گروه‌های پشتیبانی یا داوطلب

پیش از راه‌اندازی انجمن، هدفتان را در نظر بگیرید - آیا می‌خواهید پروژه‌هایی را در محل هماهنگ کنید، به طور مستقیم افراد نیازمند را از حمایت اجتماعی بهره‌مند کنید، آگاهی در مورد مسأله‌ای را بالا ببرید، یا هدف دیگری در نظر دارید؟ هدفتان به شما کمک می‌کند تصمیم بگیرید چه افرادی عضو انجمن‌تان باشند و در چه گروه‌هایی قرار بگیرند. می‌توانید این گروه‌ها را ایجاد یا اضافه کنید:

• داوطلبان بر اساس موقعیت جغرافیایی؛
• داوطلبان بر اساس مجموعه مهارت‌ها؛
• داوطلبان بر اساس پروژه یا رویداد؛
• سرپرست‌های پروژه یا هماهنگ‌کنندگان داوطلبان؛
• داوطلبان جدید برای معارفه؛
• داوطلبانی که بهترین رفتارها را ثبت می‌کنند و به اشتراک می‌گذارند؛
• داوطلبانی که وظیفه جمع‌آوری و به اشتراک‌ گذاشتن روایت‌های مربوط به تأثیر برنامه را برعهده دارند؛
• ذینفعان بر اساس نیاز یا آسیب‌پذیری؛
• ذینفعان بر اساس موقعیت جغرافیایی؛
• اهداکنندگان بر اساس پروژه یا حیطه مورد‌علاقه.

داشتن هدفی مشخص برای انجمن به اعضا و تیم سرپرستی شما کمک می‌کند تا دلیل اضافه شدن یا کنار گذاشتن گروه‌ها را متوجه شوند. برای مثال، اگر یکی از اهداف شما فراهم کردن غذا برای خانواده‌های کم‌درآمد باشد، ممکن است تصمیم بگیرید گروه‌هایی را ایجاد یا اضافه کنید که در زمینه تهیه و تحویل غذا فعالیت می‌کنند و حتی گروهی از داوطلبان را برای راهنمایی تازه‌واردان در انجمن خود بگنجانید. از طرف دیگر، گروهی از داوطلبان که پیرامون یک موضوع اجتماعی مشترک مورد‌علاقه‌شان با یکدیگر ارتباط برقرار کرده‌اند، به این انجمن دعوت نمی‌شوند.

اعتبار انجمن‌تان و مشارکت اعضا روی روند استخدام نیروهای جدید و تعامل با داوطلبان و اهداکنندگان تأثیر می‌گذارد. آنچه که ذینفعان، به عنوان بخشی از انجمن‌تان، تجربه می‌کنند نیز به همان اندازه حائز اهمیت است. برای ایجاد محیطی سالم و مثبت، مهم است که برای انجمن‌تان در واتساپ یک منشور اخلاقی داشته باشید. منشور اخلاقی مجموعه‌ای از قواعد، اصول، و ارزش‌ها است که به انجمن‌تان کمک می‌کند بدانند که چه رفتارها و محتوایی در انجمن مجاز است و کدام‌ها غیرمجاز.

هنگام مدیریت گروه‌های داوطلب، مسائلی هست که توجه ویژه‌ شما را می‌طلبند. مهم است که درباره موارد زیر هم برای انجمن و هم سرپرست‌های گروه دستورالعمل‌های مشخصی ایجاد شود:

• ارزیابی سوابق داوطلبان، اهداکنندگان، و ذینفعان جدید. خوب است که همه مخاطبین را پیش از اضافه کردن به گروه‌های تحت انجمن بررسی کنید. اضافه کردن فردی که توقعات، رویکرد، یا مقصود اشتباهی دارد ممکن است به سایر اعضای گروه آسیب وارد کند. می‌توانید چند معیار یا سؤال برای سرپرست‌های گروه مشخص کنید تا پیش از اضافه کردن اعضای بالقوه به هر گروهی آن سؤال‌ها را از ایشان بپرسند. ایده خوبی است که یک گروه معارفه برای داوطلبان جدید راه‌اندازی کنید تا پیش از اضافه کردن آنها به گروه‌های داوطلب آموزش ببینند و با آنها تعامل داشته باشند.
• اضافه کردن گروه‌های ذینفع و اهداکنندگان. شماره تماس اعضا برای همه سرپرست‌های انجمن و همه اعضای گروهی که به آن تعلق دارند قابل رؤیت است. حتماً اطمینان حاصل کنید که اعضای گروه‌های اهداکننده و ذینفع پیش از پیوستن به هر گروهی در انجمن‌تان از این موضوع آگاهند و به آن رضایت دارند. به خصوص اهداکنندگان ممکن است مایل نباشند که اطلاعات تماس آنها با دیگران به اشتراک گذاشته شود. انجمن‌های ذینفع - مثل جوانان یا خانواده‌های کم‌درآمد - احتمالاً به دلایل مختلف آسیب‌پذیری بیشتری دارند و ممکن است مایل نباشند که دیگران بدانند آنها نیازمند هستند و کمک دریافت می‌کنند.
• به اشتراک‌ گذاشتن اطلاعات خصوصی و حساس. در حالت ایده‌آل قواعد یا منشور اخلاقی انجمن‌تان مانع می‌شود که اعضا اطلاعات شخصی مثل آدرس یا ایمیل را به اشتراک بگذارند. همچنین خوب است که پیش از اینکه به اعضای جدید اجازه پیوستن بدهید از آنها بخواهید خط‌مشی حریم‌خصوصی انجمن‌تان را تصدیق کنند. با این حال، اگر لازم باشد برای هماهنگی داوطلبان اطلاعات تماس شخصی به اشتراک گذاشته شود، به یاد داشته باشید که به اعضا یادآوری کنید تا اطلاعات‌شان را فقط از طریق پیام مستقیم با سرپرست‌های گروه، نه در گروه، به اشتراک بگذارند. اگر در یک گروه پشتیبانی تجربه یا اطلاعات شخصی حساس به اشتراک گذاشته می‌شود، به اعضا توصیه کنید تا از پیام‌‌های مدت‌دار استفاده کنند.

