Grupuri de susținere sau de voluntariat

Înainte de a vă configura comunitatea, luați în considerare scopul pe care îl urmăriți. Doriți să coordonați proiecte pe teren, să oferiți sprijin social direct persoanelor nevoiașe, să creșteți gradul de conștientizare a unei probleme sau altceva? Scopul pe care îl urmăriți vă va ajuta să decideți ce membri să includeți în comunitate și în ce grupuri vor fi aceștia. Puteți crea sau adăuga grupuri de:

• voluntari în funcție de zona geografică;
• voluntari în funcție de setul lor de aptitudini;
• voluntari în funcție de proiect sau de eveniment;
• lideri de proiect sau coordonatori ai voluntarilor;
• noi voluntari pentru orientare;
• voluntari care colectează și distribuie cele mai bune practici;
• voluntari însărcinați cu colectarea și distribuirea poveștilor despre impactul programului;
• beneficiari în funcție de nevoile sau vulnerabilitățile lor;
• beneficiari în funcție de zona geografică;
• donatori în funcție de proiect sau de domeniul de interes.

Un scop clar al comunității vă va ajuta echipa de administratori și membrii să înțeleagă de ce unele grupuri sunt adăugate, în timp ce altele nu. De exemplu, dacă o parte din scopul dumneavoastră este furnizarea alimentelor către familiile cu venituri mici, puteți decide să creați sau să adăugați grupuri implicate în pregătirea și livrarea alimentelor și chiar să includeți un grup de voluntari dedicați să ofere sprijin de tip mentorat nou-veniților. Pe de altă parte, un grup al voluntarilor care se conectează deoarece au un interes social comun nu ar primi invitație.

Reputația comunității dumneavoastră și participarea membrilor influențează recrutarea și interacțiunea cu voluntarii și donatorii. Experiența pe care le-o oferiți beneficiarilor, ca parte a comunității dumneavoastră, este la fel de importantă. Pentru a crea un mediu sănătos și pozitiv, este esențial să includeți un cod de conduită pentru comunitatea dumneavoastră de pe WhatsApp. Un cod de conduită este o colecție de reguli, principii și valori care ghidează comunitatea dumneavoastră în înțelegerea comportamentelor și conținutului care sunt permise și, respectiv, interzise în comunitate.

Atunci când administrați grupuri de voluntari, există unele riscuri cărora trebuie să le acordați o atenție deosebită. Este important să elaborați îndrumări clare, atât pentru administratorii comunității, cât și pentru administratorii grupului în ceea ce privește:

• Verificarea atentă a noilor voluntari, donatori și beneficiari. O bună practică este verificarea tuturor contactelor înainte de a le adăuga în grupurile din comunitatea dumneavoastră. Adăugarea unei persoane care are așteptări, abordări sau intenții greșite poate fi dăunătoare altor membri ai grupului. Vă recomandăm să luați în considerare stabilirea unor criterii sau întrebări pe care administratorii grupurilor să le adreseze potențialilor membri înainte de a-i adăuga în orice grup. O idee bună este înființarea unui grup de orientare pentru noii voluntari, în care îi veți putea instrui și în care veți putea interacționa cu ei înainte de a-i adăuga în grupurile dedicate voluntarilor.
• Adăugarea grupurilor donatorilor și ale beneficiarilor. Numărul de contact al unui membru este vizibil pentru toți administratorii comunității și pentru toți membrii grupurilor din care face parte. Asigurați-vă că membrii din grupurile donatorilor și ale beneficiarilor sunt conștienți de acest lucru și sunt de acord cu el înainte de a se alătura oricărui grup din comunitatea dumneavoastră. Donatorii, în special, ar putea să nu dorească să își distribuie datele de contact către alte persoane. Comunitățile beneficiarilor – cum ar fi tinerii sau familiile cu venituri mici – sunt susceptibile de a fi mai vulnerabile din diverse motive și nu doresc ca alții să știe că suferă de lipsuri sau că primesc asistență.
• Distribuirea informațiilor private și sensibile. În mod ideal, regulile comunității dumneavoastră sau ale codului de conduită descurajează membrii să distribuie informații personale, cum ar fi adresa fizică sau e-mailul. De asemenea, este o idee bună să le solicitați noilor membri să ia la cunoștință politica de confidențialitate a comunității dumneavoastră înainte de a le permite să se alăture. Cu toate acestea, în cazul în care informațiile de contact personale trebuie distribuite pentru coordonarea voluntarilor, nu uitați să le reamintiți membrilor să își distribuie informațiile către administratorii grupului utilizând exclusiv mesageria directă și nu în cadrul grupului. Dacă se distribuie informații personale sau experiențe sensibile în cadrul unui grup de susținere, sfătuiți membrii să utilizeze mesaje temporare.

