קבוצות התנדבות או תמיכה

לפני שאתם בונים את הקהילה שלכם, חשבו על המטרה: האם היא קמה כדי לתאם פרויקטים בשטח? כדי להעניק תמיכה סוציאלית ישירה לאנשים? כדי להגביר מודעות לעניין כלשהו? כדי לעשות משהו אחר? המטרה שלכם תעזור לכם לקבוע אילו חברים צריך לכלול בקהילה שלכם ואיך לבנות את הקבוצות שלהם. למשל, אתם יכולים ליצור או להוסיף קבוצות בשביל:

• מתנדבים לפי אזור גאוגרפי;
• מתנדבים לפי התמחות;
• מתנדבים לפי פרויקטים ואירועים;
• מנהלי פרויקטים;
• מתנדבים חדשים להדרכה;
• איסוף ושיתוף של שיטות מומלצות;
• איסוף ושיתוף של סיפורי הצלחה;
• מקבלי סיוע לפי צורך או פגיעוּת;
• מקבלי סיוע לפי אזור גאוגרפי;
• תורמים לפי פרויקט או אזור.

אם תגדירו מטרה ברורה, יהיה קל יותר למנהלים ולחברי הקהילה להבין למה קבוצות מסוימות נכללות בה ואחרות לא. לדוגמה, אם חלק מהמטרה שלכם הוא אספקת מזון למשפחות נזקקות – אולי תרצו ליצור קבוצה של הכנת מזון, קבוצה של משלוחי מזון, וקבוצת הדרכה למצטרפים ומצטרפות חדשים. לעומת זאת, לקבוצה חברתית שנוצרה סביב תחום עניין משותף של מתנדבים – לא יהיה מקום בקהילה הזו.

המוניטין של הקהילה, יחד עם רמת ההשתתפות של החברים, משפיע מאוד על האינטראקציה בקהילה ועל היכולת שלכם לגייס תרומות ומתנדבים חדשים. החוויה שתעניקו לאנשים שלהם אתם עוזרים חשובה לא פחות. כדי לבנות סביבת עבודה בריאה וחיובית, חשוב ביותר ליצור 'קוד התנהגות' לקהילה שלכם ב-WhatsApp. קוד התנהגות הוא אוסף של כללים, עקרונות וערכים שעוזרים לקהילה להבין את סוגי ההתנהגות ותוכן השיחות שמקובלים ולא מקובלים בקהילה.

כשמנהלים קבוצה של מתנדבים, יש כמה סיכונים שכדאי מאוד לשים לב אליהם. חשוב להעניק הדרכה ברורה, למנהלי הקהילות והקבוצות, בנושאים הבאים:

• בדיקה של מתנדבים, תורמים ומקבלי סיוע חדשים. כדאי מאוד לבדוק את כל אנשי הקשר לפני שאתם מוסיפים אותם לקבוצות שבקהילה שלכם. הוספת אנשים עם גישה או כוונות שליליות יכולה להזיק לחברים ולחברות בקבוצה. אפשר, למשל, לקבוע מראש שאלות או קריטריונים שעליהם יצטרכו חברים פוטנציאליים לענות כדי שיצורפו לקבוצה. עוד רעיון טוב הוא לארגן קבוצת הדרכה למתנדבים חדשים, כדי להכשיר ולהכיר אותם לפני ההוספה לקבוצות מתנדבים ייעודיות.
• הוספת קבוצות של תורמים או של מקבלי סיוע. מספרי הטלפון של חברים נגישים לכל מנהלי הקהילה, ולכל חברי הקבוצות שבהן הם נמצאים. וודאו שחברים בקבוצות של תורמים או של מקבלי סיוע מודעים לעניין הזה ומסכימים לו – לפני שתצרפו אותם. בהרבה מקרים, תורמים לא רוצים לחשוף את פרטי הקשר שלהם עם אחרים. מקבלי סיוע, למשל נערים בסיכון או משפחות במצוקה, הם בדרך כלל אנשים פגיעים מאוד מהרבה סיבות – ולא ירצו שאחרים ידעו על העזרה שהם מקבלים.
• שיתוף מידע פרטי ורגיש. ברוב המקרים, כדאי לכתוב בכללי הקהילה או בקוד ההתנהגות שלא מומלץ לחברים לשתף מידע אישי כמו אימייל או כתובת מגורים. כדאי גם לדרוש מחברים חדשים להסכים למדיניות הפרטיות של הקהילה לפני שהם מצטרפים. יחד עם זאת, לפעמים יש מידע שחייבים להעביר – רק בשביל העבודה השוטפת. במקרים כאלו, חשוב שחברים יזכרו להתכתב באופן פרטי עם מנהל הקבוצה, ולא להעביר את המידע בקבוצה עצמה. במקרים של שיתוף מידע אישי או חוויות אישיות כחלק מקבוצת תמיכה, ייעצו לחברים להשתמש בהודעות זמניות.

