सपोर्ट किंवा स्वयंसेवक ग्रुप्स

तुमची कम्युनिटी सेट अप करण्यापूर्वी, तुमचे उद्दिष्ट विचारात घ्या – हे प्रत्यक्ष प्रोजेक्ट्स हाताळण्यासाठी आहे, गरजू लोकांना थेट सामाजिक मदत पुरवण्यासाठी आहे, एखाद्या विषयाबद्दल जागरूकता पसरवण्यासाठी आहे की अजून काही? तुमचे उद्दिष्ट कम्युनिटीत कोणते सदस्य समाविष्ट करायचे आणि ते कोणत्या ग्रुप्समध्ये असावेत हे ठरवण्यात तुम्हाला मदत करेल. तुम्ही खालीलप्रमाणे ग्रुप्स तयार करू शकता किंवा जोडू शकता :

• भौगोलिक क्षेत्रानुसार स्वयंसेवक;
• कौशल्यांनुसार स्वयंसेवक;
• प्रोजेक्ट किंवा इव्हेंटनुसार स्वयंसेवक;
• प्रोजेक्ट लीडर किंवा स्वयंसेवक समन्वयक;
• दिशानिदेशनासाठी नवीन स्वयंसेवक;
• सर्वोत्तम पद्धतींची नोंद ठेवणारे आणि त्या शेअर करणारे स्वयंसेवक;
• उपक्रमाच्या परिणामांच्या कथा शेअर करण्याची जबाबदारी सोपवलेले स्वयंसेवक;
• गरज किंवा संवेदनशीलतेनुसार लाभार्थी;
• भौगोलिक क्षेत्रानुसार लाभार्थी;
• प्रोजेक्ट किंवा स्वारस्यानुसार देणगीदार.

कम्युनिटीचे स्पष्ट उद्दिष्ट तुमच्या ॲडमिन टीम्सना आणि सदस्यांना, काही ग्रुप्स का जोडले जातात तर काही ग्रुप्स का जोडले जात नाहीत हे समजून घेण्यास मदत करेल. उदाहरणार्थ, अल्प उत्पन्न असलेल्या कुटुंबांना अन्न पुरवणे हे तुमचे उद्दिष्ट असल्यास तुम्ही अन्न बनवणार्‍या आणि डिलिव्हरी करणार्‍या ग्रुप्सना जोडू शकता, किंवा नवीन रुजू झालेल्या लोकांना मार्गदर्शन देणार्‍या स्वयंसेवकांच्या ग्रुपलादेखील जोडू शकता. मात्र दुसरीकडे, समान सामाजिक स्वारस्य असलेल्या स्वयंसेवकांच्या ग्रुपला यामध्ये आमंत्रित केले जाणार नाही.

तुमच्या कम्युनिटीची प्रतिष्ठा आणि सदस्यांचा सहभाग यामुळे नवीन सदस्य जोडणे आणि स्वयंसेवक व देणगीदारांसोबतच्या संवादावर परिणाम होतो. तुमच्या समुदायाचा भाग म्हणून तुम्ही तुमच्या लाभार्थ्यांना दिलेला अनुभव तितकाच महत्त्वाचा आहे. निकोप आणि सकारात्मक वातावरण प्रस्थापित करण्यासाठी, WhatsApp वर तुमच्या समुदायासाठी आचारसंहिता समाविष्ट करणे महत्त्वाचे आहे. आचारसंहिता हे नियम, तत्त्वे आणि मूल्ये यांचा संग्रह आहे जो तुमच्या कम्युनिटीला, कम्युनिटीमध्ये अनुमती असलेले आणि अनुमती नसलेले वर्तन आणि आशय समजून घेण्यासाठी मार्गदर्शन करतो.

स्वयंसेवकांच्या ग्रुप्सचे व्यवस्थापन करताना, काही धोके आहेत ज्यांकडे बारकाईने लक्ष देणे आवश्यक आहे. कम्युनिटी आणि ग्रुप ॲडमिन्स या दोघांसाठी याविषयीचे स्पष्ट मार्गदर्शन विकसित करणे महत्वाचे आहे:

