Grupy wsparcia i wolontariuszy

Zanim założysz społeczność, zastanów się, jaki jest Twój cel – czy ma to być koordynacja projektów w terenie, zapewnienie wsparcia bezpośrednio osobom potrzebującym, podnoszenie świadomości na temat jakiegoś problemu czy jeszcze coś innego? Cel pomoże Ci w określeniu, których członków dołączyć do społeczności i do jakich grup ich przydzielić. Możesz utworzyć lub dodać następujące grupy:

• wolontariusze z podziałem na obszary;
• wolontariusze z podziałem na umiejętności;
• wolontariusze z podziałem na projekty lub wydarzenia;
• kierownicy projektów lub koordynatorzy wolontariuszy;
• nowi wolontariusze wymagający wprowadzenia;
• wolontariusze zbierający przykłady najlepszych praktyk i dzielący się nimi;
• wolontariusze, których zadaniem jest zbieranie opowieści o wpływie programu i przekazywanie ich dalej;
• beneficjenci z podziałem na potrzeby i zagrożenia;
• beneficjenci z podziałem na obszary;
• darczyńcy z podziałem na projekty lub obszary zainteresowań.

Jasny cel społeczności pomoże zespołowi administratorów i członkom w zrozumieniu, dlaczego niektóre grupy istnieją, a inne nie. Jeśli na przykład częścią celu jest dostarczanie żywności rodzinom o niskich dochodach, możesz zdecydować się na stworzenie lub dodanie grup zajmujących się przygotowywaniem i dostarczaniem żywności, a nawet utworzyć grupę wolontariuszy zajmujących się mentoringiem nowych członków. Jednocześnie nie musisz tworzyć grupy dla wolontariuszy o wspólnych zainteresowaniach.

Reputacja społeczności i zaangażowanie jej członków wpływają na rekrutację i interakcję z wolontariuszami i darczyńcami. Równie ważne są wrażenia zapewniane darczyńcom, którzy też stanowią część społeczności. Stworzenie zdrowego i pozytywnego środowiska wymaga określenia Kodeksu postępowania Społeczności WhatsApp. Jest to zbiór reguł, zasad i wartości pomagających społeczności w zrozumieniu zachowań i treści, które są w niej dozwolone i niedozwolone.

Zarządzanie grupami wolontariuszy wiąże się z kilkoma zagrożeniami, na które trzeba zwrócić uwagę. Należy określić jasne wytyczne dla społeczności i administratorów grup dotyczące następujących kwestii:

• Weryfikacja nowych wolontariuszy, darczyńców i beneficjentów. Warto sprawdzać wszystkie kontakty przed dodaniem ich do grup należących do społeczności. Dodanie osoby, która ma niespójne z Twoją wizją oczekiwania, podejście lub intencje może zaszkodzić innym członkom grupy. Można rozważyć ustalenie pewnych kryteriów lub pytań dla administratorów grup, które będą zadawać potencjalnym członkom przed dodaniem ich do jakiejkolwiek grupy. Pomyśl o utworzeniu grupy wstępnej dla nowych wolontariuszy, aby ich przeszkolić i poznać przed dodaniem ich do właściwych grup wolontariuszy.
• Dodawanie grup darczyńców i beneficjentów. Numer kontaktowy członka jest widoczny dla wszystkich administratorów społeczności oraz dla wszystkich członków grup, do których należy ta osoba. Upewnij się, że członkowie grup darczyńców i beneficjentów są tego świadomi i zgadzają się na to, zanim dołączą do jakiejkolwiek grupy w społeczności. Zwłaszcza darczyńcy mogą nie chcieć udostępniać swoich danych kontaktowych innym. Społeczności korzystające z pomocy – takie jak młodzież lub rodziny o niskich dochodach – są z różnych powodów prawdopodobnie bardziej narażone na zagrożenia i mogą nie życzyć sobie, aby inni wiedzieli, że są w potrzebie lub otrzymują pomoc.
• Udostępnianie danych prywatnych i poufnych. Najlepiej jeśli zasady społeczności lub Kodeks postępowania zniechęcają członków do udostępniania danych osobowych, takich jak adres zamieszkania bądź e-mail. Warto poprosić nowych członków przed ich dołączeniem o zapoznanie się z zasadami ochrony prywatności społeczności. Jeśli jednak konieczne jest udostępnienie osobistych danych kontaktowych w celu koordynacji wolontariatu, pamiętaj o przypomnieniu członkom grupy, aby udostępniali swoje dane za pomocą wiadomości prywatnych tylko administratorom grupy, a nie całej grupie. Jeśli wrażliwe dane osobowe lub doświadczenia są udostępniane w ramach grupy wsparcia, poradź członkom, aby używali znikających wiadomości.

