Groupes dédiés à la santé

Avant de créer votre communauté, réfléchissez à votre objectif : voulez-vous coordonner et gérer des programmes de santé communautaire, offrir un service de formation et d'encadrement aux agents de santé, sensibiliser à un problème de santé ou autre chose ? En vous fixant un objectif, vous pourrez plus facilement décider qui inclure dans la communauté et dans quels groupes. Vous pouvez créer ou ajouter des groupes pour rassembler :

• les agents de santé par zone géographique ;
• les agents de santé par compétences ;
• les agents de santé par spécialités ou programmes ;
• les nouvelles recrues en formation initiale ;
• les agents de santé en formation continue ;
• les responsables ou personnes chargées de coordonner les programmes ;
• l'équipe de direction de l'hôpital ;
• les équipes soignantes, qui comprennent les médecins, le personnel infirmier et les aides médico-sociales ;
• l'équipe responsable du matériel médical et pharmaceutique ;
• leaders de communauté.

Définir des objectifs clairs pour votre communauté aidera votre équipe d'admins et vos membres à créer des groupes adaptés. Par exemple, si l'objectif de votre communauté est de fournir aux familles une formation à la santé et des soins de base, vous pouvez créer ou ajouter des groupes dédiés à la santé maternelle et néonatale ou à la santé mentale. Vous pouvez aussi créer des groupes pour partager des success stories ou des solutions aux problèmes rencontrés au sein des communautés. Cependant, il pourrait être déconseillé de créer des groupes sociaux dans cette communauté.

Les admins de la communauté sont responsables de la création d'un espace sécurisé et accueillant où les membres peuvent interagir, échanger sur leurs difficultés et célébrer leurs réussites. En définissant et en faisant appliquer un code de conduite clair dans votre communauté WhatsApp, vous entretiendrez une atmosphère positive et cordiale. Un code de conduite est un ensemble de règles, de principes et de valeurs qui aident votre communauté à comprendre quels comportements et contenus sont autorisés ou interdits.

Il existe un certain nombre de risques dont il faut avoir conscience lors de la gestion de groupes en ligne comptant beaucoup de membres. Assurez la sécurité de votre communauté en définissant des règles claires pour votre équipe d'admins de communauté et de groupe, notamment en ce qui concerne :

• Les liens d'invitation aux groupes. Ils peuvent être extrêmement utiles si les groupes dédiés aux programmes changent régulièrement. Cependant, les liens ne doivent être envoyés qu'aux destinataires par message privé, accompagnés d'un avertissement indiquant qu'ils ne doivent pas être transmis à des contacts externes. Collaborez avec les admins de votre communauté et de vos groupes pour surveiller et exclure rapidement toute personne que vous ne reconnaissez pas.
• Le partage d'informations personnelles et sensibles. Idéalement, votre code de conduite ou les règles de la communauté sont là pour dissuader les membres de partager leurs informations personnelles ou celles d'autres personnes, telles que des adresses physiques ou e‑mail, et d'autres informations confidentielles. Dans le code de conduite, il est conseillé de rappeler aux membres qu'il n'est pas approprié de partager certaines informations avec l'ensemble du groupe. Si des informations personnelles et sensibles sont partagées dans un groupe de soutien, conseillez aux membres de les envoyer sous forme de messages éphémères.
• Les fausses informations. Les agents de santé, qui travaillent en première ligne, font souvent face à de fausses informations provenant de membres de leur communauté et des bénéficiaires. Assurez-vous de former vos admins de communauté et de groupe à aider les membres à comprendre comment vérifier les informations reçues, ainsi qu'à agir rapidement pour empêcher les fausses informations et les canulars de se répandre en supprimant les messages. Les admins peuvent temporairement activer le paramètre "Admins uniquement" dans "Envoi de messages" pour empêcher les membres d'envoyer des messages.
• La gestion des conflits. Les différences de personnalités, de croyances, d'opinions et d'attentes peuvent entraîner des conflits, en particulier lorsque les agents de santé communautaire, l'équipe de soins et la direction de l'hôpital proviennent d'horizons et de cultures différents. Il est important de promouvoir la diversité dans votre communauté. Pour ce faire, vous pouvez soutenir les admins de groupe en leur offrant des conseils et une formation sur la gestion des conflits.