• नवीन स्वयंसेवक, देणगीदार आणि लाभार्थी निवडणे. तुमच्या कम्युनिटीमधील ग्रुप्समध्ये जोडताना सर्व संपर्क एकदा नीट तपासून घेणे चांगली पद्धत आहे. चुकीच्या अपेक्षा, दृष्टीकोण किंवा हेतू मनात असलेल्या एखाद्या व्यक्तीला जोडणे ग्रुपमधील इतर सदस्यांसाठी नुकसानकारक ठरू शकते. कोणत्याही संभाव्य सदस्यांना ग्रुपमध्ये जोडण्याआधी काही निकष पूर्ण करण्याचे किंवा काही प्रश्न विचारण्याचे तुम्ही ग्रुप ॲडमिन्सना सुचवू शकता. नवीन स्वयंसेवकांना स्वयंसेवक ग्रुप्समध्ये जोडण्यापूर्वी त्यांना प्रशिक्षण देण्यासाठी आणि त्यांच्याशी संवाद साधण्यासाठी एक दिशानिदेशन ग्रुप सुरू करणे ही एक चांगली कल्पना आहे.
• देणगीदार आणि लाभार्थ्यांचे ग्रुप्स जोडणे. सदस्यांचा संपर्क क्रमांक ते ज्या ग्रुप्सचा भाग आहेत त्यांतील सर्व कम्युनिटी अ‍ॅडमिन्स आणि सदस्यांना दिसतो. तुमच्या समुदायातील कोणत्याही ग्रुपमध्ये सामील होण्यापूर्वी देणगीदार आणि लाभार्थ्यांच्या ग्रुप्समधील सदस्यांना याची माहिती असल्याची आणि त्यांची संमती असल्याची खात्री करून घ्या. विशेषतः देणगीदार इतरांसोबत आपली संपर्क माहिती शेअर करण्यास तयार नसू शकतात. लाभार्थी कम्युनिटीज – जसे की तरुणवर्ग किंवा अल्प उत्पन्न असलेली कुटुंबे – या अधिक प्रमाणात संवेदनशील असू शकतात, आणि इतरांना त्यांची गरज किंवा त्यांना मदत मिळत असल्याची माहिती कळू नये असे त्यांना वाटू शकते.
• खाजगी आणि संवेदनशील माहिती शेअर करणे. आदर्शदृष्ट्या तुमच्या कम्युनिटीचे नियम किंवा आचारसंहिता सदस्यांना त्यांची स्वतःची किंवा इतर कोणाचीही वैयक्तिक माहिती, उदाहरणार्थ, पत्ता किंवा ईमेल शेअर करण्यापासून परावृत्त करतात. तसेच, नवीन सदस्यांना सामील करून घेण्यापूर्वी तुमच्या कम्युनिटीच्या गोपनीयता धोरणाशी सहमती दर्शवणे अनिवार्य करणेदेखील एक चांगली कल्पना आहे. पण जर स्वयंसेवकांमधील समन्वयासाठी वैयक्तिक संपर्क माहिती शेअर करण्याची आवश्यकता असेल तर सदस्यांना त्यांची माहिती ग्रुपमध्ये शेअर न करता ग्रुप अ‍ॅडमिन्सना थेट मेसेज करण्याची आठवण करा. संवेदनशील वैयक्तिक माहिती किंवा अनुभव सपोर्ट ग्रुपचा भाग म्हणून शेअर केली जात असल्यास, सदस्यांना डिसॲपिअरिंग मेसेजेस वापरण्याचा सल्ला द्या.

स्वयंसेवकांचे व्यवस्थापन आणि लाभार्थ्यांशी योग्यरीत्या संवाद साधणे यासाठी कौशल्ये लागतात. कम्युनिटी आणि ग्रुप ॲडमिन्सची नियुक्ती करताना, खालील गुण असलेल्या व्यक्ती निवडा :

• ज्यांना ध्येय साध्य करण्याची तळमळ आहे;
• जे तुमच्या कम्युनिटीची मूल्ये आणि आचारसंहितेप्रती वचनबद्ध आहेत;
• ग्रुपमध्ये समन्वय साधण्यासाठी तसेच ग्रुपचे व्यवस्थापन करण्यासाठी ज्यांच्याकडे वेळ आणि क्षमता आहे;
• ज्यांच्याकडे त्यांच्या ग्रुपमधील स्वयंसेवकांना किंवा लाभार्थ्यांना साहाय्य करण्यासाठी योग्य अनुभव आणि कौशल्य आहे;
• ज्यांच्याकडे मिळवलेले ज्ञान, सर्वोत्तम पद्धती, फोटो, कथा किंवा डेटा पॉइंट शेअर करण्यासाठी तुमच्याबरोबर तसेच इतर ॲडमिन्सबरोबर नियमितपणे संवाद साधण्यास आणि भेटण्यास वेळ आहे.
• जे स्व-जागरूक आहेत आणि विश्रांतीची गरज भासल्यास तसे स्पष्टपणे कळविण्यास तयार आहेत.