Zarządzanie wolontariuszami i odpowiednia komunikacja z beneficjentami wymagają określonych umiejętności. Rekrutując administratorów społeczności i grup, szukaj osób, które:

• podchodzą z pasją do danego tematu;
• przestrzegają wartości i Kodeksu postępowania społeczności;
• mają czas i siły na koordynowanie grup i zarządzanie nimi;
• mają doświadczenie i umiejętności umożliwiające wspieranie wolontariuszy lub beneficjentów w danych grupach;
• mają czas na regularne komunikowanie się i spotkania z Tobą i innymi administratorami w celu dzielenia się wnioskami, najlepszymi praktykami, zdjęciami, opowieściami lub danymi;
• rozumieją swoje potrzeby i potrafią powiedzieć, kiedy przydałaby im się przerwa.

Członkowie społeczności wolontariuszy dobrowolnie poświęcają swój czas i stawiają społeczność nad innymi zobowiązaniami życiowymi. Każdy z członków będzie miał różne możliwości w różnych momentach. Dlatego szczególnie ważne jest, aby zaangażować administratorów grup w liczbie, która umożliwia dzielenie się pracą i unikanie wypalenia oraz zapewnia trwałość społeczności. Warto wyznaczyć co najmniej dwóch administratorów społeczności i dwóch administratorów grup dla każdej grupy, a także utworzyć grupę wyłącznie dla administratorów, której celem jest komunikacja, koordynacja i wspieranie zespołu administratorów w wypełnianiu ich ról. Możesz rozważyć ustalenie godzin pracy administratorów, aby umożliwić odpowiadanie na zapytania i zapewnić dostępność administratorów na różnych zmianach.

Jeśli chcesz utrzymać zaangażowanie społeczności, pamiętaj, aby informacje przekazywane w grupie z ogłoszeniami były wartościowe i istotne dla wszystkich. Mogą to być ogłoszenia dotyczące:

• uznania i doceniania wolontariuszy i darczyńców;
• ostatnich osiągnięć w ramach projektów;
• dołączania nowych darczyńców;
• rozpoczynania nowych projektów;
• rekrutacji wolontariuszy do nowych projektów bądź ról;
• dołączania nowych grup;
• powitania nowych wolontariuszy;
• możliwości większego zaangażowania społeczności.

Warto zastanowić się nad celami poszczególnych grup w ramach społeczności. W zależności od celu grupy możesz współpracować z jej administratorami, aby zadbać o format, częstotliwość i treść wysyłanych przez nich komunikatów. Przydatne może okazać się:

• rozsyłanie harmonogramów spotkań grup wolontariuszy i prac nad projektami;
• dzielenie się najlepszymi praktykami i doświadczeniami, które mogą pomóc wolontariuszom lub beneficjentom;
• dzielenie się opowieściami o sukcesach oraz konkretnymi, pilnymi prośbami w grupach darczyńców.

Uznanie i osobiste więzi stanowią klucz do utrzymania zaangażowania wolontariuszy. Doceniaj członków grupy wolontariuszy, odpowiadając na ich wiadomości w grupach, tworząc @wzmianki o poszczególnych osobach z podziękowaniami za ich wkład, a także świętując osiągnięcia i najważniejsze wydarzenia poprzez dzielenie się historiami i zdjęciami.