102: Come essere un buon amministratore di community

Gli amministratori devono agire tempestivamente e in modo severo per far rispettare le regole della community quando si trovano di fronte a comportamenti o contenuti inappropriati, in modo da creare un ambiente in cui i partecipanti si sentano sicuri e a loro agio quando si esprimono. È buona prassi valorizzare le interazioni positive, per esempio mostrando apprezzamento per i partecipanti che dimostrano un comportamento consono e rispettano le regole della community. Condividi regolarmente materiale informativo per i partecipanti, e rendili consapevoli e responsabili dei contenuti che stanno condividendo o supportando.

Se viene postato o condiviso del materiale offensivo, cancellalo rapidamente e se necessario segnala e rimuovi il partecipante che lo ha condiviso. Porgi le scuse al gruppo e ribadisci che tutti possono cancellare ogni tipo di contenuto inappropriato sui propri dispositivi. Si tratta anche di un'ottima opportunità per ribadire al gruppo quali regole della community si applicano in questi casi. Delle buone regole creano uno spazio sicuro e stabiliscono chiaramente quello che i partecipanti dovrebbero o non dovrebbero fare all'interno della community.

Esorta i partecipanti a impegnarsi positivamente e ad avvisarti della presenza di comportamenti negativi che violino le regole della community. Informali che possono mettersi in contatto con te e con il tuo team di amministratori se hanno qualsiasi domanda o preoccupazione.

Fai comunque presente ai membri che far parte di una community non significa poter mettersi in contatto con gli altri partecipanti in qualsiasi momento. Utilizza WhatsApp sempre in modo responsabile, e ricorda di chiedere il permesso prima di fare qualcosa e di rispettare gli spazi altrui:

• Invia messaggi alle persone che conosci, a chi ti contatta per primo o a chi chiede di essere contattato;
• Evita di scrivere a chi ti chiede di non farlo.

Come bloccare e segnalare contatti

In qualità di amministratore, il tono delle tue comunicazioni influirà sul modo in cui i partecipanti comunicano e interagiscono gli uni con gli altri. L'ascolto è importante per capire, guidare e offrire supporto quando si gestisce un conflitto o vengono sollevate delle preoccupazioni. Interagire con empatia significa metterti nei panni di qualcun altro per capirne il punto di vista e i sentimenti mentre comunicate.

Per creare una community rispettosa, dai il buon esempio:

• Mantenendo gentilezza ed educazione;
• Dimostrando di avere una mentalità aperta e accettando le opinioni differenti;
• Mostrando sensibilità verso i partecipanti;
• Trattando tutti alla pari;
• Rifiutando pregiudizi e stereotipi.

L'empatia ti aiuterà anche a concentrarti sulle necessità e le motivazioni dei partecipanti. Non smettere di chiederti perché una persona fa parte della tua community e come puoi aiutarla a raggiungere i suoi obiettivi. I partecipanti saranno più predisposti a condividere e a interagire se percepiscono sincerità e mostri di aver a cuore i loro interessi.

Come attivare e disattivare i messaggi effimeri in un gruppo

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Community di WhatsApp aiuta gli amministratori ad organizzare le conversazioni in modo più efficace, riducendo il carico di lavoro nella gestione di numerosi partecipanti e gruppi in una community ampia.

Per essere efficace ed efficiente, lavora assieme al tuo team di amministratori per gestire il tempo e il carico di lavoro. Ecco alcuni consigli che potrebbero tornarti utili:

1. Condividi le responsabilità. Prepara il tuo team in modo che si senta sicuro nello svolgimento del proprio ruolo e nelle decisioni da prendere.
2. Pianifica in anticipo. Raccogli idee assieme al tuo team e crea un piano d'azione e una cronologia di contenuti programmata, per accordarvi sui messaggi prima di fare comunicazioni pubbliche.
3. Imposta dei limiti. Comunica ai partecipanti e ai gruppi quando potranno trovarti online, in modo che possano organizzarsi. Non ci si aspetta da nessuno che lavori 24 ore su 24, quindi utilizza le impostazioni di notifica per evitare sovraccarichi. Puoi personalizzare le tue notifiche in base al gruppo o ai partecipanti, o decidere di silenziarle.

È importante anche ricordarsi che il team ha una vita al di fuori della community. Rispettare il tempo libero di ognuno permetterà a tutti di godere di un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Come gestire le notifiche

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Potrebbe arrivare il momento in cui tu non abbia più voglia di continuare a esercitare il ruolo di leader della community, oppure l'obiettivo della community potrebbe essere stato portato a termine. Se le circostanze cambiano, potrebbe essere il momento di avviare una transizione verso un nuovo amministratore o la disattivazione della community.

Sarebbe meglio pensare subito a chi potrebbe essere il tuo miglior rimpiazzo prima di parlarne con il resto del team. Se decidi di rinunciare, puoi rimuoverti dal ruolo di amministratore e poi lasciare la community abbandonando tutti i gruppi dei quali fai parte.

Prima di decidere se disattivare la community invece, valuta se sia ancora prospera e sana. Fatti queste domande:

• La maggior parte dei partecipanti sono ancora attivi e interagiscono tra loro?
• Ci sono molti nuovi gruppi o partecipanti che richiedono di iscriversi alla community?
• Ci sono molti partecipanti e gruppi che abbandonano la community?
• Il numero totale di partecipanti diminuisce costantemente?

Se le conversazioni stanno diminuendo, la community non viene più utilizzata o se il suo obiettivo è stato portato a termine, forse è arrivato il momento di disattivarla.

La disattivazione della community renderà la bacheca degli avvisi inutilizzabile, e rimuoverà tutti i gruppi dalla home page della community. I gruppi, tuttavia, potranno ancora essere utilizzati e i partecipanti potranno continuare a collegarsi e a inviare messaggi. Prima di disattivare la community, comunica la tua intenzione di disattivarla tramite messaggio.