Makundi ya Wanaotoa Usaidizi au Wanaojitolea

Kabla hujaanzisha jumuiya yako, bainisha unalokusudia – je, ni kusimamia miradi mashinani, kutoa usaidizi wa kijamii moja kwa moja kwa wanaohitaji, kuhamasisha kuhusu suala fulani, au kitu kingine? Lengo lako litakusaidia kubainisha wahusika utakaowajumuisha kwenye jumuiya na ni vikundi gani wataingia. Unaweza kuanzisha au kuongeza vikundi vya:

• wanaojitolea kulingana na eneo la kijiografia;
• wanaojitolea kulingana na ujuzi wao;
• wanaojitolea kulingana na mradi au tukio;
• wasimamizi wa mradi au waratibu wa wanaojitolea;
• wahusika wapya wa kujitolea wanaohitaji mafunzo;
• wahusika wanaojitolea wa kukusanya na kushiriki mbinu bora;
• wanaojitolea waliopewa jukumu la kukusanya na kushiriki simulizi kuhusu mabadiliko ya mpango;
• Wanaonufaika na misaada kulingana na mahitaji au kuathirika kwao;
• Wanaonufaika na misaada kulingana na eneo la kijiografia;
• wafadhili kulingana na mradi au kinachowavutia.

Kuwa na lengo bayana la jumuiya kutawasaidia wasimamizi wako na wanajumuiya kuelewa sababu za kuongezwa au kutoongezwa kwenye vikundi fulani. Kwa mfano, ikiwa sehemu ya lengo lako ni kutoa chakula kwa familia zenye mapato ya chini, unaweza kuanzisha au kuongeza kikundi cha utayarishaji na usafirishaji wa chakula, na pia kikundi cha waliojitolea ambao jukumu lao ni kutoa mafunzo kwa wanajumuiya wapya. Kwa upande mwingine, kikundi cha wanaojitolea ambao wanaungana kwa lengo la kupiga soga kuhusu jambo linalowavutia hakitaongezwa.

Sifa ya jumuiya yako na ushiriki wa wanajumuiya huathiri uteuzi wako na mtagusano kati yako na wafadhili na wanaojitolea. Jinsi unavyowahudumia walengwa wako, kama sehemu ya jumuiya yako, ni muhimu pia. Ili kuweza kukuza ustawi na kudumisha mazingira mazuri, ni muhimu kujumuisha Kanuni ya Maadili ya Jumuiya yako kwenye WhatsApp. Kanuni ya Maadili inajumuisha sheria, masharti, na maadili yanayoongoza jumuiya yako kufahamu tabia na maudhui yanayoruhusiwa au yasiyoruhusiwa kwenye jumuiya.

Katika kudhibiti vikundi vya wanaojitolea, yapo mambo fulani unayopaswa kutahadhari. Ni muhimu kuandaa mwongozo wa kina kwa wasimamizi wa jumuiya na wa vikundi kuhusu:

• Kuwachunguza wanaojitolea, wanaopokea misaada na wafadhili wapya. Ni vizuri kuwafahamu vyema wahusika kabla ya kuwaongeza kwenye vikundi katika jumuiya yako. Kuongeza mtu ambaye matarajio, mtindo au nia yake haiambatani na matakwa ya kikundi kunaweza kuwaathiri wanakikundi wengine. Unaweza kuzingatia kuweka masharti au kuandaa maswali ambayo wasimamizi wa kikundi wanapaswa kuuliza kabla ya kuwaongeza wahusika kwenye kikundi chochote. Ni vyema kuanzisha kikundi cha kutoa mafunzo na uelekezaji kwa wahusika wapya kabla ya kuwaongeza kwenye vikundi vya wanaojitolea.
• Kuongeza vikundi vya wafadhili na wanaopokea misaada. Nambari ya simu ya mwanakikundi inaonekana kwa wasimamizi wote wa jumuiya na kwa wanakikundi wote wa vikundi husika. Hakikisha kuwa wanakikundi waliopo katika vikundi vya wafadhili na wanaopokea misaada wanafahamu na wameidhinisha hili kabla ya kujiunga na kikundi chochote katika jumuiya yako. Wafadhili hasa, wanaweza kutotaka kushiriki maelezo yao ya waasiliani na wengine. Jumuiya za wanaopokea misaada – kama vile vijana au familia zenye mapato ya chini – huenda zikaathirika zaidi kwa sababu mbalimbali, na huenda zisitake wengine wajue kuwa zina uhitaji au zinapokea usaidizi.
• Kushiriki maelezo nyeti na ya faragha. Sheria za jumuiya yako au Kanuni za Maadili zinawazuia wanajumuiya kushiriki taarifa binafsi, kama vile anwani ya mahali au barua pepe. Pia ni vyema kuwataka wanachama wapya wakubali sera ya faragha ya jumuiya yako kabla ya kuwaruhusu kujiunga. Hata hivyo, ikiwa maelezo ya mawasiliano ya kibinafsi yanahitajika kushirikiwa kwa ajili ya uratibu wa kujitolea, kumbuka kuwakumbusha washiriki kushiriki taarifa zao kwa kutumia ujumbe wa moja kwa moja kwa wasimamizi wa kikundi pekee, na si ndani ya kikundi. Iwapo maelezo au taarifa nyeti za kibinafsi zinashirikiwa kwenye kikundi cha usaidizi, washauri wanakikundi watumie ujumbe unaotoweka.

