กลุ่มสนับสนุนหรือกลุ่มอาสาสมัคร

ก่อนที่จะจัดตั้งชุมชน ให้พิจารณาจุดประสงค์ที่คุณมี ไม่ว่าจะเพื่อประสานงานโครงการสาธารณะ ให้บริการสนับสนุนทางสังคมแก่ผู้ที่ต้องการความช่วยเหลือโดยตรง สร้างความตระหนักเกี่ยวกับปัญหา หรือเรื่องอื่นๆ จุดประสงค์ที่คุณตั้งไว้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าสมาชิกคนใดที่ควรอยู่ในชุมชน และควรอยู่ในกลุ่มใด คุณอาจสร้างหรือเพิ่มกลุ่มสำหรับ:

• อาสาสมัครโดยแบ่งตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์
• อาสาสมัครโดยแบ่งตามกลุ่มทักษะ
• อาสาสมัครโดยแบ่งตามโครงการหรือกิจกรรม
• ผู้นำโครงการ หรือผู้ประสานงานอาสาสมัคร
• อาสาสมัครใหม่สำหรับการปฐมนิเทศ
• อาสาสมัครที่รวบรวมและแบ่งปันหลักปฏิบัติที่ดีที่สุด
• อาสาสมัครที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานรวบรวมและแบ่งปันเรื่องราวเกี่ยวกับผลของโครงการ
• ผู้รับประโยชน์โดยแบ่งตามความจำเป็นหรือความเปราะบาง
• ผู้รับประโยชน์โดยแบ่งตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์
• ผู้บริจาคโดยแบ่งตามโครงการและสาขาที่สนใจ

จุดประสงค์ที่ชัดเจนของชุมชนจะช่วยให้ทีมผู้ดูแลระบบและสมาชิกเข้าใจเหตุผลที่เพิ่มบางกลุ่มแต่ไม่ได้เพิ่มบางกลุ่มได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีจุดประสงค์ส่วนหนึ่งที่จะจัดหาอาหารให้กับครอบครัวที่มีรายได้น้อย ก็อาจตัดสินใจที่จะสร้างหรือเพิ่มกลุ่มที่เกี่ยวข้องกับการจัดเตรียมอาหารและการจัดส่งอาหาร และอาจรวมถึงกลุ่มอาสาสมัครที่ทำหน้าที่ให้คำปรึกษาแก่ผู้ที่มาใหม่ แต่จะไม่ได้เพิ่มกลุ่มอาสาสมัครที่พูดคุยกันเนื่องจากความสนใจทางสังคมร่วมกัน

ชื่อเสียงของชุมชนและการเข้าร่วมของสมาชิกส่งผลต่อการสรรหาคนและโต้ตอบกับอาสาสมัครและผู้บริจาค สิ่งที่สำคัญมากพอๆ กันก็คือ ประสบการณ์ที่คุณมอบให้กับผู้รับประโยชน์ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของชุมชน หากต้องการสร้างสิ่งแวดล้อมที่ดีต่อสุขภาพและทำให้รู้สึกดี สิ่งสำคัญอย่างยิ่งก็คือ ควรระบุจรรยาบรรณสำหรับชุมชนของคุณใน WhatsApp จรรยาบรรณเป็นการรวบรวมกฎ หลักการ และค่านิยมที่เป็นแนวทางสำหรับชุมชนของคุณ เพื่อให้เข้าใจเรื่องพฤติกรรมและเนื้อหาที่ได้รับอนุญาตและไม่ได้รับอนุญาตในชุมชนนั้น

ในการจัดการกลุ่มอาสาสมัคร มีความเสี่ยงบางอย่างที่ควรให้ความสนใจ สิ่งสำคัญคือการกำหนดคำแนะนำที่ชัดเจนสำหรับทั้งชุมชนและผู้ดูแลกลุ่มในเรื่องต่อไปนี้:

