সাপোর্ট বা স্বেচ্ছাসেবীদের গ্রুপ

আপনার কমিউনিটি গড়ে তোলার আগে, আপনার উদ্দেশ্য বিবেচনা করুন - এটি কি সমাজে প্রজেক্টগুলি সমন্বয় করবে, প্রয়োজনীয় লোকদের সরাসরি সামাজিক সহায়তা প্রদান করবে, একটি সমস্যা সম্পর্কে সচেতনতা বৃদ্ধি করবে, নাকি অন্য কিছু? কোন সদস্যদের কমিউনিটিতে অন্তর্ভুক্ত করা হবে এবং তারা কোন গ্রুপে থাকবে সে বিষয়ে আপনার উদ্দেশ্য় আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করবে। আপনি এদের নিয়ে গ্রুপ তৈরি বা যোগ করতে পারেন:

• ভৌগোলিক এলাকা অনুযায়ী স্বেচ্ছাসেবক;
• দক্ষতা অনুযায়ী স্বেচ্ছাসেবক;
• প্রজেক্ট বা ইভেন্ট অনুযায়ী স্বেচ্ছাসেবক;
• প্রজেক্টের নেতা বা স্বেচ্ছাসেবক সমন্বয়কারী;
• অভিযোজনের জন্য নতুন স্বেচ্ছাসেবক;
• সুপরিচিত পদ্ধতি সংগ্রহ এবং শেয়ার করে নেওয়া স্বেচ্ছাসেবক;
• প্রোগ্রামের প্রভাবের স্টোরি সংগ্রহ এবং শেয়ার করে নেওয়ার দায়িত্ব পাওয়া স্বেচ্ছাসেবক;
• প্রয়োজন বা দুর্বলতা অনুসারে সুবিধাভোগী;
• ভৌগোলিক এলাকা অনুযায়ী সুবিধাভোগী;
• প্রজেক্ট বা আগ্রহ এলাকা অনুসারে দাতা।

কমিউনিটির স্পষ্ট উদ্দেশ্যটি আপনার অ্যাডমিন টিম এবং সদস্যদের এটা বুঝতে সাহায্য করবে যে কেন কিছু গ্রুপ যুক্ত করা হয়েছে এবং অন্যগুলি কেন নয়। যেমন, যদি আপনার উদ্দেশ্যের একটি অংশ হয় নিম্ন আয়ের পরিবারগুলির জন্য খাদ্য সরবরাহ করা, তাহলে আপনি খাদ্য তৈরি এবং খাদ্য সরবরাহে নিয়োজিত গ্রুপ তৈরি বা যোগ করার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন এবং এমনকি নতুনদের পরামর্শ দেওয়ার জন্য নিবেদিত স্বেচ্ছাসেবকদের একটি গ্রুপ অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। অন্যদিকে, স্বেচ্ছাসেবকদের কোনও সামাজিক স্বার্থে কথা বলার জন্য় গ্রুপে আমন্ত্রণ জানানো হবে না।

আপনার কমিউনিটির খ্যাতি এবং সদস্যদের অংশগ্রহণ আপনার নিয়োগ এবং স্বেচ্ছাসেবক ও দাতাদের সাথে ইন্টার‍্যাকশনকে প্রভাবিত করে। আপনার কমিউনিটির অংশ হিসাবে আপনি আপনার সুবিধাভোগীদের কাছে যে অভিজ্ঞতা প্রদান করেন তা সমান গুরুত্বপূর্ণ। একটি স্বাস্থ্যকর এবং ইতিবাচক পরিবেশ গড়ে তুলতে, WhatsApp-এ আপনার কমিউনিটির জন্য একটি আচরণবিধি অন্তর্ভুক্ত করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। আচরণ বিধি হল নিয়ম, নীতি এবং মূল্যবোধের একটি সংগ্রহ যা আপনার কমিউনিটিতে অনুমোদিত এবং অননুমোদিত আচরণ এবং কনটেন্ট বোঝার জন্য আপনার কমিউনিটিকে গাইড করে।

স্বেচ্ছাসেবকদের গ্রুপগুলি পরিচালনা করার সময়, কিছু ঝুঁকির দিকে মনোযোগ দিতে হবে। কমিউনিটি এবং গ্রুপ অ্যাডমিন উভয়ের জন্যই এই বিষয়ে স্পষ্ট নির্দেশনা তৈরি করা গুরুত্বপূর্ণ:

