સપોર્ટ અથવા સ્વયંસેવકનાં ગ્રૂપ

તમારી કોમ્યુનિટી સેટ અપ કરતા પહેલાં તમારા હેતુને ધ્યાનમાં લો - શું તે પાયાના સ્તરે પ્રોજેક્ટનું સંકલન સાધવાનો છે, જરૂરિયાતમંદ લોકોને સીધો સામાજિક ટેકો પૂરો પાડવાનો છે, કોઈ મુદ્દા વિશે જાગૃતિ લાવવાનો છે અકે પછી કોઈ અન્ય હેતુ છે? તમારો હેતુ કોમ્યુનિટીમાં કયા સભ્યોનો સમાવેશ કરવો અને તેઓ કયા ગ્રૂપમાં રહેશે તે નક્કી કરવામાં તમને મદદ કરશે. તમે નીચેનાં લોકોનું ગ્રૂપ બનાવી અથવા ઉમેરી શકો છો:

• ભૌગોલિક વિસ્તાર અનુસાર સ્વયંસેવકો;
• કુશળતા અનુસાર સ્વયંસેવકો;
• પ્રોજેક્ટ અથવા ઇવેન્ટ અનુસાર સ્વયંસેવકો;
• પ્રોજેક્ટ આગેવાનો અથવા સ્વયંસેવક સંયોજકો;
• ઓરિએન્ટેશન માટે રાહ જોઈ રહેલા નવા સ્વયંસેવકો;
• જાણીતી રીતો વિશે માહિતી મેળવતા અને તેને શેર કરતા સ્વયંસેવકો;
• કાર્યક્રમની અસર વિશે માહિતી મેળવતા અને તેને શેર કરતા સ્વયંસેવકો;
• જરૂરિયાત અથવા નિર્બળતા અનુસાર લાભાર્થીઓ;
• ભૌગોલિક વિસ્તાર અનુસાર લાભાર્થીઓ;
• પ્રોજેક્ટ અથવા રુચિ અનુસાર દાતાઓ.

કોમ્યુનિટીનો હેતુ સ્પષ્ટ હોવાથી તમારી એડમિન ટીમ અને સભ્યો સમજી શકે છે કે શા માટે કેટલાંક ગ્રૂપને ઉમેરવામાં આવ્યાં છે અને અન્ય ગ્રૂપને ઉમેરવામાં આવ્યાં નથી. જેમ કે, જો તમારો હેતુ ઓછી આવક ધરાવતા પરિવારોને ભોજન પૂરું પાડવાનું હોય, તો તમે ભોજન બનાવતા અને તેની ડિલિવરી કરતા લોકોનું ગ્રૂપ બનાવીને તેને કોમ્યુનિટીમાં ઉમેરી શકો છો. ઉપરાંત, નવા સભ્યોને માર્ગદર્શન આપતા સ્વયંસેવકોના ગ્રૂપને પણ ઉમેરી શકાય છે. જો કે, કોઈ સમાન સામાજિક વિષયમાં રુચિ ધરાવતા સ્વયંસેવકોના ગ્રૂપનો સમાવેશ કરવામાં આવશે નહીં.

તમારી કોમ્યુનિટીની પ્રતિષ્ઠા અને સભ્યોની ભાગીદારી, સ્વયંસેવકો તથા દાતાઓ સાથેની તમારી ગતિવિધિ અને નિમણૂંકને અસર કરે છે. તમારી કોમ્યુનિટીના એક હિસ્સા તરીકે તમે તમારા લાભાર્થીઓને જે અનુભવ કરાવો છો તે પણ એટલો જ મહત્ત્વપૂર્ણ છે. સ્વસ્થ અને સકારાત્મક વાતાવરણ બનાવવા માટે, WhatsApp પર તમારી કોમ્યુનિટી માટે આચારસંહિતા સામેલ કરવી શ્રેષ્ઠ છે. આચારસંહિતા એવા નિયમો, સિદ્ધાંતો અને મૂલ્યોનો સંગ્રહ છે જે, તમારી કોમ્યુનિટીમાં આવકાર્ય અથવા તો અસ્વીકાર્ય વર્તણૂંકો તેમજ કન્ટેન્ટ બાબતે સમજવામાં તમારા કોમ્યુનિટીનું માર્ગદર્શન કરે છે.

