Grupos de apoio ou de voluntariado

Antes de configurares a tua comunidade, pensa em qual vai ser o teu propósito: coordenar projetos no terreno, fornecer apoio social diretamente a pessoas necessitadas, aumentar a divulgação de determinada questão ou é uma outra coisa? O teu propósito vai ajudar-te a decidir que membros incluir na comunidade e a que grupos vão pertencer. Podes criar e adicionar grupos de:

• voluntários por área geográfica;
• voluntários por conjunto de competências;
• voluntários por projeto ou evento;
• líderes de projetos ou coordenadores voluntários;
• novos voluntários para receberem orientação;
• voluntários para receberem e partilharem práticas recomendadas;
• voluntários incumbidos de reunir e partilhar histórias sobre o impacto do programa;
• beneficiários por necessidade ou vulnerabilidade;
• beneficiários por área geográfica;
• doadores por projeto ou área de interesse.

Um propósito claro para a comunidade vai ajudar a tua equipa de administração e os membros a compreender por que motivo alguns grupos são adicionados e outros não. Por exemplo, se parte do teu propósito é fornecer alimentos a família com baixos rendimentos, podes decidir criar ou adicionar grupos ligados à preparação de refeições e entrega de alimentos, e até mesmo incluir um grupo de voluntários dedicados à orientação de novos membros. Por outro lado, não seria incluído um grupo de voluntários que estão em contacto por partilharem um interesse social.

A reputação da tua comunidade e a participação dos membros influenciam o recrutamento e a interação com voluntários e doadores. A experiência que forneces aos teus beneficiários, enquanto parte da comunidade, é igualmente importante. Para estabeleceres um ambiente saudável e positivo, é crucial incluir um Código de Conduta para a tua Comunidade no WhatsApp. Um Código de Conduta consiste num conjunto de regras, princípios e valores pelos quais se guia a tua comunidade para que entendam que comportamentos e conteúdos são permitidos, ou não, na comunidade.

Na gestão de grupos de voluntariado, existem alguns riscos aos quais deve ser dada atenção. É importante criar orientações claras para ambos os administradores de comunidade e de grupo em relação ao seguinte:

• Aprovação de novos voluntários, doadores e beneficiários. Recomendamos que verifiques todos os contactos antes de os adicionares aos grupos da tua comunidade. Adicionar alguém com expetativas, abordagem ou intenções erradas pode ser prejudicial para os outros membros do grupo. Deves considerar definir alguns critérios ou esboçar algumas perguntas para os administradores de grupo fazerem a potenciais membros antes de os adicionarem aos grupos. É boa ideia definir um grupo de orientação para que novos voluntários recebam orientação e possam interagir com os administradores antes de serem adicionados aos grupos de voluntariado.
• Adição de grupos de doadores e beneficiários. Os números de contacto dos membros estão visíveis para todos os administradores da comunidade e para todos os membros dos grupos a que pertencem. Certifica-te de que os membros nos grupos de doadores e beneficiários têm conhecimento disso e permitem a partilha dos seus contactos antes de se juntarem a um grupo na tua comunidade. Os doadores, em particular, podem não querer partilhar os seus dados de contacto com outras pessoas. As comunidades de beneficiários, por exemplo, de jovens ou famílias com baixos rendimentos, poderão estar mais vulneráveis por várias razões e podem não querer que outras pessoas saibam que estão necessitadas ou a receber apoio.
• Partilha de informações privadas e sensíveis. Idealmente, as regras da comunidade ou o Código de Conduta desaconselham os membros a partilharem informações pessoais, tais como a morada ou o endereço de e-mail. É também uma boa ideia exigir que novos membros confirmem que leram a política de privacidade da tua comunidade antes de permitires que se juntem à comunidade. Contudo, se for necessário partilhar informações de contacto pessoais para coordenação do voluntariado, lembra-te de solicitares aos membros que partilhem as suas informações através de mensagens privadas apenas com os administradores de grupo, e não dentro do grupo. Caso sejam partilhadas informações ou experiências pessoais sensíveis como parte de um grupo de apoio, aconselha os membros a utilizar as mensagens temporárias.

A gestão de voluntários e uma comunicação adequada com os beneficiários requer aptidões. Quando estiveres a recrutar administradores de comunidade e de grupo, procura pessoas que:

• sejam apaixonadas pela causa;
• se comprometam com os valores e o Código de Conduta da tua comunidade;
• tenham tempo e capacidade para coordenar e gerir os grupos;
• tenham a experiência certa e o conjunto de competências necessárias para apoiar os voluntários ou beneficiários nos respetivos grupos;
• tenham o tempo necessário para comunicarem e encontrarem-se contigo e com outros administradores com frequência para partilhar aprendizagens, práticas recomendadas, fotos, histórias ou dados;
• sejam autoconscientes e estejam preparados para comunicar quando precisarem de fazer uma pausa.

Nas comunidades de voluntários, os membros cedem livremente o seu tempo, colocando o compromisso para com a comunidade acima de muitos outros do dia a dia. Cada membro terá diferentes níveis de capacidade ao longo do tempo, pelo que é particularmente importante recrutar administradores de grupo suficientes para partilhar a carga de trabalho, evitar o esgotamento e garantir que a tua comunidade é sustentável. É uma boa ideia nomear, no mínimo, dois administradores de comunidade e dois administradores de grupo para cada grupo, bem como definir um grupo Apenas para administradores para comunicares, coordenares e apoiares a tua equipa de administração no cumprimento dos seus cargos. Podes ter de definir um horário de funcionamento durante o qual os administradores respondem a questões e garantir que os administradores podem cobrir diferentes turnos.

Para manter a tua comunidade interessada, é importante garantir que as informações fornecidas no grupo de Comunicados são úteis e relevantes para todos os membros. Estas podem incluir comunicados sobre:

• reconhecimento e valorização dos voluntários e doadores;
• conquistas de projetos recentes;
• novos doadores a integrar na comunidade;
• o começo de novos projetos;
• pedidos de voluntários para novos projetos ou cargos;
• integração de novos membros;
• boas-vindas a novos voluntários;
• outras oportunidades de envolvimento na comunidade.

Recomendamos ter em conta o propósito dos vários grupos dentro da comunidade. Dependendo dos objetivos de cada grupo, podes trabalhar com os administradores de grupo para orientar o formato, a frequência e os conteúdos das suas comunicações. Pode ser útil:

• enviar horários para encontros dos grupos de voluntariado ou trabalho de projeto;
• partilhar práticas recomendadas ou experiências que poderão ajudar os voluntários ou beneficiários;
• partilhar histórias de sucesso ou pedidos específicos e urgentes com grupos de doadores.

O reconhecimento e a ligação pessoal são fundamentais para garantir que os voluntários continuam envolvidos. Mostra apreço pelos membros do grupo de voluntariado ao responderes às suas mensagens nos grupos, ao @mencionares pessoas que contribuíram e ao celebrares conquistas e destaques com a partilha de histórias e fotos.