• নতুন স্বেচ্ছাসেবক, দাতা এবং সুবিধাভোগীদের যাচাই করা। আপনার কমিউনিটির অধীনে থাকা গ্রুপে যোগ করার আগে সমস্ত কন্ট্যাক্ট পরীক্ষা করে নেওয়া ভালো। ভুল প্রত্যাশা, দৃষ্টিভঙ্গি বা উদ্দেশ্য আছে এমন কাউকে যুক্ত করা গ্রুপের অন্যান্য সদস্যদের জন্য ক্ষতিকর হতে পারে। যেকোনও গ্রুপে যুক্ত করার আগে সম্ভাব্য সদস্যদের জিজ্ঞাসা করার জন্য গ্রুপ অ্যাডমিনদের তাদের জন্য কিছু মাপকাঠি বা প্রশ্ন সেট করার কথা বিবেচনা করতে পারেন। নতুন স্বেচ্ছাসেবকদের স্বেচ্ছাসেবক গ্রুপে যুক্ত করার আগে তাদের প্রশিক্ষণ এবং ইন্টার‍্যাকশনের জন্য একটি অভিযোজন গ্রুপ স্থাপন করলে ভালো হয়।
• দাতা এবং সুবিধাভোগী গ্রুপ যোগ করা। একজন সদস্যের যোগাযোগের নম্বর কমিউনিটির সমস্ত অ্যাডমিনরা এবং তারা যে গ্রুপের সদস্য তারা দেখতে পাবে। নিশ্চিত করুন যে দাতা এবং সুবিধাভোগী গ্রুপের সদস্যরা আপনার কমিউনিটির যেকোনও গ্রুপে যোগদানের আগে এই বিষয়ে অবগত আছেন ও সম্মতি দিচ্ছেন। বিশেষ করে দাতারা অন্যদের সাথে তাদের যোগাযোগের বিশদ হয়তো শেয়ার করতে চাইবেন না। সুবিধাভোগী কমিউনিটি - যেমন যুবক বা নিম্ন আয়ের পরিবারগুলি - বিভিন্ন কারণে তাদের খুব অভাব থাকতে পারে এবং তারা যে অভাবে আছে বা সহায়তা পাচ্ছে সেকথা সকলকে নাও জানাতে চাইতে পারে।
• ব্যক্তিগত ও সংবেদনশীল তথ্য শেয়ার করা। মূলত, আপনার কমিউনিটির নিয়ম বা আচরণ বিধি সদস্যদের ব্যক্তিগত তথ্য যেমন বাড়ির ঠিকানা বা ইমেল শেয়ার করা থেকে বিরত রাখে। নতুন সদস্যদের যোগদানের অনুমতি দেওয়ার আগে তাদেরকে আপনার কমিউনিটির গোপনীয়তা নীতি স্বীকার করতে বলা বুদ্ধিমানের কাজ হবে। যাইহোক, যদি স্বেচ্ছাসেবক সমন্বয়ের জন্য ব্যক্তিগত যোগাযোগের তথ্য শেয়ার করার প্রয়োজন হয় তাহলে সদস্যদের মনে করিয়ে দিতে হবে যে তারা যেন তাদের তথ্য শেয়ার করার জন্য শুধুমাত্র গ্রুপ অ্যাডমিনদের সাথে সরাসরি মেসেজ পাঠায়, গ্রুপের মধ্যে নয়। যদি সংবেদনশীল ব্যক্তিগত তথ্য বা অভিজ্ঞতা একটি সাপোর্ট গ্রুপের অংশ হিসাবে শেয়ার করা হয় তাহলে সদস্যদের সাময়িক মেসেজ ব্যবহার করার পরামর্শ দিন।

স্বেচ্ছাসেবকদের পরিচালনা করা এবং সুবিধাভোগীদের সাথে যথাযথভাবে যোগাযোগ করার জন্য দক্ষতা প্রয়োজন। কমিউনিটি এবং গ্রুপ অ্যাডমিন নিয়োগ করার সময়, এমন লোকদের খুঁজুন যারা:

