102 : Comment remplir avec succès le rôle d'admin de communauté

Les admins doivent agir rapidement pour faire respecter strictement les règles de leur communauté face à un comportement ou à des contenus inappropriés, afin de créer un environnement où les membres se sentent en sécurité et assez à l'aise pour s'exprimer. Il est bon de mettre en valeur les interactions positives, par exemple en félicitant les membres dont le comportement est constructif et qui respectent les règles de la communauté. Partagez régulièrement des ressources pour éduquer vos membres, qui doivent prendre conscience et assumer la responsabilité du contenu qu'ils partagent et approuvent.

En cas de publication ou de partage de contenu offensant indésirable, prenez rapidement des mesures pour le supprimer et, si nécessaire, pour signaler et exclure les membres qui en sont à l'origine. Présentez vos excuses au groupe et rappelez que chaque membre peut également supprimer tout contenu inapproprié sur son propre appareil. Il s'agit d'une bonne occasion de rappeler au groupe les règles de la communauté au sujet de ces comportements. De bonnes règles permettent de créer un espace sécurisé et de fixer des attentes claires sur ce que les membres peuvent faire ou non.

Encouragez les membres à interagir positivement et à vous alerter sur les comportements négatifs qui enfreignent les règles de la communauté. Invitez-les à s'adresser à votre équipe d'admins et à vous en cas de questions ou de préoccupations.

Rappelez que le fait d'être membre n'autorise pas à s'adresser n'importe quand à n'importe quelle personne faisant partie de la communauté. Utilisez toujours WhatsApp de manière responsable, sans oublier de demander les autorisations nécessaires et de respecter les limites :

• Envoyez uniquement des messages aux membres que vous connaissez, avec qui vous avez eu des échanges précédemment ou qui vous ont demandé de les contacter.
• Abstenez-vous de contacter des membres vous ayant demandé de ne plus leur envoyer de messages.

À propos du blocage et du signalement de contacts

En tant qu'admin, le ton de vos communications influence la façon dont les groupes et les membres échangent et interagissent. Pour gérer un conflit ou répondre à des préoccupations, il est important d'être à l'écoute afin de comprendre et d'apporter conseils et soutien. Faire preuve d'empathie consiste à vous mettre à la place d'une autre personne pour comprendre son point de vue et ses sentiments lorsque vous communiquez avec elle.

Pour créer une communauté respectueuse, montrez toujours l'exemple :

• Faites preuve de bienveillance et de politesse.
• Démontrez votre ouverture d'esprit et acceptez les points de vue différents.
• Soyez sensible aux attentes des membres.
• Traitez tout le monde sur un pied d'égalité.
• Combattez les préjugés et les stéréotypes.

L'empathie vous aide également à vous concentrer sur les besoins et les motivations des membres. Demandez-vous en permanence pourquoi chaque membre fait partie de votre communauté et comment vous pouvez l'aider à atteindre ses objectifs. Les membres auront plus de facilité à partager et à interagir si vous leur montrez que vous êtes sincère et que vous gardez leurs intérêts à l'esprit.

Comment activer ou désactiver les messages éphémères dans un groupe

Android | iPhone

Les communautés WhatsApp aident les admins à organiser les conversations plus efficacement et réduisent la surcharge de travail lorsqu'il faut gérer un grand nombre de membres et groupes dans une vaste communauté.

Pour plus d'efficacité et de performances, collaborez avec votre équipe d'admins afin de gérer votre temps et votre charge de travail. Voici quelques conseils à prendre en compte :

1. Partagez les responsabilités. Formez votre équipe afin que ses membres se sentent en confiance dans leur rôle et dans leur propre prise de décision.
2. Planifiez à l'avance. Organisez une séance de brainstorming avec votre équipe et créez un plan d'action et un calendrier relatif au contenu, afin de vous aligner sur les messages avant leur communication.
3. Définissez des limites. Indiquez aux membres et aux groupes à quel moment vous serez en ligne pour répondre à leurs attentes. Personne ne devrait travailler 24 h/24 et 7 j/7. Utilisez le paramètre de notification pour ne pas vous laisser submerger. Vous pouvez personnaliser vos notifications par groupe ou par membre, ou encore choisir le mode silencieux.

Il est important de vous souvenir que votre équipe a une vie en dehors de la communauté. Le respect mutuel du temps personnel permettra à tout le monde de trouver un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Comment gérer vos notifications

Android | iOS | Web

Il peut arriver que vous ne souhaitiez plus continuer à mener une communauté, ou que l'objectif de cette dernière soit déjà atteint. En cas de changement de situation, vous pouvez passer la main à un ou une autre admin ou désactiver la communauté.

Commencez par réfléchir à la personne qui serait la plus apte à reprendre votre rôle, puis parlez-en à l'ensemble de votre équipe d'admins. Si vous décidez de démissionner, vous pouvez renoncer à votre rôle d'admin puis quitter la communauté en quittant tous les groupes rejoints.

Avant de prendre des mesures pour désactiver une communauté, demandez-vous si elle est toujours bien vivante et saine. Posez-vous les questions suivantes :

• Est-ce que la plupart des membres sont en activité et interagissent ?
• Y a-t-il beaucoup de nouveaux groupes et membres qui demandent à rejoindre la communauté ?
• Est-ce que beaucoup de membres et de groupes quittent la communauté ?
• Le nombre total de membres diminue-t-il constamment ?

Si moins de personnes interagissent dans la communauté, si elle n'est plus utilisée ou si son objectif a été atteint, il peut être approprié de la désactiver.

La désactivation de la communauté rendra le groupe d'annonces inutilisable et supprimera les groupes de la communauté. Cependant, les groupes resteront utilisables et leurs membres pourront continuer à communiquer et à envoyer des messages. Diffusez un dernier message pour prévenir les membres de votre communauté avant de la désactiver.