સ્વયંસેવકના ગ્રૂપને મેનેજ કરતી વખતે, ધ્યાન આપવા જેવા કેટલાક જોખમો પણ છે. કોમ્યુનિટી અને ગ્રૂપ એડમિન, બંને માટે આના વિશે સ્પષ્ટ માર્ગદર્શિકા તૈયાર કરવી મહત્ત્વપૂર્ણ છે:

• નવા સ્વયંસેવકો, દાતાઓ અને લાભાર્થીઓ વિશે તપાસ કરવી. સંપર્કોને તમારી કોમ્યુનિટીના ગ્રૂપમાં ઉમેરતા પહેલાં તેમના વિશે તપાસ કરવી. ખોટી અપેક્ષાઓ, અભિગમ અથવા હેતુ ધરાવતી વ્યક્તિને ગ્રૂપમાં ઉમેરવી એ ગ્રૂપના અન્ય સભ્યો માટે હાનિકારક હોઈ શકે છે. તમે કોઈ પણ ગ્રૂપમાં સંભવિત નવા સભ્યો ઉમેરતા પહેલાં ગ્રૂપ એડમિન તેમને પૂછે એવા પ્રશ્નો અથવા માપદંડ સેટ કરી શકો છો. નવા સ્વયંસેવકોને સ્વયંસેવક ગ્રૂપમાં ઉમેરતા પહેલાં તેમને તાલીમ આપવા અને તેમની સાથે વાતચીત કરવા માટે ઓરિએન્ટેશન ગ્રૂપ બનાવવું એક આદર્શ વિચાર છે.
• દાતાઓ અને લાભાર્થી ગ્રૂપને ઉમેરવા. સભ્યનો સંપર્ક નંબર તમામ કોમ્યુનિટી એડમિન અને તેઓ જે ગ્રૂપના સભ્ય હોય તે ગ્રૂપના તમામ સભ્યો જોઈ શકે છે. ખાતરી કરો કે દાતા અને લાભાર્થી ગ્રૂપના સભ્યો તમારી કોમ્યુનિટીના કોઈ પણ ગ્રૂપમાં જોડાય તે પહેલાં આ અંગે જાણે છે અને સંમતિ આપે છે. ખાસ કરીને દાતાઓના કિસ્સામાં, એવું બની શકે છે કે તેઓ તેમની સંપર્ક વિગતો અન્ય લોકો સાથે શેર કરવા માંગતા ન હોય. યુવાનો અને ઓછી આવક ધરાવતા પરિવારો જેવા લાભાર્થીઓની સુરક્ષાને ઘણાં કારણોસર વધુ જોખમ થઈ શકે છે. એવું પણ બની શકે છે કે તેઓ બીજાને કહેવા માંગતા નથી કે તેઓ જરૂરિયાતમંદ છે અથવા કોઈ પાસેથી મદદ મેળવે છે.
• ખાનગી અને સંવેદનશીલ માહિતી શેર કરવી. ખરેખર તો તમારી કોમ્યુનિટીના નિયમો અથવા આચારસંહિતા જ એ રીતના હોય કે સભ્યોને રહેઠાણનું સરનામું અથવા ઇમેઇલ એડ્રેસ જેવી, વ્યક્તિગત માહિતી શેર કરતા રોકી શકે તો તે આદર્શ કહેવાય. નવા સભ્યોને જોડાવાની મંજૂરી આપતા પહેલાં તેઓ તમારી કોમ્યુનિટીની પ્રાઇવસી પોલિસીને સ્વીકારે એ આદર્શ અભિગમ કહેવાય. જો કે, જો સ્વયંસેવકે સહયોગ માટે વ્યક્તિગત સંપર્ક માહિતી શેર કરવી જ પડે તેમ હોય, તો સ્વયંસેવકે તેમની માહિતી ગ્રૂપ એડમિનને જ નિજી મેસેજ મોકલીને આપવી જોઈએ. ગ્રૂપની અંદર આ માહિતી મોકલવી જોઈએ નહીં. જો સપૉર્ટ ગ્રૂપના ભાગરૂપે સંવેદનશીલ વ્યક્તિગત માહિતી અથવા અનુભવ શેર કરવાના હોય, તો સભ્યોને ગાયબ થતા મેસેજનો ઉપયોગ કરવાની સલાહ આપો.

સ્વયંસેવકોને મેનેજ કરવામાં અને લાભાર્થીઓ સાથે યોગ્ય રીતે વાતચીત કરવામાં કુશળતાની જરૂર છે. કોમ્યુનિટી અને ગ્રૂપ એડમિનની નિમણૂંક કરતી વખતે, એવા લોકોને પસંદ કરો કે જેઓ:

• કોમ્યુનિટીના હેતુ પ્રત્યે ઉત્સાહી હોય;
• તમારી કોમ્યુનિટીના મૂલ્યો અને આચારસંહિતા પ્રત્યે સમર્પિત હોય;
• ગ્રૂપને મેનેજ કરવા માટે અને સંકલન સાધવા માટે સમય અને ક્ષમતા ધરાવતા હોય;
• તેમના ગ્રૂપના સ્વયંસેવકો અથવા લાભાર્થીઓને સહાયરૂપ બનવા માટે યોગ્ય અનુભવ અને કુશળતા ધરાવતા હોય;
• જેમની પાસે તેમણે શીખેલી નવી બાબતો, જાણીતી રીતો, ફોટા, સ્ટોરી અથવા ડેટા પૉઇન્ટ શેર કરવા માટે તમારી અને અન્ય એડમિન સાથે નિયમિત રીતે વાતચીત કરવાનો અને મળવાનો સમય હોય;
• સજાગ હોય અને જ્યારે તેમને વિરામની જરૂર હોય ત્યારે તેઓ તે જણાવવા માટે તૈયાર હોય.