Administrarea voluntarilor și comunicarea adecvată cu beneficiarii necesită o serie de aptitudini. Atunci când recrutați administratori ai comunității și ai grupului, căutați persoane care:

• sunt pasionate de respectiva cauză;
• s-au angajat să respecte valorile comunității dumneavoastră și prevederile Codului de conduită;
• au timpul și capacitatea necesare pentru coordonarea și administrarea grupurilor;
• au experiența și setul de aptitudini necesare pentru a sprijini voluntarii sau beneficiarii din grupurile lor;
• au timp să comunice și să se întâlnească în mod regulat cu dumneavoastră și cu alți administratori pentru a distribui informații, bune practici, fotografii, povești sau date importante;
• sunt conștienți de sine și pregătiți să comunice atunci când au nevoie de o pauză.

În comunitățile de voluntari, membrii își pun la dispoziție timpul de bună voie, înaintea celorlalte angajamente din viața lor. Fiecare membru va avea o capacitate variabilă de-a lungul timpului, astfel încât este deosebit de important să recrutați suficienți administratori ai grupului între care să fie distribuit volumul de muncă, pentru a evita epuizarea și pentru a asigura sustenabilitatea comunității dumneavoastră. O idee bună este desemnarea a cel puțin doi administratori ai comunității și a doi administratori ai grupului pentru fiecare grup, precum și configurarea unui grup Doar admini în cadrul căruia să comunicați cu membrii echipei dumneavoastră de administratori, să îi coordonați și să îi sprijiniți în îndeplinirea rolurilor lor. Vă recomandăm să luați în considerare stabilirea programului de lucru al administratorilor, în timpul căruia aceștia vor răspunde la întrebări, precum și asigurarea faptului că administratorii pot acoperi diferite schimburi.

Pentru a menține implicarea membrilor comunității dumneavoastră, este important să vă asigurați că informațiile furnizate în grupul care primește anunțurile comunității sunt valoroase și relevante pentru toată lumea. Acestea ar putea include anunțuri despre:

• recunoașterea și aprecierea voluntarilor și donatorilor;
• realizările recente din cadrul proiectului;
• donatorii nou integrați;
• noile proiecte care încep;
• cererile de voluntari pentru proiectele sau rolurile noi;
• noile grupuri care se alătură comunității;
• primirea noilor voluntari;
• oportunități mai mari de implicare a comunității.

O bună practică este luarea în considerare a scopului diferitelor grupuri din cadrul comunității. În funcție de obiectivele lor, puteți colabora cu administratorii grupului pentru a-i îndruma în legătură cu formatul, frecvența și conținutul comunicărilor lor. Poate fi util să:

• trimiteți programe pentru întâlnirile cu grupurile de voluntari sau activitățile din cadrul proiectului;
• distribuiți cele mai bune practici sau experiențe care vor ajuta voluntarii sau beneficiarii;
• distribuiți povești de succes sau solicitări specifice, urgente, către grupurile de donatori.

Recunoașterea și legăturile personale sunt esențiale pentru asigurarea faptului că voluntarii vor rămâne implicați. Exprimați-vă aprecierea pentru membrii grupului de voluntari răspunzând la mesajele lor în grupuri, utilizând simbolul @ pentru a menționa persoanele pentru contribuția lor și sărbătorind realizările și momentele importante distribuind povești și fotografii.