ניהול מתנדבים ותקשורת ראויה עם מקבלי הסיוע דורשים מיומנות. כשאתם מגייסים מנהלי קהילות וקבוצות, חפשו אנשים שהם:

• מסורים למטרה ולמה שהם עושים;
• מחויבים לערכים ולקוד ההתנהגות של הקהילה;
• בעלי זמן ויכולת לנהל את הקבוצות ולתאם ביניהן;
• בעלי הניסיון והמיומנויות המתאימים כדי לתמוך במתנדבים ובמקבלי הסיוע בקבוצות שלהם;
• עם מספיק זמן פנוי כדי לתקשר ולהיפגש איתכם ועם מנהלים נוספים כדי לשתף למידה, שיטות מומלצות, תמונות, סיפורים ונתונים;
• בעלי מודעות עצמית, ויודעים להגיד מתי הם צריכים הפסקה.

בקהילות מתנדבים, חברים משקיעים את הזמן שלהם ללא תמורה – הרבה פעמים על חשבון המחויבויות האחרות שלהם. הזמן שהם יוכלו לתת כנראה ישתנה מדי פעם, אז חשוב מאוד לגייס מספיק מנהלים כדי לחלוק את העבודה, להימנע משחיקה ולהבטיח שהקהילה שלכם היא בת קיימא. כדאי למנות לפחות שני מנהלי קהילה ושני מנהלי קבוצה לכל קבוצה, ולפתוח קבוצה למנהלים בלבד, שבה תוכלו לתקשר, לתאם, ולתמוך אחד בשני במילוי התפקידים. אולי תרצו גם לקבוע שעות פעילות שבהן מנהלים עונים לשאלות, ולוודא שיש מספיק מנהלים כדי לכסות את כל המשמרות.

כדי לשמור על המעורבות בקהילה, חשוב להבטיח שמידע שמועבר בקבוצת ההכרזות הוא בעל ערך ורלוונטי לכולם. זה יכול לכלול הכרזות על:

• הכרת תודה למתנדבים ולתורמים;
• הישגים והצלחות בפרויקטים;
• תורמים חדשים שמצטרפים;
• התחלות של פרויקטים חדשים;
• קולות קוראים למתנדבים בתפקידים ופרויקטים חדשים;
• קבוצות חדשות שמצטרפות;
• הצטרפות של מתנדבים חדשים;
• הזדמנויות ואירועים ברמת הקהילה.

כדאי מאוד לשקול את המטרה של קבוצות שונות בקהילה. בהתאם למשימות שלהן, תוכלו לעבוד עם מנהלי קבוצות כדי להדריך אותם בנושא הפורמט, התדירות והתוכן של התקשורת בין הקבוצות. הדברים הבאים עשויים לעזור:

• לשלוח לוחות זמנים של פגישות והדרכות של מתנדבים, ושל עבודות שמתבצעות;
• לשתף שיטות מומלצות שיעזרו למתנדבים ולמקבלי הסיוע;
• לשתף סיפורי הצלחה או בקשות ספציפיות ודחופות לתורמים.

הערכה וחיבור אישי הם חשובים ביותר כדי להבטיח את המשך המעורבות של המתנדבים. הביעו הערכה על ידי תגובה להודעות שלהם בקבוצות, @אזכור של אנשים ספציפיים, והכרת תודה על התרומה שלהם. אל תשכחו לחגוג הישגים ולשתף סיפורים ותמונות.