Fontos dolgok, amiket nem szabad elfelejteni, amikor új közösséget hozol létre, vagy csoportokat adsz hozzá közösségekhez a WhatsAppon.
Az adminisztrátorokkal és a tagokkal együttműködve alakítsatok ki pozitív közösségi élményt, és őrizzétek is meg azt.
Tekintsd meg, hogyan használják a különböző ágazatokban a WhatsAppot közösségek fejlesztésére.
Az adminisztrátori csapat megfelelő összeállítása és képzése sokat segít a közösség kezelésében és a problémák megoldásában. Megtudhatod, hogyan toborozhatsz erős adminisztrátori csapatot, oszthatod ki a szerepköröket, támogathatjátok, segíthetitek egymást, és kezelhetitek az esetleges konfliktusokat.
„Nagy közösségünk van, különböző témákkal foglalkozó alcsoportokkal. Nagyon fontos, hogy legyenek olyan adminisztrátorok, akik képzettek a csoportok professzionális és hatékony kezelése terén, és gördülékenyen tudnak dolgozni a csoportok bővítésén.”
– Arun, Pinkishe Foundation
Adminisztrátorként lehet, hogy úgy érzed, állandó készenlétben vagy. Súlyos teherként nehezedhet rád a kérdések, kérések és konfliktusok kezelése. Bizonyos lépések végrehajtásával azonban a csapat elkerülheti a kiégést, és kezelheti a közösség növekedésével járó kihívásokat. A csapatoddal együttműködve dolgozzatok ki világos irányelveket és eljárásokat a feladat- és felelősségmegosztásra. Ennek során vegyétek figyelembe az egyéni erősségeket és korlátokat.
Az adminisztrátorok toborzásának legjobb módja, ha szétnézel a legaktívabb tagok vagy azok között, akikről tudod, hogy hozzád hasonlóan fontos számukra a közösség és értékei. Azt is bejelentheted, hogy önként jelentkezőket keresel, vagy megkérdezed, kiket javasolnak a tagok. Az önkéntesek és a jelöltek értékelésekor vedd figyelembe, hogyan teljesítik a küldetéseteket, tekintsd át csoportbeli tevékenységüket és a többi taggal folytatott interakcióikat.
Érdemes lehet azt is átgondolni, mit tudnak megcsinálni az adminisztrátoraid, amit te nem. Az egymást kiegészítő készségekkel és szakértelemmel rendelkező csapattagok hatékonyabbá teszik a csapatmunkát, és javítják a teljesítményt. Ugyanakkor úgy érdemes toborozni az adminisztrátorokat, hogy tükrözzék a közösséged sokszínűségét. A stratégia meghatározása, valamint a tartalommal vagy a tagokkal kapcsolatos kihívások kezelése során jól jöhet az a képességük, hogy azonosulni tudnak a tagok különböző nézőpontjaival.
Érdemes egyeztetni az adminisztrátori csapattal az új adminisztrátorok felvételének feltételeiről. Próbálj ügyelni arra, hogy összhangban legyenek veled és a jelenlegi adminisztrátorokkal. Több adminisztrátor esetén jobban megoszlik a munkaterhelés, ugyanakkor bonyolultabbá válik az együttműködés. Ügyelj rá, hogy az új adminisztrátorok olyan emberek legyenek, akikkel mindannyian szívesen dolgoztok együtt.
A közösségi adminisztrátorok eltávolíthatnak más adminisztrátorokat. Saját magadat is el tudod távolítani, hacsak nem te vagy a közösség létrehozója. Ha egy adminisztrátor távozni kíván, tájékoztasd a csapatodat, és keressetek megfelelő utódot.
Előfordulhat olyan helyzet, hogy a közösség valamelyik tagja elutasítja az adminisztrátori kinevezést, vagy egy adminisztrátor visszalép az adminisztrátori szereptől. Ha ez megtörténik, fontos, hogy tiszteletben tartsd a döntésüket, de azért kérdezd meg őket aggályaikról és indokaikról.
Amikor új tagokat veszel fel a közösségbe és az adminisztrátori csapatba, fontos, hogy képzéssel, eszközökkel és erőforrásokkal segítsd őket. Ne felejtsd el megmutatni nekik ezt a Közösségi Oktatóközpontot!
Fontold meg egy „Csak adminisztrátorok” csoport létrehozását, ahol a csapat tagjai tarthatják a kapcsolatot egymással, útmutatást kérhetnek, és visszajelzést adhatnak. Rendelj az újonnan felvett taghoz egy meglévő adminisztrátort mentorként vagy társként, hogy legyen valaki, akihez segítségért fordulhat, illetve akitől választ kaphat a felmerülő kérdéseire. Rendszeresen szervezz közösségi tevékenységeket, ahol az adminisztrátorok kikapcsolódhatnak, társasági életet élhetnek, és erősíthetik kapcsolataikat.
Mutasd ki a csapatodnak, milyen nagyra értékeled őket – köszönd meg munkájukat, és gratulálj nekik.
Vedd észre a kiégés jeleit. Biztasd a csapatodat, hogy kérjenek támogatást más adminisztrátoroktól. Szükség esetén tarts szünetet.
A közösség növekedésével fontos megosztani és kiegyensúlyozni az adminisztrátoraid munkaterhelését. Bevált módszer a rendszeres hívások ütemezése az adminisztrátori csoportban, ahol megoszthatjátok az információkat, megvitathatjátok a problémákat, és összehangolhatjátok a feladatokat.
Ha ismered a csapaton belüli különböző erősségeket és készségeket, könnyebben ki tudod osztani a szerepeket, és megállapíthatod az egyes adminisztrátorok feladatkörének paramétereit. Lehet például, hogy az egyik adminisztrátor nagyszerűen tudja kezelni a konfliktusokat. Ebben az esetben őt érdemes kijelölni a kényes helyzetek kezelésére.
Ne felejtsétek el megbeszélni az egyes adminisztrátorok munkaidejét – szem előtt tartva, hogy a közösség tagjainak állandó segítségre lehet szükségük. Érdemes megbeszélni az elvárásaidat is arra nézve, hogy az adminisztrátoroknak milyen gyorsan kell megválaszolniuk a tagok kérdéseit.
A csapatmunka olykor konfliktusokkal járhat. Ha frusztrált vagy ingerlékeny vagy, pihenj egy kicsit. Ha egy csapattagon észreveszed, hogy stresszes vagy zaklatott, kommunikálj vele együttérzően, és javasold neki, hogy menjen szabadságra.
Hallgasd meg figyelmesen, és tegyél fel neki sok kérdést, hogy jobban megértsd, mitől frusztrált, mielőtt döntenél arról, hogyan oldod meg a problémát. Érdemes lehet áttekinteni, milyen más szerepkör lenne megfelelőbb a számára.
Mielőtt eltávolítanál egy adminisztrátort, beszélgess el vele, és mondd el neki, milyen hatással vannak a tettei a többi adminisztrátorra és/vagy a közösségre. Így visszajelzést adhatsz, ő pedig lehetőséget kap arra, hogy dolgozhasson a hozzáállásán.
Ha továbbra sem tudtok együttműködni, távolítsd el az adminisztrátori csapatból, de engedd meg, hogy a közösség tagja maradjon. Fontold meg, hogy bejelented-e a változást, sikert kívánva neki a jövőre nézve.
Megtudhatod, hogyan használják a különböző közösségek a WhatsApp Közösségek funkciót kapcsolatépítésre, információmegosztásra és a közös cél érdekében végzett munkára. Ünnepeld meg az eredményeiket!