• การตรวจสอบอาสาสมัคร ผู้บริจาค และผู้รับประโยชน์รายใหม่ สิ่งที่ควรทำก็คือ ให้ตรวจสอบผู้ติดต่อทุกคนก่อนที่จะเพิ่มลงในกลุ่มของชุมชน การเพิ่มบุคคลที่มีความคาดหวัง วิธีการ หรือเจตนาที่ไม่ถูกต้องอาจเป็นอันตรายต่อสมาชิกคนอื่นๆ ในกลุ่ม คุณอาจพิจารณาที่จะกำหนดหลักเกณฑ์หรือคำถามบางอย่างเพื่อให้ผู้ดูแลกลุ่มใช้สอบถามผู้ที่อาจเข้าเป็นสมาชิก ก่อนที่จะเพิ่มบุคคลเหล่านี้ในกลุ่มใดๆ สิ่งที่ควรทำก็คือ ให้จัดตั้งกลุ่มแนะนำสมาชิกใหม่เพื่อฝึกอบรมและพูดคุยกับอาสาสมัครรายใหม่ก่อนที่จะเพิ่มลงในกลุ่มอาสาสมัคร
• การเพิ่มกลุ่มผู้บริจาคและกลุ่มผู้รับประโยชน์ ผู้ดูแลชุมชนและสมาชิกทุกคนในกลุ่มที่สมาชิกคนหนึ่งเข้าร่วม จะมองเห็นหมายเลขติดต่อของสมาชิกคนดังกล่าวได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกที่อยู่ในกลุ่มผู้บริจาคและกลุ่มผู้รับประโยชน์ได้ทราบและให้ความยินยอมเรื่องนี้ ก่อนที่จะเข้าร่วมกลุ่มใดๆ ในชุมชนของคุณ โดยเฉพาะผู้บริจาคซึ่งอาจไม่ต้องการให้นำรายละเอียดการติดต่อของตนเองไปแชร์ให้กับบุคคลอื่น ชุมชนผู้รับประโยชน์ เช่น เยาวชน หรือครอบครัวที่มีรายได้น้อย อาจมีความเปราะบางมากเป็นพิเศษเนื่องจากเหตุผลหลายอย่าง และอาจไม่ต้องการให้บุคคลอื่นทราบว่าตนเองต้องการความช่วยเหลือหรือกำลังได้รับความช่วยเหลือ
• การแชร์ข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลที่ละเอียดอ่อน กฎของชุมชนหรือจรรยาบรรณของคุณควรระบุไม่ให้สมาชิกแชร์ข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ที่อยู่หรืออีเมล นอกจากนี้ยังควรกำหนดให้สมาชิกใหม่ยอมรับนโยบายความเป็นส่วนตัวของชุมชน ก่อนที่จะอนุญาตให้บุคคลเหล่านี้เข้าร่วม อย่างไรก็ตาม หากจำเป็นต้องแชร์ข้อมูลการติดต่อส่วนบุคคลเพื่อการประสานงานของอาสาสมัคร ควรแจ้งเตือนสมาชิกให้แชร์ข้อมูลของตนเองผ่านการส่งข้อความโดยตรงไปยังผู้ดูแลกลุ่มเท่านั้น และไม่ให้ส่งข้อความภายในกลุ่มดังกล่าว หากมีการแชร์ข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนหรือประสบการณ์โดยเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มสนับสนุน ควรแนะนำให้สมาชิกใช้ข้อความแบบชั่วคราว

การจัดการกับอาสาสมัครและการสื่อสารอย่างเหมาะสมกับผู้รับประโยชน์ย่อมต้องใช้ทักษะ ในการสรรหาผู้ดูแลชุมชนและผู้ดูแลกลุ่ม ให้มองหาบุคคลที่มีคุณสมบัติดังนี้:

• มีความสนใจอย่างแท้จริงเกี่ยวกับโครงการเพื่อสังคม
• มุ่งมั่นเรื่องค่านิยมและจรรยาบรรณของชุมชน
• มีเวลาและความสามารถที่จะประสานงานและจัดการกลุ่ม
• มีประสบการณ์และทักษะที่เหมาะสมสำหรับให้บริการสนับสนุนแก่อาสาสมัครหรือผู้รับประโยชน์ในกลุ่มของตนเอง
• มีเวลาที่จะสื่อสารและประชุมกับคุณและผู้ดูแลระบบคนอื่นๆ เป็นประจำ เพื่อแชร์สิ่งที่ได้เรียนรู้ หลักปฏิบัติที่ดีที่สุด ภาพถ่าย เรื่องราว หรือจุดข้อมูล
• รู้จักตัวเองและพร้อมที่จะสื่อสารหากต้องการหยุดพัก

