કોઈ નવી કોમ્યુનિટી શરૂ કરતી વખતે અથવા WhatsApp પર કોમ્યુનિટીમાં તમારાં ગ્રૂપને ઉમેરતી વખતે જેના વિશે વિચારવું જોઈએ તેવી મુખ્ય બાબતો.
રિવોર્ડિંગ કોમ્યુનિટી અનુભવ બનાવવા અને તેને જાળવવા માટે સશક્ત બનો તથા તમારા એડમિન અને સભ્યો સાથે સહયોગ કરો.
કેવી રીતે વિવિધ ક્ષેત્રનાં લોકો તેમની કોમ્યુનિટીને વિકસાવવા માટે WhatsAppનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છે તે જુઓ.
તમારી એડમિન ટીમનું નિર્માણ કરી તેને તાલીમ આપવાથી તમારી કોમ્યુનિટીનું સંચાલન કરવાની અને સમસ્યાઓના નિરાકરણ અંગેની તમારી ક્ષમતામાં વધારો થાય છે. એક સશક્ત એડમિન ટીમની ભરતી, ભૂમિકાઓનું ડેલિગેશન, પરસ્પર સશક્તિકરણ અને સપોર્ટ તેમજ સંભવિત વિરોધાભાસનું નિયંત્રણ કરવાની રીત જાણો.
"અમારી એક વિશાળ કોમ્યુનિટી છે, જેમાં અલગ-અલગ સમસ્યાઓ અંગે વિવિધ સબ-ગ્રૂપ છે. એવા એડમિન હોવા અત્યંત મહત્ત્વના છે કે જેમણે ગ્રૂપને પ્રોફેશનલ ધોરણે, કાર્યક્ષમ રીતે સંચાલિત કરવા તથા સરળતાથી ગ્રૂપને મોટાં બનાવવાં પણ તાલીમ મેળવેલી હોય."
- અરુણ, Pinkishe Foundation
એડમિન તરીકે, તમને કદાચ એવું લાગે કે તમે 'હંમેશાં સજાગ રહો' છો. પ્રશ્નો, વિનંતીઓ અને વિરોધાભાસનું નિયંત્રણ કરવું ઘણું ભારરૂપ હોઈ શકે છે. કામના તાણને ટાળવા અને જેમ-જેમ તમારી કોમ્યુનિટી મોટી થતી જાય તેમ-તેમ આવતા જતા કોઈ પણ પડકારોનું નિયંત્રણ કરવા માટે તમે એક ટીમ તરીકે લઈ શકો તેવાં પગલાં હાજર છે. વ્યક્તિગત સામર્થ્ય અને મર્યાદાઓને ધ્યાનમાં રાખીને જવાબદારીઓ અને ટાસ્કને વહેંચવા માટે સ્પષ્ટ માર્ગદર્શિકા અને પ્રક્રિયાઓ વિકસાવવા તમારી ટીમની સાથે મળીને કામ કરો.
તમારી એડમિન ટીમની ભરતી કરવાની શ્રેષ્ઠ રીત એ છે કે તમારા સૌથી વધુ એક્ટિવ સભ્યો અથવા કોમ્યુનિટી અને તેનાં મૂલ્યો પ્રત્યે તમારી જેમ જ ઉત્સાહ ધરાવતા હોય એમ તમે જાણતા હો એવાં લોકોને શોધો. તમે સ્વેચ્છાએ ભાગ લેનારાં લોકોને શોધવા અથવા નોમિનીની વિનંતી કરવા માટે ઘોષણા પણ કરી શકો છો. સ્વેચ્છાએ ભાગ લેનારાં લોકો અને નોમિની તમારા મિશનને કેવી રીતે આગળ ધપાવે છે, ગ્રૂપમાં તેમની એક્ટિવિટી અને અન્ય સભ્યો સાથે ઇન્ટરેક્ટ કરવાની તેમની હિસ્ટરીને ધ્યાનમાં રાખીને તેમનું મૂલ્યાંકન કરો.