Dans les communautés axées sur la santé, une organisation claire doit être mise en place pour nommer les admins de communauté et de groupe, communiquer efficacement et répartir les responsabilités.

Il est préférable de choisir des leaders, des responsables ou des personnes occupant des rôles spécifiques au sein de vos différents groupes comme admins de communauté. Par exemple, vous pouvez choisir des responsables de santé communautaire aux compétences variées, des cadres de l'administration hospitalière ou des infirmiers ou infirmières en chef. Tenez aussi compte des compétences et de l'accès aux informations dont vos admins auront besoin pour que la communication avec les membres de la communauté se fasse de manière efficace et pertinente. Chaque admin a une capacité de travail et des disponibilités différentes. Il est donc particulièrement important de recruter suffisamment de personnes pour répartir la charge de travail, éviter le surmenage et assurer la pérennité de votre communauté. Il est conseillé de nommer au moins deux admins par communauté et deux admins par groupe, et de créer un groupe réservé aux admins pour les soutenir dans l'accomplissement de leurs tâches.

Lorsque vous recrutez des admins de communauté et de groupe, choisissez des personnes qui :

• respectent le code de conduite et l'objectif de votre communauté ;
• sont empathiques, sociables et résilientes ;
• ont le temps et la capacité de coordonner et de gérer des groupes ;
• ont l'expérience et les compétences nécessaires pour soutenir les membres de leurs groupes ;
• communiquent régulièrement et peuvent libérer du temps pour vous rencontrer, vous et les autres admins, partager des connaissances, des recommandations, des photos, des histoires ou des données.

Pour encourager les membres à participer, il est important de s'assurer que les informations fournies dans le groupe d'annonces sont pertinentes et utiles pour tout le monde. Cela peut inclure des annonces concernant :

• des événements récents ou à venir en matière d'éducation, de dépistage et de vaccination dans le cadre de la santé communautaire ;
• des informations sur la santé communautaire et des alertes des agences de santé locales ;
• les conditions d'entrée et formations aux nouveaux programmes de santé communautaire ;
• le bien-être des agents de santé communautaire et l'accès à des ressources d'aide ;
• la reconnaissance et l'appréciation de chaque agent de santé communautaire.

Il est important de définir l'objectif de chaque groupe au sein de la communauté. En fonction de leurs objectifs, vous pouvez collaborer avec les admins de groupe pour décider du format, de la fréquence et du contenu des communications. Il peut être utile :

• d'envoyer les horaires des réunions de groupe des agents de santé communautaire ou des séances d'encadrement ;
• d'envoyer des formulaires et des rappels à des fins de tenue de registre et d'envoi de rapports ;
• de partager des recommandations ou expériences qui pourront être utiles aux agents de santé communautaire, aux bénéficiaires et aux patients et patientes ;
• d'envoyer des messages aux groupes d'agents de santé communautaire pour leur demander leur avis ou répondre aux questions fréquentes ;
• de partager des success stories ou des demandes urgentes avec l'équipe de direction de l'hôpital ;
• d'envoyer aux équipes de soins les rapports, les questions et les demandes concernant les maladies touchant la communauté et le traitement des patients et patientes.

La création de liens forts et l'expression de votre reconnaissance sont essentiels pour garantir la motivation et montrer votre soutien aux agents de santé communautaire. Exprimez votre reconnaissance à vos membres en @mentionnant des personnes publiquement pour les remercier de leur contribution. Vous pouvez aussi saluer leurs réalisations en partageant des histoires et des photos. Demandez aux membres de donner leur avis sur les informations qui leur sont utiles et sur celles qui leur manquent. Les admins de communauté et de groupe peuvent également communiquer dans le groupe réservé aux admins pour faire part de leurs commentaires sur ce qui fonctionne bien et moins bien, quels groupes pourraient être ajoutés ou supprimés pour que les conversations restent pertinentes, et si certaines annonces doivent être partagées dans un groupe ou dans la communauté.