102: Jak být dobrým správcem komunity

Když se v komunitě vyskytne nevhodné chování nebo obsah, musí správci rychle a důsledně vymáhat dodržování pravidel. Aktivní správce dokáže vytvořit prostředí, ve kterém se členové cítí bezpečně, příjemně a nebojí se vyjádřit. Dobrou praxí je vyzdvihovat pozitivní interakce tak, že třeba oceníte členy, kteří se chovají pozitivně a dodržují pravidla komunity. Pravidelně také sdílejte zdroje, které členy budou vzdělávat a informovat o tom, že nesou odpovědnost za obsah, který sdílí nebo podporují.

Pokud někdo posílá nebo sdílí nevhodný, urážlivý obsah, rychle ho odstraňte a v případě nutnosti nahlaste a odeberte člena, který ho poslal. Skupině se omluvte a připomeňte ostatním, že také mohou mazat jakýkoli nevhodný obsah, který mají ve svých zařízeních. Je to dobrá příležitost, jak skupině připomenout pravidla komunity ohledně takového chování. Dobrá pravidla pomáhají vytvářet bezpečný prostor, kde je jasně nastaveno, co se od členů očekává a co naopak.

Povzbuzujte členy, aby komunikovali pozitivně a měli se na pozoru před nevhodným chováním, které porušuje pravidla komunity. Sdělte jim, že se na vás a váš tým správců mohou obrátit, když budou mít jakékoli dotazy nebo obavy.

Připomeňte členům, aby službu WhatsApp používali zodpovědně a vzájemně se respektovali.

• Posílejte zprávy jen členům, které znáte, a těm, kteří vás kontaktovali první nebo vás požádali, abyste je kontaktovali.
• Nekontaktujte členy, kteří vás požádají, abyste jim přestali zasílat zprávy.

Jak nahlásit a zablokovat kontakt

Tón vaší komunikace z pozice správců ovlivní, jak budou mezi sebou komunikovat a interagovat skupiny a členové. Je důležité ostatním naslouchat a nabídnout radu či podporu, když řeší konflikty nebo se potýkají s problémy. Empatický přístup znamená, že se do druhého při komunikaci vžijete a pochopíte jeho názory a pocity.

Jděte ostatním při vytváření respektující komunity příkladem tím, že budete:

• milí a slušní,
• otevření k rozdílným názorům,
• přistupovat ke členům citlivě,
• přistupovat ke každému stejně,
• bojovat s předsudky a stereotypy.

Když budete empatičtí, snáze se také zaměříte na potřeby a motivace jednotlivých členů. Neustále si klaďte otázku, proč je daný člen součástí komunity a jak mu můžete pomoct dosáhnout jeho cíle. Členové budou otevřenější, spíše se podělí o svůj názor a budou interagovat, když budou cítit, že jste upřímní a záleží vám na jejich zájmech.

Jak zapnout a vypnout automatické odstraňování zpráv ve skupinách

Komunity WhatsApp správcům pomáhají efektivněji uspořádat konverzace a zlehčují jim při správě mnoha členů a skupin ve velké komunitě práci.

Spolupracujte s týmem správců, abyste si dokázali efektivněji organizovat čas a pracovní úkoly. Tady je několik tipů:

• Podělte se o povinnosti. Vyškolte členy týmu tak, aby se cítili sebejistě a rozhodně.
• Plánujte předem. Dělejte společně s týmem brainstorming a vytvářejte akční plány, které si společně odsouhlasíte.
• Nastavte hranice. Informujte členy a skupiny o časech, kdy budete online, aby měli jasná očekávání. Od nikoho se nečeká, že bude pracovat dvacet čtyři hodin denně. Nastavte si proto zasílání oznámení tak, abyste se necítili přetíženi. Oznámení si můžete upravit samostatně pro jednotlivé skupiny nebo členy. Je také možné všechna oznámení ztišit.

Nesmíte zapomínat, že váš tým má i svůj život mimo komunitu. Když budete navzájem respektovat své osobní volno, budou si všichni moct udržet zdravou rovnováhu mezi pracovním a osobním životem.

Jak spravovat oznámení

Možná nastane chvíle, kdy už nebudete chtít v roli komunitního lídra setrvat nebo se účel komunity stočí někam úplně jinam, než bylo zamýšleno. Když se změní okolnosti, může nastat vhodná chvíle předat roli správce někomu jinému nebo komunitu deaktivovat.

Při rozhodování vám pomůže, když se zamyslíte nad tím, kdo je k převzetí role správce nejpovolanější ještě před tím, než o tom budete mluvit s celým správcovským týmem.

Zamyslete se nad tím, jestli komunita stále prosperuje a je zdravá. Teprve potom podnikněte jakékoli kroky k její deaktivaci. Položte si tyto otázky:

• Jsou členové stále aktivní a komunikují?
• Žádá o připojení ke komunitě mnoho nových skupin a členů?
• Opouští komunitu mnoho členů a skupin?
• Klesá neustále celkový počet členů?

Pokud se v komunitě vede méně konverzací a není již příliš využívána nebo nebyl splněn její cíl, může být vhodné komunitu deaktivovat.

Deaktivace komunity znepřístupní její oznamovací skupinu a odebere z komunity všechny skupiny. Skupiny však bude možné využívat dál a členové se budou moct i nadále propojovat a posílat si zprávy. Před deaktivací komunity byste měli zveřejnit poslední zprávu, ve které členy budete informovat o svém plánu.