Kuwasimamia wanaojitolea na kuwasiliana ipasavyo na wanaopokea misaada kunahitaji ujuzi. Unapochagua wasimamizi wa jumuiya na wa kikundi, teua watu ambao:

• wanachukulia lengo lako kwa uzito;
• wanazingatia maadili, na Kanuni za Maadili za jumuiya yako;
• wana muda na uwezo wa kuratibu na kusimamia kikundi;
• wana uzoefu na ujuzi unaohitajika katika kuwasaidia wanaojitolea na wanaopokea misaada, kwenye kikundi;
• wana nafasi ya kuwasiliana na kukutana nawe na wasimamizi wengine mara kwa mara ili kushiriki mafunzo, mbinu bora, picha, simulizi au data;
• wanajifahamu na wanaweza kujieleza wanapohitaji nafasi ya kupumzika.

Katika jumuiya za wanaojitolea, wahusika hutenga muda wao kushiriki, kando na majukumu yao mengine. Kila mwanajumuiya anapatikana wakati tofauti, kwa hivyo ni muhimu kuteua wasimamizi wa kutosha wa vikundi ili wagawane majukumu, kuepuka uchovu uliokithiri, na kuhakikisha jumuiya yako ni endelevu. Ni jambo nzuri kuteua angalau wasimamizi wawili wa jumuiya na wawili kwa kila kikundi, kisha uanzishe Kikundi cha Wasimamizi Pekee kwa madhumuni ya kuwasiliana, kuratibu na kutoa usaidizi kwa wasimamizi ili waweze kutekeleza majukumu yao. Unaweza kubainisha saa za kazi za wasimamizi kujibu maswali na kuhakikisha kuwa wanafanya kazi kwa zamu tofauti.

Ili kuwashirikisha wanajumuiya, ni muhimu kuhakikisha kwamba kinachoshirikiwa kwenye kikundi cha Matangazo ni muhimu na kinawahusu watu wote. Hii inaweza kujumuisha matangazo kuhusu:

• kuwatambua na kuwashukuru wafadhili na wanaojitolea;
• ufanisi wa miradi ya hivi majuzi;
• wafadhili wapya wanaojiunga;
• miradi mipya inayoanza;
• kuwaalika wanaojitolea kushiriki katika miradi au majukumu mapya;
• vikundi vipya vinavyojiunga;
• kuwakaribisha wanaojitolea wapya;
• fursa za kushiriki katika shughuli za jumuiya.

Ni vyema kuzingatia madhumuni ya vikundi mbalimbali vilivyo kwenye jumuiya. Kutegemea malengo ya kikundi, unaweza kushirikiana na wasimamizi kutoa mwongozo kwa wanakikundi kuhusu watakachozungumzia, jinsi ya kuwasiliana, na mara ambazo wanapaswa kuchapisha maudhui. Huenda ikawa muhimu:

• kutuma ratiba za mikutano ya wanaojitolea au kazi ya miradi;
• kushiriki desturi au mbinu bora zitakazowasaidia wanaopokea misaada au wanaojitolea;
• kushiriki hadithi za mafanikio au maombi mahususi, ya dharura na vikundi vya wafadhili.

Kuwatambua watu na kudumisha uhusiano wa karibu ni muhimu katika kuhakikisha wanaojitolea wanazidi kushirikishwa. Thamini washiriki wanaojitolea wa kikundi chako kwa kujibu jumbe zao katika vikundi, @kutaja watu binafsi kwa mchango wao, na kusherehekea mafanikio na mambo makuu kwa kushiriki hadithi na picha.