Kumpulan Sokongan atau Sukarelawan

Sebelum anda menyediakan komuniti anda, pertimbangkan tujuan anda – adakah untuk menyelaraskan projek yang sedang berjalan, memberikan sokongan sosial secara langsung kepada mereka yang memerlukan, meningkatkan kesedaran tentang sesuatu masalah, atau perkara lain? Tujuan anda akan membantu anda menentukan ahli yang akan disertakan dalam komuniti dan kumpulan yang akan mereka anggotai. Anda boleh mencipta atau menambah kumpulan:

• sukarelawan mengikut kawasan geografi;
• sukarelawan mengikut kemahiran;
• sukarelawan mengikut projek atau acara;
• pemimpin projek atau penyelaras sukarelawan;
• sukarelawan baharu untuk orientasi;
• sukarelawan mengumpul dan berkongsi amalan terbaik;
• sukarelawan ditugaskan untuk mengumpul dan berkongsi cerita tentang kesan program;
• benefisiari mengikut keperluan atau kerentanan;
• benefisiari mengikut kawasan geografi;
• penderma mengikut projek atau bidang diminati.

Tujuan komuniti yang jelas akan membantu pasukan pentadbir dan ahli anda memahami sebab sesetengah kumpulan dimasukkan manakala yang lain tidak. Sebagai contoh, jika sebahagian daripada tujuan anda adalah untuk memberikan makanan kepada keluarga berpendapatan rendah, anda mungkin memutuskan untuk mencipta atau menambah kumpulan yang terlibat dengan penyediaan atau penghantaran makanan, dan juga memasukkan kumpulan sukarelawan yang tertumpu pada pementoran ahli baharu. Sebaliknya, sekumpulan sukarelawan yang berhubung atas minat sosial yang sama tidak akan dijemput.

Reputasi komuniti dan penyertaan ahli anda mempengaruhi usaha merekrut serta interaksi dengan sukarelawan dan penderma. Pengalaman yang anda berikan kepada benefisiari anda, sebagai sebahagian daripada komuniti anda, juga sama penting. Untuk mewujudkan persekitaran yang sihat dan positif, Tatakelakuan untuk Komuniti di WhatsApp anda penting untuk disertakan. Tatakelakuan ialah himpunan peraturan, prinsip, dan nilai yang memberi panduan kepada komuniti anda dalam memahami kelakuan dan kandungan yang dibenarkan dan tidak dibenarkan dalam komuniti.

Apabila mengurus kumpulan sukarelawan, terdapat beberapa risiko yang harus diberi perhatian. Panduan yang jelas tentang perkara berikut adalah penting bagi kedua-dua pentadbir komuniti dan kumpulan:

• Menapis sukarelawan, penderma dan benefisiari baharu. Sebaik-baiknya, periksa semua kenalan sebelum menambahkan mereka dalam kumpulan di bawah komuniti anda. Menambah seseorang yang mempunyai harapan, pendekatan atau niat yang tidak betul boleh mendatangkan mudarat kepada ahli kumpulan yang lain. Anda boleh menetapkan beberapa kriteria atau soalan untuk ditanya oleh pentadbir kumpulan kepada calon ahli sebelum memasukkan mereka ke dalam mana-mana kumpulan. Sebaik-baiknya, sediakan kumpulan orientasi bagi sukarelawan baharu untuk melatih dan berinteraksi dengan mereka sebelum memasukkan mereka ke dalam kumpulan sukarelawan.
• Menambahkan kumpulan penderma dan benefisiari. Nombor hubungan ahli dipaparkan kepada semua pentadbir komuniti dan semua ahli kumpulan yang mereka sertai. Pastikan ahli dalam kumpulan penderma dan benefisiari maklum dan bersetuju dengan perkara ini sebelum menyertai mana-mana kumpulan dalam komuniti anda. Penderma, terutamanya, mungkin tidak mahu berkongsi butiran hubungan mereka dengan yang lain. Komuniti benefisiari – seperti belia atau keluarga berpendapatan rendah – berkemungkinan berasa tidak selesa atas pelbagai sebab, dan mungkin tidak mahu orang lain tahu bahawa mereka memerlukan atau sedang menerima bantuan.
• Berkongsi maklumat sulit dan sensitif. Sewajarnya. peraturan atau Tatakelakuan komuniti anda tidak menggalakkan ahli berkongsi maklumat peribadi, seperti alamat rumah atau e-mel. Sebaik-baiknya, ahli baharu disyaratkan untuk memperakui dasar privasi komuniti anda sebelum dibenarkan menyertai. Namun, sekiranya maklumat hubungan peribadi perlu dikongsi atas tujuan penyelarasan sukarelawan, anda harus mengingatkan ahli agar berkongsi maklumat mereka menerusi mesej langsung kepada pentadbir kumpulan sahaja, dan bukan dalam kumpulan. Jika maklumat atau pengalaman peribadi sensitif dikongsi sebagai sebahagian daripada kumpulan sokongan, nasihati ahli agar menggunakan mesej menghilang.

