۲۰۳: مدیریت و تعیین نقش برای انجمن‌های دارای چند سرپرست

بهترین راه برای استخدام تیم سرپرستی‌تان این است که بین فعال‌ترین اعضا یا کسانی که می‌دانید مثل شما مشتاق انجمن و ارزش‌هایش هستند بگردید. همچنین می‌توانید یک پست اعلامیه منتشر کنید و بگویید که به‌دنبال داوطلب هستید یا از اعضا بخواهید نامزد شوند. فعالیت‌های داوطلب‌ها و نامزدها در گروه را با در نظر گرفتن چگونگی پیشبرد مأموریت شما و تاریخچه تعامل آن‌ها با اعضای دیگر را ارزیابی کنید.

ایده دیگر این است که به این فکر کنید که مدیرسرپرست‌های شما چه کارهایی می‌توانند انجام دهند که شما نمی‌توانید. داشتن تیمی با مهارت‌ها و تخصص‌های مکمل، شما را قادر خواهد ساخت همکاری تیمی و عملکردتان را تقویت کنید. هم‌زمان، خوب است سرپرست‌هایی را استخدام کنید که بازتاب ساختار متنوع انجمن‌تان هستند. توانایی آنها در ارائه دیدگاه‌های مختلف اعضا می‌تواند در تعیین استراتژی و مدیریت چالش‌ها با محتوا یا اعضا مفید باشد.

این ایده خوبی است که با تیم سرپرستی خود ارتباط برقرار کنید و در مورد معیارهای اضافه کردن موارد جدید به توافق برسید. سعی کنید مطمئن شوید که آنها با شما و سرپرست‌های حال حاضر هماهنگ هستند. با اینکه داشتن چند سرپرست‌ به توزیع حجم کار کمک می‌کند اما باعث پیچیدگی شرایط می‌شود. مطمئن شوید که هر سرپرست جدید کسی باشد که در همکاری با او احساس راحتی کنید.

سرپرست‌های انجمن می‌توانند سرپرست‌های دیگر را حذف کنند. شما می‌توانید خودتان را نیز حذف کنید، مگر آن که سازنده انجمن باشید. اگر سرپرستی می‌خواهد از تیم سرپرستی خارج شود، به تیم خود اطلاع دهید و به دنبال جایگزین مناسب باشید.

ممکن است با شرایطی روبرو شوید که یکی از اعضای انجمن از ارتقاء به سرپرست خودداری کند، یا سرپرستی از نقش سرپرست بودن استعفا دهد. اگر این اتفاق افتاد، مهم است به انتخاب آنها احترام بگذارید، اما برای درک نگرانی‌ها و دلایل آنها تماس بگیرید.

هم‌زمان که اعضای جدیدی به تیم‌های سرپرستی و انجمن اضافه می‌کنید، مهم است که آن‌ها را با آموزش، ابزارها و منابع حمایت کنید. فراموش نکنید که آن‌ها را به این مرکز - «مرکز آموزش انجمن‌ها» ارجاع بدهید!

خوب است که یک گروه «فقط سرپرست‌ها» ایجاد کنید تا اعضای تیم بتوانند با یکدیگر در ارتباط باشند، راهنمایی بگیرند و نظر بدهند. یکی از سرپرست‌های کنونی را راهنما یا همراه نیروهای جدید کنید تا کسی باشد که بتوانند برای گرفتن کمک و پاسخ به هر گونه پرسش به او مراجعه کنند. خوب است که فعالیت‌های اجتماعی مرتبی برای سرپرست‌ها ترتیب دهید که بتوانند بیاسایند و روابط‌شان را تحکیم کنند.

اعضای تیم‌تان را تشویق کنید و بابت خدمات‌شان از آن‌ها تشکر کنید تا بدانند که برایشان ارزش قائل هستید.

فراموش نکنید که مراقب علائم فرسودگی شغلی باشید. تیم خود را تشویق کنید از سرپرست‌های دیگر حمایت و کمک بگیرند. درصورت نیاز استراحت کنند.

هم‌زمان با رشد انجمن‌تان، مهم است که کارها را میان اعضای تیم سرپرستی‌تان تقسیم کنید و موازنه ایجاد کنید. قطعاً خوب است که برنامه‌ای مشخص برای تماس‌های مرتب میان اعضای گروه سرپرستی بریزید تا اطلاعات را با هم به اشتراک بگذارید، در مورد مسائل بحث کنید، و در مورد کارها هماهنگ باشید.

درک نقاط قوت و مهارت‌های مختلفی که در تیم خود دارید، می‌تواند به شما کمک کند که نقش‌ها را بهتر تعیین کنید و بر سر پارامترهای مسئولیت‌های هر سرپرست به توافق نظر برسید. به‌عنوان مثال، یک سرپرست ممکن است در مدیریت تعارض عالی باشد، بنابراین می‌توانید آنها را وادار کنید تا موقعیت‌های حساس را مدیریت کنند.

فراموش نکنید که درباره ساعت کاری هر یک از سرپرستان به توافق برسید، و هم‌زمان به یاد داشته باشید که اعضای انجمن‌تان همیشه به حمایت و پشتیبانی نیاز دارند. ایده خوبی است درباره این که انتظار دارید پرسش‌های اعضا با چه سرعتی پاسخ داده شوند بحث و گفتگو کنید.

هنگام همکاری در قالب یک تیم، همیشه ممکن است کشمکش‌هایی پیش بیاید. اگر احساس درماندگی یا رنجش دارید، به خودتان کمی فرصت استراحت بدهید. اگر متوجه شدید که یکی از اعضای تیم، مضطرب یا پریشان‌حال است، با محبت با او گفتگو کنید، و به او پیشنهاد بدهید که مدتی به خودش فرصت استراحت بدهد و دست از کار بکشد.

قبل از اینکه تصمیم بگیرید چگونه مشکل را حل کنید، با دقت به حرف‌های او گوش دهید و سؤالات زیادی بپرسید تا بهتر متوجه شوید که چه چیزی باعث ناامیدی او می‌شود. ممکن است بخواهید نقش‌های دیگری در نظر بگیرید که برای آنها مناسب‌تر باشد.

پیش از حذف یک سرپرست، با او گفتگو کنید تا نشانش دهید که رفتارش چه تأثیری بر سایر سرپرست‌ها و یا انجمن گذاشته است. این فرصت خوبی است که نظرات را با او در میان بگذارید تا بتواند روی رفتارش کار کند.

اگر در نهایت نتوانستند با هم همکاری کنند، او را از تیم سرپرستی حذف کنید، ولی اجازه بدهید که در انجمن بماند. خوب است که این تغییر را اعلام کنید، برای او آرزوی موفقیت کنید، و به روال عادی برگردید.