen. So könnte es zum Beispiel ein sehr kontaktfreudiges Mitglied in deinem Team geben, das gerne die Kommunikation mit den Mitgliedern übernimmt und Neuankömmlinge in der Community begrüßt. Ein anderes Teammitglied ist möglicherweise gut darin, Konflikte zu lösen und beruhigend auf schwierige Situationen einzuwirken.

Denke daran, mit jedem Mitglied des Teams seine Arbeitszeiten zu besprechen und zu vereinbaren. Berücksichtige dabei, welche Unterstützung die Mitglieder der Community voraussichtlich im Laufe des Jahres benötigen werden. Es ist auch ratsam, sich über den Zeitrahmen zu verständigen, innerhalb dessen eine Reaktion auf Nachrichten oder Fragen von Mitgliedern erfolgen sollte.

Wo Menschen in Teams zusammenarbeiten, können Konflikte auftreten. Wenn du enttäuscht oder verärgert bist, nimm dir einen Moment Zeit, um etwas Abstand zu gewinnen. Wenn du bemerkst, dass ein Teammitglied sehr angespannt oder verärgert ist, kommuniziere empathisch mit ihm und empfiehl ihm, eine Auszeit zu nehmen.

Wie bei Konflikten in der Community solltest du auch bei solchen im Admin-Team zunächst aufmerksam zuhören und nachfragen, um besser zu verstehen, wovon dein Gegenüber enttäuscht ist. Triff erst danach die Entscheidung darüber, wie das Problem gelöst werden soll. Wenn es seine Aufgaben sind, die die Verärgerung oder Überlastung des Teammitglieds verursachen, könnte es vielleicht eine geeignetere Funktion übernehmen.

Falls du ein Mitglied aus dem Admin-Team entfernen möchtest, sprich zunächst mit ihm und erkläre ihm, welche Folgen seine Handlungen für das Team und die Community haben. Dieses Gespräch ist für dich eine Möglichkeit, Feedback zu geben, und für das Teammitglied, an seinem Verhalten zu arbeiten und es zu verbessern.

Sollte eine fruchtbare Zusammenarbeit zwischen euch am Ende doch nicht möglich sein, entferne das Mitglied aus dem Admin-Team, aber lass es Mitglied der Community bleiben. Vielleicht ist es auch sinnvoll, eine Ankündigung zu der Veränderung dieser Funktion zu schreiben, in der du dem aus dem Team scheidenden Mitglied alles Gute für die Zukunft wünschst.