Mengurus sukarelawan dan berkomunikasi secara wajar dengan benefisiari memerlukan kemahiran. Apabila merekrut pentadbir komuniti dan kumpulan, cari orang yang:

• bersemangat dengan tujuan;
• komited kepada nilai dan Tatakelakuan komuniti anda;
• mempunyai masa dan keupayaan untuk menyelaraskan serta mengendalikan kumpulan;
• mempunyai pengalaman dan kemahiran yang bersesuaian untuk menyokong sukarelawan atau benefisiari dalam kumpulan mereka;
• mempunyai masa untuk kerap berkomunikasi dan bertemu dengan anda serta pentadbir lain bagi berkongsi pengajaran, amalan terbaik, foto, cerita atau titik data;
• menyedari kebolehan diri mereka sendiri dan bersedia untuk memaklumkan apabila mereka memerlukan rehat.

Dalam komuniti sukarelawan, ahli mengutamakan peruntukan masa mengatasi komitmen kehidupan mereka yang lain. Setiap ahli mempunyai kemampuan waktu yang berbeza, oleh itu bilangan pentadbir kumpulan yang cukup adalah penting untuk menampung bebanan kerja, mengelakkan kelesuan, dan memastikan komuniti anda dapat dikekalkan. Sebaiknya, lantik sekurang-kurangnya dua pentadbir komuniti dan dua pentadbir kumpulan, serta tetapkan kumpulan Pentadbir Sahaja untuk berkomunikasi, menyelaras dan menyokong pasukan pentadbir anda dalam menjalankan peranan mereka. Anda juga boleh mempertimbangkan untuk menetapkan waktu operasi bagi pentadbir memberikan respons kepada soalan dan pastikan bahawa pentadbir boleh bertugas dalam pelbagai syif yang berbeza.

Untuk mengekalkan penglibatan komuniti, anda perlu memastikan maklumat yang diberikan dalam kumpulan Pengumuman adalah bernilai dan relevan kepada semua orang. Ini merangkumi pengumuman tentang:

• pengiktirafan dan penghargaan kepada sukarelawan serta penderma;
• kejayaan projek terkini;
• penyertaan penderma baharu;
• permulaan projek baharu;
• pencarian sukarelawan untuk projek atau peranan baharu;
• penyertaan kumpulan baharu;
• mengalu-alukan sukarelawan baharu;
• peluang penglibatan komuniti yang lebih luas.

Mempertimbangkan tujuan pelbagai kumpulan dalam komuniti ialah satu amalan yang baik. Anda boleh bekerja bersama pentadbir kumpulan berdasarkan matlamat mereka, untuk memberi panduan berkenaan format, kekerapan, dan kandungan komunikasi mereka. Perkara berikut mungkin bermanfaat:

• mengedarkan jadual untuk pertemuan kumpulan sukarelawan atau kerja projek;
• berkongsi amalan atau pengalaman terbaik yang akan membantu sukarelawan atau benefisiari;
• berkongsi cerita kejayaan atau permintaan khusus, yang sangat penting dengan kumpulan penderma.

Pengiktirafan dan jalinan peribadi ialah kunci untuk mengekalkan penglibatan sukarelawan. Hargai ahli kumpulan sukarelawan anda dengan membalas mesej mereka dalam kumpulan, @menyebut individu atas sumbangan mereka, dan raikan kejayaan serta sorotan dengan berkongsi cerita dan foto.