स्वयंसेवक समुदायांमध्ये सदस्य आपल्या जीवनातील इतर जबाबदार्‍यांच्या पलीकडे जाऊन वेळ देतात. प्रत्येक ॲडमिन टीम सदस्याकडे विभिन्न कार्यभार आणि क्षमता असल्याने, कार्यभार वाटून घेण्यासाठी, आत्यंतिक थकवा टाळण्यासाठी आणि तुमची कम्युनिटी टिकून राहील याची खात्री करण्यासाठी पुरेसे ग्रुप ॲडमिन नियुक्त करणे महत्त्वाचे आहे. प्रत्येक ग्रुपसाठी किमान दोन कम्युनिटी ॲडमिन्स आणि दोन ग्रुप ॲडमिन्स नियुक्त करण्याचा विचार करा आणि ॲडमिन म्हणून त्यांची भूमिका पार पडताना तुमच्या ॲडमिन टीमबरोबर संवाद व समन्वय साधण्यासाठी आणि साहाय्य करण्यासाठी केवळ ॲडमिन ग्रुप स्थापन करा. अ‍ॅडमिन्स वेगवेगळ्या वेळांदरम्यान काम करू शकतील याची खात्री करून त्यांनी प्रश्नांची उत्तरे देण्याकरिता तुम्ही कामाच्या वेळादेखील निर्धारित करू शकता.

तुमच्या कम्युनिटीला गुंतवून ठेवण्यासाठी, घोषणा ग्रुपमध्ये प्रदान केलेली माहिती उपयुक्त आणि प्रत्येकासाठी सुसंगत असल्याची खात्री करणे महत्त्वाचे आहे. यामध्ये पुढील घोषणांचा समावेश असू शकतो:

• स्वयंसेवक आणि देणगीदारांप्रती आभार आणि प्रशंसा;
• अलीकडील प्रोजेक्टमधील कामगिरी;
• सामील होणार्‍या नवीन देणगीदारांची माहिती;
• आगामी नवीन प्रोजेक्ट्सची माहिती;
• नवीन प्रोजेक्ट्स किंवा भूमिकांसाठी स्वयंसेवकांची मागणी;
• सामील होणार्‍या नवीन ग्रुप्सची माहिती;
• नवीन स्वयंसेवकांचे स्वागत;
• कम्युनिटीला गुंतवून ठेवण्याच्या अधिक मोठ्या संधी.

कम्युनिटीतील विविध ग्रुप्सच्या उद्दिष्टांबद्दल विचार करणे चांगली प्रथा आहे. त्यांच्या उद्दिष्टांवर अवलंबून, तुम्ही संप्रेषणांचे स्वरूप, वारंवारता आणि आशय यांबाबत मार्गदर्शन करण्यासाठी ग्रुप ॲडमिनसोबत कार्य करू शकता. हे पुढील गोष्टींसाठी उपयुक्त असू शकते :

• स्वयंसेवक ग्रुप मीटिंग्ज किंवा प्रोजेक्टच्या कामासाठी वेळापत्रक पाठवणे;
• स्वयंसेवक किंवा लाभार्थ्यांना मदत करतील अशा सर्वोत्तम पद्धती किंवा अनुभव शेअर करणे;
• देणगीदारांच्या ग्रुप्ससह यशोगाथा किंवा काही विशिष्ट, तातडीच्या विनंत्या शेअर करणे.

स्वयंसेवकांना गुंतवून ठेवण्यासाठी कृतज्ञता आणि वैयक्तिक संबंध हे अत्यंत महत्त्वाचे आहेत. तुमच्या स्वयंसेवकांच्या ग्रुप्समधील सदस्यांच्या मेसेजेसना प्रतिसाद देऊन, त्यांच्या वैयक्तिक योगदानासाठी @ वापरून त्यांचा नावानिशी उल्लेख करून, आणि कथा व फोटो शेअर करून यश आणि उल्लेखनीय कामगिरीचा आनंद साजरा करून सदस्यांचे कौतुक करा.