مدیریت داوطلبان و ارتباط مناسب با ذینفعان به مهارت نیاز دارد. وقتی می‌خواهید سرپرست‌های گروه و انجمن را استخدام کنید، به دنبال کسانی باشید که:

• مشتاق تحقق هدف‌تان هستند؛
• به منشور اخلاقی و ارزش‌های انجمن‌تان متعهد هستند؛
• زمان و ظرفیت کافی برای هماهنگی و مدیریت گروه‌ها را دارند؛
• برای پشتیبانی از داوطلبان یا ذینفعانی که در گروه‌هایشان هستند تجارب و مهارت‌های مناسب را دارند؛
• برای ارتباط و ملاقات‌های مداوم با شما و سایر سرپرست‌ها وقت کافی دارند تا آموزه‌ها، بهترین اقدامات، عکس‌ها، اخبار، یا داده‌ها را به اشتراک بگذارند؛
• خودآگاه هستند و زمانی که به استراحت نیاز داشته باشند می‌توانند آن را ابراز کنند.

در انجمن‌های داوطلب، اعضا وقت خود را سخاوتمندانه و با گذشتن از سایر تعهداتی که در زندگی دارند به انجمن اختصاص می‌دهند. هر عضو در زمان‌های مختلف ظرفیت‌های متفاوتی خواهد داشت، پس مهم است که به قدر کافی برای گروه‌ها سرپرست استخدام کنید تا بتوانید کارها را تقسیم کنید، از خستگی بیش از حد افراد جلوگیری کنید، و پایداری انجمن‌تان را تضمین کنید. خوب است که برای هر گروه حداقل دو سرپرست انجمن و دو سرپرست گروه استخدام کنید و برای ارتباط، هماهنگی، و پشتیبانی از تیم سرپرست‌ها برای ایفای نقش‌های خود یک گروه «فقط سرپرست» راه‌اندازی کنید. می‌توانید برای سرپرست‌ها ساعات کاری مشخص برای پاسخ دادن به پرسش‌ها تنظیم کنید و اطمینان حاصل کنید که سرپرست‌ها می‌توانند شیفت‌های مختلف را پوشش دهند.

برای حفظ سطح مشارکت در انجمن‌تان، مهم است که اطمینان حاصل کنید اطلاعاتی که در گروه اعلامیه منتشر می‌کنید برای همه ارزشمند است و به درد همه آن‌ها می‌خورد. اعلامیه‌ها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

• تصدیق و قدردانی از داوطلبان و اهداکنندگان؛
• دستاوردهای پروژه‌های اخیر؛
• پیوستن اهداکنندگان جدید؛
• شروع پروژه‌های جدید؛
• فراخوان داوطلب برای پروژه‌ها یا نقش‌های جدید؛
• پیوستن گروه‌های جدید؛
• خوش‌آمد‌گویی به داوطلبان جدید؛
• فرصت‌های بیشتر برای مشارکت انجمن.

خوب است که هدف گروه‌های مختلف در انجمن را در نظر بگیرید. بنا به آن اهداف می‌توانید برای مشخص کردن ساختار، تناوب، و محتوای ارتباطات با سرپرست‌های گروه همکاری کنید. انجام موارد زیر هم می‌تواند مفید باشد:

• برای قرارهای ملاقات یا پروژه‌های کاری گروه داوطلبان برنامه زمانی بفرستید؛
• بهترین اقدامات یا تجاربی که به داوطلبان یا ذینفعان کمک می‌کنند را به اشتراک بگذارید؛
• اخبار موفقیت یا درخواست‌های خاص و ضروری را با گروه‌های اهداکننده به اشتراک بگذارید.

تصدیق زحمات و ارتباط شخصی برای تضمین حفظ میزان مشارکت داوطلبان اموری کلیدی هستند. با پاسخ دادن به پیام‌های اعضای گروه داوطلب در گروه‌ها، @ذکر نام افراد بابت مشارکت‌شان، و تمجید از دستاوردها و نکات برجسته با به اشتراک گذاشتن اخبار و عکس‌ها، از اعضا قدردانی کنید.