બીજો વિચાર એ વિશે વિચારવાનો છે કે તમારા એડમિન જે કરી શકે એવું શું છે કે જે તમે ન કરી શકો. પૂરક કૌશલ્યો અને વિશેષતાઓ ધરાવતી ટીમ તમને તમારા ટીમવર્ક અને પર્ફોર્મન્સને મજબૂત બનાવવા માટે સમર્થ કરશે. તે જ સમયે, એવા એડમિનની ભરતી કરવા અંગે વિચારો કે જે તમારી કોમ્યુનિટી જે વિવિધતાથી બનેલી છે તેને પ્રતિબિંબિત કરે. સભ્યોના અલગ-અલગ દૃષ્ટિકોણને રજૂ કરવાની એડમિનની ક્ષમતા, વ્યૂહરચના સેટ કરવામાં અને કન્ટેન્ટ અથવા સભ્યો બાબતના પડકારોનું નિયંત્રણ કરવામાં મદદરૂપ થઈ શકે છે.
તમારી એડમિન ટીમ સાથે સંચાર કરવો અને નવા એડમિનને ઉમેરવા માટેના માપદંડ અંગે સંમત થવું એ સારો વિચાર છે. એ સુનિશ્ચિત કરવાનો પ્રયાસ કરો કે તમારા અને હાજર એડમિનના વિચારો એક જ દિશામાં સંરેખિત હોય. વધુ એડમિનથી કામના ભારણને વહેંચવામાં મદદ મળશે, પરંતુ તેનાથી જટિલતા પણ વધી શકે છે. ખાતરી કરો કે કોઈ પણ નવા એડમિન એવાં લોકો છે કે જેમની સાથે કામ કરવામાં તમને બધાને અનુકૂળતા લાગે.
કોમ્યુનિટી એડમિન અન્ય એડમિનને દૂર કરી શકે છે. તમે પોતાને પણ દૂર કરી શકો છો, સિવાય કે તમે કોમ્યુનિટી બિલ્ડર હો. જો કોઈ એડમિન છોડીને જવા માંગતા હોય, તો તમારી ટીમને જણાવો અને તેમની બદલીમાં નીમવાની યોગ્ય વ્યક્તિની શોધ કરો.
તમને એવી પરિસ્થિતિઓનો સામનો કરવો પડી શકે છે કે જ્યાં કોમ્યુનિટીના કોઈ સભ્ય એડમિન તરીકે બઢતી થવાને નકારી દે અથવા એડમિનની ભૂમિકાથી એડમિન રાજીનામું આપી દે છે. જો તેમ થાય તો, તેમની પસંદગીનો આદર કરવો મહત્ત્વપૂર્ણ છે, પરંતુ તેમની ચિંતાઓ અને કારણોને સમજવા માટે તેમનો સંપર્ક જરૂર કરો.
જેમ-જેમ તમે તમારી કોમ્યુનિટી અને એડમિન ટીમમાં નવા સભ્યોને ઉમેરો છો, તેમ-તેમ તેમને તાલીમ, ટૂલ અને સંસાધનો વડે સપોર્ટ આપવો મહત્ત્વપૂર્ણ છે. તેમને અહીં - કોમ્યુનિટી લર્નિંગ સેન્ટર પર નિર્દેશિત કરવાનું ભૂલશો નહિ!
ટીમ એકબીજા સાથે કનેક્ટ થઈ શકે, માર્ગદર્શન મેળવી શકે અને પ્રતિસાદ પૂરો પાડી શકે તે માટે માત્ર એડમિનને સમાવતું ગ્રૂપ શરૂ કરવાનું વિચારો. કોઈ હાજર એડમિનને નવા ભરતી કરાયેલા એડમિનના મેન્ટર અથવા મિત્ર તરીકે અસાઇન કરો, જેથી નવા એડમિન પાસે એવી કોઈ વ્યક્તિ રહે કે જેમના તરફ તેઓ મદદ માટે અને તેમને હોઈ શકે તેવા કોઈ પણ પ્રશ્નોના જવાબ મેળવવા માટે વળી શકે. એડમિન હળવાફૂલ થઈ શકે તેમના સંબંધોને મજબૂત બનાવી શકે તે માટે તેમના માટે નિયમિતપણે સોશિયલ એક્ટિવિટીનું આયોજન કરવું એ સારો વિચાર છે.
તમારી ટીમને અભિનંદન આપી અને તેમની સેવા બદલ તેમનો આભાર માનીને તમારા માટે તેઓ કેટલા મૂલ્યવાન છે તે તમારી ટીમ જાણે તેની ખાતરી કરો.
કામના તાણના સંકેતો અંગે ધ્યાન રાખવાનું ભૂલશો નહિ. તમારી ટીમને સપોર્ટ માટે અન્ય એડમિનનો સંપર્ક કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરો. જરૂર હોય તો બ્રેક લો.