• উদ্দেশ্য সম্পর্কে উৎসাহী;
• আপনার কমিউনিটির মূল্যবোধ এবং আচরণ বিধির প্রতি প্রতিশ্রুতিবদ্ধ;
• গ্রুপ সমন্বয় এবং পরিচালনা করার সময় পাবে এবং যাদের ক্ষমতা আছে;
• তাদের গ্রুপে স্বেচ্ছাসেবক বা সুবিধাভোগীদের সাপোর্ট করার জন্য অভিজ্ঞ এবং দক্ষ;
• লার্নিং, সুপরিচিত পদ্ধতি, ফটো, গল্প বা ডেটা পয়েন্ট শেয়ার করতে আপনার এবং অন্যান্য অ্যাডমিনদের সাথে নিয়মিত যোগাযোগ করার এবং দেখা করার সময় পাবে;
• নিজের সম্পর্কে সচেতন এবং তাদের বিরতির প্রয়োজন হলে জানাতে প্রস্তুত।

স্বেচ্ছাসেবক কমিউনিটিতে সদস্যরা তাদের জীবনের অন্যান্য প্রতিশ্রুতিগুলির বাইরে অন্য়দের জন্য় সময় দেয়। সময়ের সাথে সাথে প্রতিটি সদস্যের ক্ষমতা পরিবর্তিত হবে, তাই কাজের চাপ ভাগাভাগি করতে, বার্নআউট এড়াতে এবং আপনার কমিউনিটি যে মজবুত তা নিশ্চিত করতে পর্যাপ্ত গ্রুপ অ্যাডমিন নিয়োগ করা বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ। প্রতিটি গ্রুপের জন্য কমপক্ষে দুইজন কমিউনিটি অ্যাডমিন এবং দুইজন গ্রুপ অ্যাডমিন নিয়োগ করা এবং আপনার অ্যাডমিন টিমকে তাদের ভূমিকা পালনে যোগাযোগ, সমন্বয় এবং সাপোর্ট করার জন্য একটি অ্যাডমিন গ্রুপ সেট আপ করা ভালো চিন্তা। অ্যাডমিনরা যাতে প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে এবং বিভিন্ন শিফট কভার করতে পারে তা নিশ্চিত করার জন্য কাজের সময় নির্ধারণের কথা বিবেচনা করতে পারেন।

আপনার কমিউনিটিকে এনগেজ করে রাখতে, ঘোষণা গ্রুপে প্রদত্ত তথ্য মূল্যবান এবং প্রত্যেকের জন্য প্রাসঙ্গিক কিনা তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। এই ধরনের ঘোষণা অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে:

• স্বেচ্ছাসেবক এবং দাতাদের স্বীকৃতি এবং প্রশংসা;
• সাম্প্রতিক প্রজেক্টের সাফল্য;
• নতুন দাতাদের স্বাগত জানানো;
• নতুন প্রজেক্ট শুরু;
• নতুন প্রজেক্ট বা ভূমিকার জন্য স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য অনুরোধ;
• নতুন গ্রুপে যোগদান;
• নতুন স্বেচ্ছাসেবকদের স্বাগত জানানো;
• বৃহত্তর কমিউনিটিতে জড়িত থাকার সুযোগ।

কমিউনিটির মধ্যে বিভিন্ন গ্রুপের উদ্দেশ্য বিবেচনা করা একটি ভালো অভ্য়াস। তাদের উদ্দেশ্যের উপর নির্ভর করে, আপনি যোগাযোগের ফরম্যাট, ফ্রিকোয়েন্সি এবং কনটেন্ট গাইড করতে গ্রুপ অ্যাডমিনদের সাথে কাজ করতে পারেন। এটি এইসব ক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় হতে পারে:

• স্বেচ্ছাসেবক গ্রুপের মিট আপ বা প্রজেক্টের জন্য সময়সূচী পাঠানো;
• সুপরিচিত পদ্ধতি বা অভিজ্ঞতা শেয়ার করতে যা স্বেচ্ছাসেবক বা সুবিধাভোগীদের সাহায্য করবে;
• দাতা গ্রুপের সাথে সাফল্যের স্টোরি বা নির্দিষ্ট ও জরুরি অনুরোধগুলি শেয়ার করতে।

স্বেচ্ছাসেবকদের এনগেজ থাকা নিশ্চিত করার জন্য স্বীকৃতি এবং ব্যক্তিগত সংযোগই হল চাবিকাঠি। আপনার স্বেচ্ছাসেবক গ্রুপের সদস্যদের গ্রুপে তাদের মেসেজের উত্তর দিয়ে, তাদের অবদানের জন্য @উল্লেখ করে এবং কৃতিত্বের জন্য় সম্মান জানিয়ে এবং স্টোরি ও ফটো শেয়ার করে হাইলাইট করে তাদের প্রশংসা করুন।