支援或義工群組

建立社群前，應先考慮您的目標︰想協調地區項目、直接向有需要人士提供社會支援、提高公眾對某事件的關注，還是其他？認清目標能助您決定在社群中加入哪些成員，以及將成員加入哪些群組。您可以建立或新增以下群組：

• 按地理區域劃分的義工；
• 擁有不同技能的義工；
• 參與不同項目或活動的義工；
• 項目領導或義工統籌員；
• 迎新義工；
• 負責收集和分享最佳做法的義工；
• 負責收集和分享有影響力的項目故事的義工；
• 有不同需要或問題的受助人；
• 按地理區域劃分的受助人；
• 按項目或興趣範疇劃分的捐贈者。

明確的社群目標能助您的管理員團隊和成員了解新增或不新增個別群組的原因。例如，如果您想為低收入家庭提供食物，可以建立或新增從事食物製作和食物配送的群組，或者專門用作指導新義工的群組。然而，因共同興趣而聯繫的義工就不應加入群組。

您社群的聲譽和成員的參與會影響招募工作，以及義工和捐贈者的互動。您為受助人提供服務的過程同樣重要。為建立健康正面的環境，在 WhatsApp 社群中制訂行為規範十分重要。行為規範訂明一系列規則、原則和價值，讓您的社群明白哪些行為和內容可接受和不可接受。

管理義工群組時，您需要密切關注某些風險。因應以下事項，您應為社群和群組管理員提供清晰指引︰

• 審查新義工、捐贈者和受助人。加入社群的群組前，應先檢查所有聯絡人。在群組新增一些有錯誤期望、做事方式或意圖的成員，可能會對其他成員造成傷害。您可以考慮替群組管理員設立一些標準或問題，讓管理員將潛在成員加入群組前先進行提問。在義工群組加入新義工前，建立迎新小組為他們提供培訓並與他們互動，是個不錯的做法。
• 新增捐贈者和受助人群組。所有社群管理員及所屬群組的所有成員都能查看成員的聯絡電話號碼。確保捐贈者和受助人群組的成員在加入社群的任何群組前，了解並同意這一點。特別對於捐贈者，他們可能不願意分享其聯絡方法。青年或低收入家庭等受助人社群，可能會因各種原因而格外敏感，並可能不想披露他們有需要或正在接受援助。
• 分享私人和敏感資料。在理想情況下，您的社群規則或行為規範可阻止成員分享個人資料，例如居住地址或電郵。您亦可考慮在允許新成員加入前，要求新成員確認並了解您社群的私隱政策。然而，如因統籌工作而需要分享個人聯絡資料，須謹記提醒成員直接向群組管理員傳送有關訊息，而非在群組中分享。如果支援群組需要分享敏感的個人資料或經驗，建議成員使用自動刪除訊息功能。

管理義工並與受助人妥善溝通的所需技巧。招募社群和群組管理員時，尋找符合以下條件的人士：

• 對服務充滿熱誠；
• 遵循社群價值和行為規範；
• 有時間和能力統籌和管理團隊；
• 擁有適當的經驗和技能來支援群組中的義工或受助人；
• 有時間定期與您和其他管理員交流和會面，分享新知識、最佳做法、相片、動態或數據點；
• 有自我意識，需要休息時會與您溝通。

在義工社群中，成員犧牲其他活動，付出他們的時間。每個成員在不同時間可處理的工作量有所不同，因此最好招募足夠群組管理員來分擔工作，避免工作量過多，同時能確保社群得以持續發展。建議為每個群組委任至少兩名社群管理員和兩名群組管理員，並建立一個「僅限管理員」 的群組，以進行溝通和協調，並支援您的管理員團隊履行職責。您可以考慮為管理員訂立工作時間，以回應查詢，並確保管理員輪流工作。

確保公告群組中提供的資訊對所有成員有用和相關，好讓社群保持互動。公告可包含以下內容︰

• 表揚和讚賞義工和捐贈者；
• 近期項目成果；
• 新加入的捐贈者；
• 新發展項目；
• 為新項目或工作招募義工；
• 新加入的群組；
• 歡迎新加入的義工；
• 大型社區參與機會。

在社群內建立不同群組時，應先考慮其目標。根據目標，您可以與群組管理員商討交流的方式、次數和內容。實用情況的例子：

• 傳送義工群組的會議或項目工作時間表；
• 分享最佳做法或經驗，幫助義工或受助人；
• 與捐贈團體分享成功案例或具體緊急要求。

表揚及保持私人聯繫是確保義工持續參與的關鍵。在義工群組回覆訊息以讚賞成員、提及 (@) 個別成員以讚揚他們的付出、分享故事和相片以慶祝成就和特別事件。