જેમ-જેમ તમારી કોમ્યુનિટી મોટી થતી જાય, તેમ-તેમ તમારા એડમિનના કામના ભારણને વહેંચવું અને સંતુલિત રાખવું મહત્ત્વપૂર્ણ છે. માહિતી શેર કરવા, મુદ્દાઓ પર ચર્ચા કરવા અને ટાસ્ક અંગે સંરેખણ કરવા માટે નિયમિતપણે એડમિન ગ્રૂપના કૉલ શેડ્યૂલ કરવા એ ચોક્કસપણે સારો વ્યવહાર છે.
તમારી પાસે તમારી ટીમમાં રહેલા અલગ-અલગ સામર્થ્ય અને કૌશલ્યોની સમજ મેળવવાથી તમને ભૂમિકાઓને અસાઇન કરવામાં અને દરેક એડમિનની જવાબદારી અંગેના પરિમાણો બાબતે સંમત થવામાં મદદ મળશે. ઉદાહરણ તરીકે, એક એડમિન વિરોધાભાસનું નિયંત્રણ કરવામાં ઉત્તમ હોઈ શકે છે, તેથી તમે તેમની પાસેથી સંવેદનશીલ પરિસ્થિતિઓને સંભાળવાનું કામ કરાવી લેવાનું ધ્યાનમાં લઈ શકો છો.
તમારી કોમ્યુનિટીના સભ્યોને સતત સપોર્ટની જરૂર પડી શકે તે બાબતને ધ્યાનમાં રાખવાની સાથે, દરેક એડમિન માટેના કામકાજના સમય અંગે સંમત થવાનું ભૂલશો નહિ. તમે એડમિન પાસેથી સભ્યોના પ્રશ્નોના જવાબ કેટલી ઝડપથી આપવામાં આવવાની અપેક્ષા રાખો છો તેની ચર્ચા કરવી એ સારો વિચાર છે.
ટીમ તરીકે એક સાથે કામ કરતી વખતે, વિરોધાભાસ ઉદ્ભવી શકે તેની શક્યતા હંમેશાં રહેલી છે. જો તમે નિરાશ અથવા ચીડાયેલા હોવાનું અનુભવો, તો તમારી જાતને બ્રેક લેવા દો. જો ટીમના કોઈ સભ્ય તાણગ્રસ્ત અથવા ઉશ્કેરાયેલા થઈ રહ્યા હોવાનું તમારા ધ્યાનમાં આવે, તો તેમની સાથે કરુણાપૂર્વક વાતચીત કરો અને તેમને થોડા સમય માટે બ્રેક લેવાનું સૂચવો.
તમે નિરાશાની સ્થિતિને ઉકેલવાની રીત નક્કી કરો તેની પહેલાં નિરાશા કયા કારણથી થઈ રહી છે તે વધુ સારી રીતે સમજવા માટે તેમની વાતને કાળજીપૂર્વક સાંભળો અને ઘણા બધા પ્રશ્નો પૂછો. તમે તેમના માટે વધુ યોગ્ય હોઈ શકે તેવી અન્ય ભૂમિકાઓ અંગે વિચારી શકો છો.
એડમિનને દૂર કરવાની પહેલાં, તેમની એક્શનથી અન્ય એડમિન અને/અથવા કોમ્યુનિટી પર કેવી રીતે અસર પડી રહી છે તે તેમને જણાવવા માટે તેમની સાથે વાતચીત કરો. આ, પ્રતિસાદ પૂરો પાડવાની અને તેમના માટે તેમના વર્તનમાં સુધારો લાવવાની તક છે.
જો તેઓ હજી પણ એક સાથે કામ કરી શકતા ન હોય, તો તેમને એડમિન ટીમમાંથી દૂર કરો, પરંતુ તેમને તમારી કોમ્યુનિટીમાં રહેવાની પરવાનગી આપો. આ ફેરફાર વિશે ઘોષણા કરવા, તેમને શુભેચ્છા આપવા અને આગળ વધવા અંગે વિચારો.
અલગ-અલગ કોમ્યુનિટી સામાન્ય હેતુ માટે કનેક્ટ થવા, માહિતી શેર કરવા અને કામ કરવા માટે WhatsApp કોમ્યુનિટીનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી રહી છે તે જાણો. તેમની ઉપલબ્ધિઓની ઉજવણી કરવાનું યાદ રાખો.