ในชุมชนอาสาสมัคร สมาชิกมีอิสระที่จะเลือกให้เวลา โดยให้ความสำคัญเหนือกว่าภารกิจด้านอื่นๆ ของชีวิต เนื่องจากสมาชิกแต่ละคนจะปฏิบัติงานได้มากน้อยแตกต่างกันไปเมื่อเวลาผ่านไป ดังนั้นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งก็คือ ให้สรรหาผู้ดูแลกลุ่มให้มีจำนวนเพียงพอเพื่อจะได้แบ่งปันปริมาณงาน ไม่ให้เกิดความเหนื่อยล้า และเพื่อให้ชุมชนของคุณมีความยั่งยืน สิ่งที่ควรทำก็คือ ให้แต่งตั้งผู้ดูแลชุมชนอย่างน้อยสองคน และผู้ดูแลกลุ่มอย่างน้อยสองคนสำหรับแต่ละกุล่ม ตลอดจนจัดตั้งกลุ่มเฉพาะสำหรับผู้ดูแลระบบ เพื่อสื่อสาร ประสานงาน และสนับสนุนทีมผู้ดูแลของคุณให้ปฏิบัติตามบทบาทของตนเองได้ คุณอาจพิจารณาที่จะกำหนดช่วงเวลาปฏิบัติงานให้ผู้ดูแลระบบคอยตอบคำถาม และควรจัดให้ผู้ดูแลระบบทำงานเป็นกะเพื่อให้ครอบคลุมช่วงเวลาต่างๆ

หากต้องการส่งเสริมให้ชุมชนของคุณได้มีส่วนร่วม สิ่งสำคัญคือให้ตรวจสอบว่าข้อมูลที่ให้ไว้ในกลุ่มประกาศเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์และเกี่ยวข้องกับทุกคน ซึ่งอาจรวมถึงประกาศเกี่ยวกับ:

• การแสดงความชื่นชมและการขอบคุณอาสาสมัครและผู้บริจาค
• ความสำเร็จที่เพิ่งผ่านมาของโครงการ
• ผู้บริจาครายใหม่ที่เพิ่งเข้าร่วม
• โครงการใหม่ๆ ที่กำลังเริ่มต้น
• คำขออาสาสมัครสำหรับโครงการหรือตำแหน่งใหม่ๆ
• กลุ่มใหม่ที่เข้าร่วม
• การต้อนรับอาสาสมัครรายใหม่
• โอกาสที่จะมีส่วนร่วมในชุมชนที่มีขนาดใหญ่ขึ้น

แนะนำให้พิจารณาจุดประสงค์ของกลุ่มต่างๆ ภายในชุมชน คุณสามารถทำงานร่วมกับผู้ดูแลกลุ่มเพื่อให้คำแนะนำเกี่ยวกับรูปแบบ ความถี่ และเนื้อหาในการสื่อสาร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของคนเหล่านี้ สิ่งที่ควรทำก็คือ:

• ส่งกำหนดการประชุมหรืองานโครงการสำหรับกลุ่มอาสาสมัคร
• แบ่งปันหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดหรือประสบการณ์ที่อาจเป็นประโยชน์กับอาสาสมัครหรือผู้รับประโยชน์
• แบ่งปันเรื่องราวความสำเร็จ หรือคำขอที่เร่งด่วนและเฉพาะเจาะจงกับกลุ่มผู้บริจาค

การแสดงความชื่นชมและความสัมพันธ์ส่วนบุคคลเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้อาสาสมัครยังคงมีส่วนร่วม แสดงความขอบคุณสมาชิกกลุ่มอาสาสมัครด้วยการตอบข้อความของสมาชิกเหล่านี้ในกลุ่ม @กล่าวถึงการมีส่วนร่วมของสมาชิกแต่ละคน รวมถึงฉลองความสำเร็จและเรื่องสำคัญๆ ด้วยการแบ่งปันเรื่องราวและรูปภาพ