સ્વયંસેવક સમુદાયના સભ્યો તેમના જીવનની અન્ય પ્રતિબદ્ધતાઓ ઉપરાંત તેમનો સમય સ્વેચ્છાએ ફાળવે છે. સમય જતાં દરેક સભ્યની ક્ષમતા બદલાશે, આથી કામના ભારણને વહેંચવા, તાણપૂર્ણ પરિસ્થિતિઓને ટાળવા અને તમારી કોમ્યુનિટી લાંબા સમય સુધી ટકી રહેશે તેની ખાતરી કરવા માટે પૂરતા ગ્રૂપ એડમિનની નિમણૂંક કરવી મહત્ત્વપૂર્ણ છે. દરેક ગ્રૂપ માટે ઓછામાં ઓછા બે કોમ્યુનિટી એડમિન અને બે ગ્રૂપ એડમિન નીમવા એ આદર્શ વિચાર છે તેમજ તમારી એડમિન ટીમ અંતર્ગત વાતચીત કરવા, સંકલન સાધવા તથા ટીમને તેની ભૂમિકાઓ ભજવવામાં સપોર્ટ કરવા માટે માત્ર એડમિનનું એક ગ્રૂપ સેટ કરવાનું વિચારો. પ્રશ્નોના જવાબ આપવા માટે કયા એડમિને ક્યારે કાર્યરત રહેવું તે તમે નક્કી કરી શકો. વળી, વિવિધ શિફ્ટમાં તેઓ કામ કરી શકે તે છે કે કેમ તે જુઓ.

તમારી કોમ્યુનિટીને પરોવાયેલી રાખવા માટે, એ સુનિશ્ચિત કરવું જરૂરી છે કે ઘોષણા ગ્રૂપમાં આપવામાં આવેલી માહિતી મહત્ત્વપૂર્ણ અને તમામ સભ્યો માટે ઉપયોગી છે. આમાં નીચેની બાબતો વિશેની ઘોષણાઓ હોઈ શકે છે:

• સ્વયંસેવકો અને દાતાઓની માન્યતા અને પ્રશંસા;
• પ્રોજેક્ટની તાજેતરની સિદ્ધિઓ;
• નવા દાતાઓ સાથે આવવા;
• નવા પ્રોજેક્ટની શરૂઆત કરવી;
• નવા પ્રોજેક્ટ અથવા ભૂમિકાઓ માટે સ્વયંસેવકો માટેની વિનંતીઓ;
• નવા ગ્રૂપ જોડાવવા;
• નવા સ્વયંસેવકોનું સ્વાગત કરવું;
• કોમ્યુનિટીને પરોવાયેલી રાખવાની મોટી તકો.

કોમ્યુનિટીની અંદરના અલગ-અલગ ગ્રૂપના હેતુને ધ્યાનમાં રાખવા એ એક ઉમદા રીત છે. હેતુઓના આધારે, તમે વાતચીતનું માળખું, કેટલી વાર વાતચીત કરવી અને વાતચીતના કન્ટેન્ટ સંબંધિત ગ્રૂપ એડમિનના માર્ગદર્શન માટે તેમની સાથે મળીને કામ કરી શકો છો. તે આના માટે ઉપયોગી થઈ શકે છે:

• સ્વયંસેવકના ગ્રૂપની મીટિંગ અથવા પ્રોજેક્ટના કાર્ય માટે સમયપત્રક મોકલવા;
• સ્વયંસેવકો અથવા લાભાર્થીઓને મદદરૂપ બની રહે એ માટે શ્રેષ્ઠ રીતો અથવા અનુભવો શેર કરવા;
• દાતા ગ્રૂપ સાથે સફળતાની ગાથાઓ અથવા ચોક્કસ અને તાત્કાલિક વિનંતીઓ શેર કરવા.

સ્વયંસેવકો સાથેની ઓળખાણ અને વ્યક્તિગત જોડાણ એ સ્વયંસેવકોને પરોવાયેલા રાખવાની ચાવી છે. તમારા સ્વયંસેવકોની, ગ્રૂપમાં તેમના મેસેજનો જવાબ આપીને, તેમના યોગદાન બદલ @mention થકી ઉલ્લેખ કરીને તેમજ સ્ટોરી અને ફોટા શેર કરીને સિદ્ધિઓ અને ખાસ પળોની ઉજવણી કરીને પ્રશંસા કરો.