Podpůrné a dobrovolnické skupiny

Než založíte nějakou komunitu, promyslete si její účel. Má sloužit ke koordinaci projektů v terénu? Má poskytovat sociální podporu přímo potřebným lidem, zvyšovat povědomí o nějakém problému, nebo něco jiného? Na základě účelu můžete rozhodnout, jaké členy a skupiny je třeba do komunity zahrnout. Můžete vytvářet nebo přidávat skupiny pro:

• dobrovolníky v dané zeměpisné oblasti,
• dobrovolníky s určitými dovednostmi,
• dobrovolníky zapojené v určitém projektu či události,
• vedoucí projektů nebo koordinátory dobrovolníků,
• nové dobrovolníky, kteří se mají zapracovat,
• dobrovolníky, kteří shromažďují a sdílejí doporučené postupy,
• dobrovolníky shromažďující a sdílející příběhy, které zachycují přínos programu,
• příjemce pomoci podle jejich potřeb či zranitelnosti,
• příjemce pomoci podle zeměpisné oblasti,
• dárce podle projektu či oblasti zájmu.

Když bude vaše komunita mít stanovený jasný účel, bude pro tým správců i členy snazší pochopit, proč jsou některé skupiny vytvářeny a jiné ne. Pokud například máte v úmyslu poskytovat nízkopříjmovým rodinám také potravinovou pomoc, můžete se rozhodnout vytvořit nebo přidat skupiny zapojené do přípravy jídla anebo jeho rozvozu, případně zahrnout i skupinu dobrovolníků, která se bude věnovat podpoře nováčků. Na druhou stranu by se nehodilo zahrnout skupinu dobrovolníků, kterou spojuje nějaký společenský zájem.

Na úspěch při hledání dobrovolníků a dárců a jednání s nimi bude mít vliv pověst komunity a zapojení členů. Stejně tak je důležitá i zkušenost, kterou jako komunita příjemcům pomoci zprostředkováváte. Zásadním krokem k vytvoření zdravého a pozitivního prostředí je zahrnout kodex chování komunity ve službě WhatsApp. Kodex chování je sbírka pravidel, principů a hodnot, které komunitě pomáhají pochopit, jaké chování a obsah jsou v jejím rámci přípustné nebo nepřípustné.

Při správě dobrovolnických skupin existují některá rizika, kterým je potřeba věnovat pozornost. Je důležité připravit pro komunitu i správce jasné pokyny ohledně následujících bodů:

• Výběr nových dobrovolníků, dárců a příjemců pomoci: Před přidáním do skupiny v komunitě je vhodné všechny kontakty prověřit. Přidání někoho, kdo má mylné předpoklady, chybný postoj nebo úmysl, by mohlo ostatním členům skupiny škodit. Můžete zvážit sestavení několika kritérií či otázek, které správci skupin možným členům předloží, dříve než je do skupiny přidají. Doporučuje se vytvořit skupinu pro nováčky, kde lze nové dobrovolníky proškolit a reagovat na jejich podněty. Až poté by měli být přidáni do skupiny dobrovolníků.
• Přidávání dárců a příjemců pomoci: Všichni správci komunity a všichni členové skupin, k nimž patří, uvidí kontaktní číslo člena skupiny. Ujistěte se, že všichni členové skupin dárců i příjemců pomoci si ještě před vstupem do jakékoli skupiny uvnitř vaší komunity tuto skutečnost uvědomují a souhlasí s ní. Dárci hlavně nemusí chtít své kontaktní údaje s ostatními sdílet. Příjemci pomoci, jako jsou mladí lidé nebo rodiny s nízkým příjmem, mohou být z různých důvodů zranitelnější a nemusí souhlasit s tím, aby ostatní věděli, že potřebují nebo dostávají pomoc.
• Sdílení soukromých a citlivých údajů: V ideálním případě by členy od sdílení osobních údajů, např. fyzické nebo e-mailové adresy, měla odradit pravidla komunity nebo kodex chování. Od nových členů je také vhodné vyžadovat odsouhlasení zásad ochrany osobních údajů komunity, dříve než se k ní budou moct přidat. Pokud je však kvůli koordinaci dobrovolníků nutné vyžadovat osobní kontaktní údaje, připomeňte členům, aby své údaje posílali výhradně prostřednictvím zprávy přímo správci skupiny a ne sdílením zpráv ve skupině. Pokud se v podpůrné skupině sdílí citlivé osobní údaje nebo zkušenosti, doporučte členům, ať používají mizející zprávy.

K jednání s dobrovolníky a úspěšné komunikaci s příjemci pomoci je potřeba celá řada dovedností. Při nabírání správců komunity či skupiny se porozhlédněte po lidech, kteří:

• jsou pro věc nadšení,
• respektují hodnoty komunity a kodex chování,
• mají čas a kapacitu skupiny koordinovat a spravovat,
• mají potřebné zkušenosti a dovednosti, aby mohli v rámci skupin dobrovolníky či příjemce pomoci podporovat,
• mají čas pravidelně komunikovat a setkávat se s vámi i ostatními správci za účelem sdílení nových poznatků, osvědčených postupů, fotek, příběhů nebo dat,
• jsou asertivní a dají vědět, pokud si potřebují odpočinout.

V komunitách dobrovolníků členové zdarma poskytují svůj čas daleko nad rámec svých běžných povinností. Každý z členů bude mít různou kapacitu v závislosti na denní době, je proto obzvlášť důležité mít správců skupin dostatek. Budete tak moct rozdělovat pracovní náplň, vyhnete se pocitu vyhoření a vaše komunita bude dlouhodobě udržitelná. Doporučujeme jmenovat alespoň dva správce komunity a dva správce skupiny v každé skupině. Také založte skupinu jen pro správce, ve které s nimi budete moct komunikovat, koordinovat je a podporovat je v jejich rolích. Zvažte také stanovení pracovní doby pro správce, během níž by odpovídali na dotazy. Správci by mohli pracovat na různé směny.

Pro zapojení komunity je důležité, aby byly informace poskytované ve skupinách určených ke sdílení aktuálních informací a oznámení užitečné a relevantní pro všechny. Oznámení by mohla zahrnovat následující informace:

• uznání a ocenění dobrovolníků a dárců,
• dílčí úspěchy nového projektu,
• nově zapojení dárci,
• zahajování nových projektů,
• požadavky na dobrovolníky v rámci nových projektů a rolí,
• přidání nových skupin,
• vítání nových dobrovolníků,
• příležitosti pro zapojení širší komunity.

Je dobrou praxí myslet na účel různých skupin v komunitě. Podle jednotlivých cílů můžete se správci skupiny připravit formát, četnost a obsah jejich komunikace. Užitečné může být:

• rozesílat kalendář setkání skupiny dobrovolníků nebo projektových úkolů,
• sdílet tipy nebo zkušenosti, které dobrovolníkům či příjemcům podpory pomohou,
• sdílet se skupinami dárců naléhavé požadavky nebo příběhy zachycující úspěch.

Uznání a osobní vazba jsou klíčem k tomu, aby dobrovolníci zůstali zapojeni. Vyjadřujte členům své dobrovolnické skupiny uznání tím, že budete ve skupinách odpovídat na jejich zprávy. Poděkujete veřejně jednotlivcům za jejich přispění tak, že je @zmíníte. Zdůrazňujte pokrok i největší úspěchy přidáváním příběhů a fotografií.