支援或志工團體

在建立您的社群之前，請考慮您的目的：協調執行專案、直接向有需要的人提供資源、提高社會議題的能見度，還是其他目的？確定社群目的可讓您決定要將哪些成員加入社群，進而決定將他們分到哪些群組。您可以建立或新增以下群組：

• 按地理區域劃分的志工
• 按技能組合的志工
• 專案或活動的志工
• 專案負責人或志工協調員
• 新的迎新志工
• 志工收集和分享最佳作法
• 負責收集和分享計畫成果故事的志工
• 按需要或急迫性劃分的受益人
• 按地理區域劃分的受益人
• 按專案或興趣領域劃分的捐款人。

清晰的社群目的能讓您的管理團隊和成員瞭解選擇特定群組加入社群的原因。例如，如果您的部分目的是替低收入家庭提供食物，您可以建立或加入參與食物準備和送餐的群組，甚至包括一群致力於指導新人的志工。相對地，另一個單純對共同社會議題感興趣的志工群組則不會受邀加入該社群。

您所在社群的聲譽和成員的參與，會影響您的招募成果以及與志工和捐款人的互動。身為社群的一員，您為受益人提供的體驗同樣十分重要。要建立健康正向的環境，在 WhatsApp 上建立一系列社群的行為規範非常重要。行為規範是指導您的社群成員瞭解社群中允許或禁止的行為和內容規則、原則和價值觀。

在管理志工群組時，需要密切注意部分風險。為社群和群組管理員制定明確的指示非常重要：

• 審查新的志工、捐款人和受益人。建議您先檢查全數檢查後，再將所有聯絡人新增至您社群下的群組。將不符預期、使用錯誤方式或意圖不軌的人新增至群組中可能會對其他群組成員造成傷害。您可以考慮為群組管理員設定一些條件或問題，讓他們在新增群組中的潛在成員前先進行詢問。在將新志工新增到志工群組之前，建議您為新志工建立一個培訓群組並與他們互動。
• 新增捐款人和受益者群組。所有社群管理員及其所屬群組的所有成員都可以看到成員的聯繫電話。在加入社群中的任何群組之前，請確保捐款人和受益群組中的成員瞭解並同意這一點。尤其是捐款人，可能不想與他人分享自身的聯繫方式。受益社群（例如青年或低收入家庭）可能由於各種原因而更容易暴露在受害風險中，因此不希望其他人知道自身需要協助或正在接受援助。
• 分享私人和敏感資訊。理想情況下您的行為規範或社群規則不鼓勵成員分享任何人的個人資訊，例如住家地址或電子郵件。我們也建議您要求新成員在加入之前詳閱社群的隱私政策。但是如果需要分享個人聯絡資訊以進行志工協調，請謹記提醒成員只使用 Direct 訊息功能聯絡群組管理員，而不是在群組內分享自身訊息。如果要在支援群組內分享敏感的個人訊息或經驗，建議成員使用限時訊息。

管理志工並與受益人進行適當的溝通需要一些技巧。在招募社群和群組管理員時，尋找以下人員：

• 對事業充滿熱情
• 致力於維護您社群的價值觀和行為規範
• 有時間和能力協調和管理群組
• 具有支援志工群組的適當經驗和技能
• 有時間定期與您和其他管理員交流和會面，分享經驗、最佳作法、照片、故事或資料點
• 有高度自我意識並在自己需要休息時表達自己需求。

在志工社群中，成員們在平衡生活其他事務時仍奉獻自己的時間。由於每個成員的工作量和能力都不同，因此招募足夠的群組管理員能有效分擔工作量，避免倦怠，並確保您的社群可持續發展。最好為每個群組至少指定兩名社群管理員和兩名群組管理員，並設置一個僅限管理員的群組，用於溝通、協調和支援您的管理員團隊。您可以考慮為管理員設置工作時間，在時間內回應問題並確保管理員可以負責不同的班表。

為了讓您的社群保持高度參與，請務必確保公告群組為每個人提供有價值且相關的資訊。這可能包括關於以下內容的公告：

• 對志工和捐款人的肯定和讚賞
• 近期專案成果
• 新的捐款人加入
• 新專案的開始
• 為新專案或角色徵求新志工
• 新的群組加入
• 歡迎新的志工
• 更大的社群參與機會。

建議您考慮社群內各個群組的成立目的。根據他們的目標，您可以與群組管理員一起指導他們交流的格式、頻率和內容。這對以下方面很實用：

• 向志工群組發送聚會或專案工作的時間表
• 分享有助於志工或受益人的最佳作法或經驗
• 與捐助團體分享成功案例或具體、緊急的要求。

肯定他們的幫助和保持聯繫是確保志工參與度的關鍵。透過在群組中回覆他們的訊息、@ 提及個人的貢獻以及透過分享故事和照片，讚揚成就和亮點來感謝您的志工群組成員。